Denne halvdel af Dialogforum bød på fire oplæg og efterfølgende panelsamtale. Første oplæg var fra advokat Flemming Heilberg, som gav et rids af de væsentligste bestemmelser i udbudsloven samt gældende retspraksis for processen op til selve udbuddet.
Herefter præsenterede markeds- og innovationschef Inge Speiermann-Vognsen KOMBITs perspektiv på den gode markedsdialog. KOMBIT har tradition for at sende udbudsmateriale i høring, bl.a. for at indhente rådgivning fra markedet, som kan kvalitetssikre udbuddene; i den efterfølgende dialog kobles de forretningsmæssige krav fra KOMBIT med markedets viden om de nyeste teknologiske muligheder. KOMBIT bruger også markedsdialogen til at holde øje med bevægelserne i markedet og få idéer til fremtidige aktiviteter.
Omvendt bruger KOMBIT dialogen til at fortælle leverandørerne om mekanismer og tendenser i den kommunale sektor, fx rammearkitekturen. Der er mange leverandører og konsulenthuse, som deltager i disse dialoger, men Inge efterlyste at endnu flere bruger muligheden for dialog.
Markedets perspektiv blev repræsenteret af direktør i EG, Johnny Iversen, som samtidig repræsenterede IT-Branchen og DI Digital. Her var budskabet at ordregiver kan risikere at gå glip af megen dialog, fordi leverandørerne holder igen når de inviteres til dialog sammen med konkurrenterne. Man skal som udbyder ikke være bange for at tage dialoger én til én, blot man husker at dokumentere, hvad der er blevet sagt, så alle stilles lige – hvilket Flemming Heilberg også pointerede i sit indlæg.
Anbefalingen fra branchen til kommunerne var at have større fokus på effekten af produktet og ikke kun på funktionaliteten. En it-kontrakt handler nemlig lige så meget om et ofte flerårigt samarbejde, hvor ordregiver skal have realiseret sin business case. Så denne bør i udbudsdialogen være åben om hvilken business case, leverandøren skal hjælpe med at realisere.
I det sidste oplæg før panelsamtalen påpegede Henrik Brix, it-chef i Favrskov Kommune og formand for KITA, at det kan hæmme den gode markedsdialog når leverandørens ønske om mersalg møder kommunens ønske om budgetsikkerhed.
Han gennemgik derefter nogle barrierer for dialogen, både på kommuneside og leverandørside. Leverandørerne er nødt til at forstå de rammer, som kommunerne er nødt til at manøvrere indenfor, ikke mindst lovgivning ift. brug og opbevaring af data. Kommunerne vil samtidig gerne have styr på alle detaljer før kontraktunderskrivelsen, også for at undgå eventuelle klagesager fra andre leverandører efterfølgende.
Det er korrekt at den bedste udbudsdialog kommer igennem bilaterale markedsdialoger, men dette er også ressourcekrævende for kommunerne. Det ville være en hjælp med standardiserede krav, som man fx arbejder med i OS2kravmotor løsningen. Dette vil samtidig komme markedet til gavn, da man skal forholde sig til de samme krav på tværs af kommuner. Henrik opfordrede i den forbindelse KL og KOMBIT til at fortsætte arbejdet med standarder via rammearkitekturen og infrastrukturen.
Efter oplæggene havde Inge, Johnny og Henrik en god panelsamtale om emnet, hvor også Allan Bager fra SKI deltog virtuelt. Samtalen blev modereret af Jan Struwe Poulsen fra KL, som inddrog de spørgsmål, som de virtuelle mødedeltagere stillede undervejs i chatten.
Samtalen kom bl.a. ind på spørgsmålet om kommunernes ønske om budgetsikkerhed. Markedet har bestemt forståelse for dette behov, men pointerede at en del it-projekter har karakter af udviklingsprojekter, som kan være vanskelige for leverandørerne at budgetsætte. Der var dog enighed i panelet om vigtigheden af dialog og at begge parter bør hjælpe hinanden med at afklare de reelle behov hos kommunen.
Der var også enighed om at nogle it-udbud består af store og komplekse kontraktsæt, som stiller ekstra krav til dialogen så begge parter får det bedste samarbejde efter kontrakten er indgået. Værdien af standarder blev i den forbindelse gentaget - for kommunerne har ikke unikke it-behov og skal ikke have fuldstændig skræddersyede it-løsninger, som markedet skal udvikle specielt til dem. Leverandørernes løsninger kan sagtens sælges til andre kunder og sektorer – og udlandet.
