5. møde i Dialogforum: Strategi og indkøb i centrum

Ralf Klitgaard, afdelingschef i KL, åbnede Dialogforum for de godt 60 fremmødte deltagere med velkomst til alle, herunder også det fremmødte folketingsmedlem og it-ordfører for Liberal Alliance, Danny Malkowski.

Som noget særligt var alle folketingspartiers it-ordførere indbudt til mødet. Ikke for at gøre Dialogforum til et politisk forum, men for også her at give de politiske repræsentanter indblik i, hvordan kommunerne og markedet kan tale sammen om digitalisering på et strategisk niveau.

Ralf gav ordet videre til næste oplægsholder, specialkonsulent Anne Kathrine Fjord fra KL, med den pointe, at digitalisering i dag har nået et stade og omfang, hvor digitaliseringen ikke kan rummes i bare én strategi, men må styres af flere strategier. Når man i den kommunale sektor har en særlig Fælleskommunal Digitaliseringsstrategi, er det netop udtryk for, at man har en kommunal virkelighed, som en tilsvarende særlig kommunal digitaliseringsstrategi skal adressere.

Dermed var bolden givet op til Anne Kathrine Fjord. For hvilke sammenhænge er der mellem den Fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi og den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi? Den Fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi håndterer afhængigheder på tværs af stat, regioner og kommuner, med den tilhørende kompleksitet, der nødvendiggør, at vi foretager fælles investeringer, fx i NemID og Digital Post.

Den Fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi favner også dér, hvor vi har faglige problemstillinger, som kræver et fællesoffentligt samarbejde. Det kunne være i tværgående velfærdsforløb, altså dér, hvor en lang række offentlige parter sammen skal bidrage til gode borgerforløb. Her ser vi digitalisering som et middel til at skabe samspil, mening og ejerskab i forretningen.

It-arkitekt fra KL Peter Falkenberg fortsatte med at give en status for de tværgående arkitekturkrav under initiativ 8.1 under fokusområde 3 i den Fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi. Initiativet handler om at skabe gode data og effektiv datadeling, og lige nu er projektet i gang med at skrive en opdateret hvidbog, som skal ligge klar til sommeren 2017.

Relateret til initiativet er man ved at etablere en koordinationsgruppe, som kan sørge for at bringe leverandørperspektivet ind i arbejdet.

De første tre oplæg blev afsættet til første rundbordssamtaler blandt deltagerne på Dialogforum. For hvad forventer leverandører og konsulenthuse i markedet, når strategierne for rammearkitektur føres ud i livet? Dette spørgsmål fik salen til at summe ude ved bordene blandt deltagerne.

Flere leverandører var positive over for, at internationale standarder bliver udgangspunktet, vel at mærke med en dansk ”oversættelse” af de internationale standarder. Drøftelserne gik også på, hvordan fælles standarder, også for funktionaliteter og komponenter, kunne gå hånd i hånd med et åbent og levende marked med plads til både små og store leverandører.

Efter en kort opsamling af debattens hovedpointer ved vicekontorchef i KL Jan Struwe Poulsen gik depechen videre til Flemming Engstrøm, programleder i KL. Han gav status for det fælleskommunale program ”Sammenhængende Digital Borgerservice” og opfordrede til, at leverandører og konsulenthuse bidrog til kommunernes arbejde med at udbrede principperne for servicedesign som metode for selvbetjeningsløsninger. Her har leverandørerne megen vigtig viden, og dialogen mellem leverandørerne og kommunerne vil få endnu større opmærksomhed i tiden fremover. Leverandørernes viden er meget efterspurgt, og når leverandørerne selv sørger for at gøre sig synlige, vil de også blive inddraget.

Efter en kort kaffepause skiftede mødet tema fra strategi til indkøb. Formand for Kommunernes It-Arkitekturråd og KIT@ Hans Brix indledte med at tegne den overordnede bevægelse i leverandør- og kunderelationen op: fra leverandørstyret over kundetilpasset til kundestyret. En udvikling, der stiller nye krav til både leverandører og bestillere.

It-strategisk er der fokus på sammenhæng, genbrug og forretningsunderstøttelse ude i kommunerne. Det betyder mere genbrug af komponenter og data, bedre muligheder for at skifte komponenter og mere konkurrence og innovation. Sådan ser virkeligheden ud for både leverandører og kommuner, og en udløber heraf er de flere og flere it-samarbejder, der etableres blandt kommunerne.

Dermed var bolden leveret videre til Per Hartlev, partner og CEO i konsulenthuset Whitebox. Han viste, hvordan man systematisk kunne håndtere spørgsmålet om modenhed i indkøbsprocessen i mødet mellem leverandør og kunde. Med afsæt i en international model for udbud samt et omfattende datamateriale kunne Per Hartlev præsentere en metode og proces for afklaring af digital modenhed, som kunne bidrage til en god dialog mellem parterne. Risikostyring og klare specifikationer blev fremhævet som særligt vigtige parametre for, at leverancen i sidste ende blev den bedst mulige for kunden. Per Hartlev understregede, at det netop offentliggjorte ”Kodeks for det gode kunde-leverandørsamarbejde” fra Statens It-projektråd er en stærk og brugbar samling af råd og principper, som alle bør tage til sig.

SKI (Statens og Kommunernes Indkøbsservice) er en afgørende aktør i offentlige it-indkøb, og markedsdirektør i SKI Rasmus Lund Kongsgaard fortalte, hvilke trin SKI selv tager i sine relationer til kunder og leverandører: Lige fra behov, input og konkret tilbud til samarbejde og opfølgning. Alt sammen en metodik med det formål at skabe de bedste indkøb, til gavn for både kunder og leverandører. Sund fornuft og godt købmandskab var de gennemgående nøgleord for Rasmus Lund Kongsgaard.

SKI er en stor aktør, men flere og flere kommuner supplerer deres brug af SKI med at finde sammen i indkøbsfællesskaber. Per Aalbæk, bestyrelsesformand i Den Storkøbenhavnske Digitaliseringsforening (DSD) og økonomidirektør i Høje-Taastrup Kommune, rundede temaet af med at fortælle, hvordan det forholdsvis nyetablerede kommunale indkøbsfællesskab DSD havde taget fat på at foretage it-indkøb sammen. ”Tænk stort, begynd småt” – var afsættet for DSD. Fordelene var til at tage at føle på, sagde Per Aalbæk, for med fællesskabet fik de deltagende kommuner mulighed for at skabe mere værdi for færre penge og at deles om flere kompetencer. Det sikrede et bedre med- og modspil mellem leverandører og DSD. Samtidig erkendte Per Aalbæk, at samarbejdet også lægger mærkbart beslag på hans tid, og at det derfor er en fordel, at formandsposten skal gå på skift.

Hvad var leverandørernes holdning til indkøb? Som sidste punkt inden frokost og netværk blev sagen diskuteret omkring bordene i salen, og Danny Malkowski fra Liberal Alliance rejste ligesom flere af leverandørerne spørgsmålet om, på hvilke vilkår de mindre leverandører kunne levere til kommunerne. Spørgsmålet blev returneret i modspørgsmålet: Burde de små leverandører søge større viden om de strenge krav i kommunernes udbudsregler? Endvidere: Var lav pris eneste succeskriterium, eller havde kommunerne ikke også en interesse i at tænke innovation og fremme af små iværksættere ind i deres indkøb af it?

Spørgsmål og svar var mange, og dermed rundede kontorchef i KL Ghita Thiesen af for femte Dialogforum, og håbede på et gensyn med mange af deltagerne på næste møde, som finder sted den 2. maj 2017.