Fri digital indsigt i byggesager skaber åbenhed og reducerer sagsbehandlingstiden

Behandlingstiden for byggesager er ressourcekrævende

Det er en ressourcekrævende proces at behandle byggesager i kommunerne, hvilket trækker på de administrative kræfter. Det kan resultere i lange sagsbehandlingstider, som bl.a. kan skyldes ansøgninger, der er mangelfulde. Mange byggesager indeholder dog ikke personfølsomme oplysninger, og derfor er der potentiale i at lade borgere og virksomheder søge information selv blandt de tidligere sager.

Syddjurs Kommune er en af de kommuner, der har haft fokus på at nedbringe sagsbehandlingstiden på byggesager, skabe mere gennemsigtighed og give borgeren større indsigt i byggesager.

Tidligere havde Syddjurs Kommune lange sagsbehandlingstider målt på nettosagsbehandlingstiden, dvs. fra kommunen modtager en fyldestgørende ansøgning, indtil borgeren eller virksomheden har fået en afgørelse.

- Vi oplevede et pres i afdelingen, der stod for behandling af byggesager, og vi så potentialet i at give borgerne frihed til at søge informationer om byggesager og samtidig mindske antallet af henvendelser. De henvendte sig ofte med spørgsmål, de selv kunne finde svar på, hvis vi altså gav dem muligheden, udtaler Jon Badstue Pedersen, Afdelingsleder, IT og Digitalisering Syddjurs Kommune.

Syddjurs Kommune valgte derfor at digitalisere indsigten i forhold til byggesager, så den tid der blev brugt på henvendelser i stedet kunne bruges på sagsbehandling af byggesager.

Syddjurs Kommune er andenhurtigste kommune til sagsbehandling af byggesager

Syddjurs Kommune har udviklet og implementeret en digital platform, ’Åben Indsigt’, der giver borgere og virksomheder fri adgang til at se indholdet i kommunale byggesager, der ikke indeholder personfølsomme oplysninger, på kommunens hjemmeside.

Syddjurs Kommunes nye platform "Åben Indsigt"

Med implementeringen af ’Åben Indsigt’ er der nu fri digital adgang til over 70.000 bygge- og emnesager samt over 535.000 dokumenter fra kommunens elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem.

Borgerne kan søge om informationer, inden de evt. ringer til kommunen med spørgsmål. 12.000 gange årligt bliver der trukket oplysninger fra den digitale platform, hvilket er et tegn på, at borgerne har taget godt imod løsningen. Det viser også, at kommunen er lykkes med at udbrede og ikke kun implementere løsningen.

- Vi kan se, at vores platform bliver brugt flittigt, og det kan mærkes hos medarbejderne i Teknik og Miljø, der svarer på henvendelser fra borgere og virksomheder. Der kommer nu færre henvendelser til Teknik og Miljø, og de henvendelser, der kommer, er oftest mere komplicerede, hvor borgeren af gode grunde ikke selv har kunnet finde svaret, udtaler Britt Raaberg Hjortshøj Mogensen, Afdelingsleder Byggeri og Landbrug, Syddjurs Kommune.

De færre henvendelser har frigjort tid til behandling af byggesager, og sammen med andre tiltag har det resulteret i markant lavere sagsbehandlingstid i kommunen, så Syddjurs Kommune nu er den andenhurtigste kommune i landet til behandling af byggesager.

Casen fra Syddjurs Kommune er med i KL’s casekatalog, der samler op på 26 praksisnære digitaliseringstiltag i kommunerne.