Softwarerobotter sender velkomstbreve til nye tilflyttere

I Roskilde Kommunes borgerservicefunktioner anvender de automatiseringssoftware, der kan hjælpe med kontrol af bopælsregistrering og udsendelse af velkomstbreve til nytilkomne borgere. 

Kommunen er med i Digitaliseringsforeningen Sjælland (DIGIT), der samarbejder om at anvende RPA-teknologi (Robotic Process Automation) til at effektivisere en række administrative opgaver. 11 kommuner er med i samarbejdet, der sikrer, at udviklerne i kommunerne kan få en hjælpende hånd til deres arbejde med kodning. De 11 kommuner har ensartet IT-infrastruktur og fagsystemer.  

Samarbejdet om RPA-løsninger effektiviserer ressourceforbruget, og RPA-løsningerne kan anvendes på tværs af deltagerkommuner. RPA-samarbejdet har bidraget til øget produktivitet og kvalitet i løsningerne pga. deling af viden, kompetencer og erfaringer på tværs.

”Når vi sender velkomstbreve i dag, får borgerne brevene meget hurtigt. Tidligere kunne der godt gå tre måneder, og så er det lidt for sent. Borgerne er nysgerrige på den kommune, de er flyttet til og de nærlæser faktisk velkomstbrevene. Det er også en mulighed for kommunen til at fortælle om kulturtilbud og kommunikere til mange borgere,” siger Rune Stæhr, chefkonsulent og teamleder i Roskilde Kommune.

Værdi for borgerne

RPA- og automatiseringsteknologi er med til at sikre, at kommunen kan opretholde god service på trods af færre ressourcer. Medarbejderne kommer hurtigere igennem sagerne, så borgerne får klaret deres sager hurtigere. Roskilde Kommune kunne fx  være op til tre måneder om at sende velkomstbreve til nye borgere, fordi de puljede dem sammen. I dag får borgerne velkomstbrevene hurtigt, og der er forskellige breve til tilflyttere med og uden børn.  

Implementering 

DIGIT-samarbejdet fungerer i dag ved, at kommunerne mødes engang i kvartalet. De anvender Microsofts RPA-værktøj. Kommunerne deler deres projekter, idéer og implementeringsprocesser med hinanden. Idéerne til RPA’erne kommer mange steder fra. I Roskilde Kommune fungerer implementeringen i praksis ved at de kortlægger den manuelle arbejdsopgave, og sikrer at arbejdsopgaven ikke involverer faglige skønsmæssige vurderinger. RPA’en kan kun arbejde ud fra klare, præcise og faglige instrukser, og kan ikke selv foretage skøn. Dernæst udvikles RPA’en af kommunens udviklere. Når den er i drift, er det fagspecialisternes ansvar at bruge og overvåge den

”Der er et kæmpe potentiale med at lave tingene i fællesskab i DIGIT, og lave RPA’er der er skalerbare. Så bliver kommunerne fri for at gøre det individuelt”, siger Rune Stæhr.

Ressourcer 

Brug af softwarerobotter forudsætter, at kommunen har adgang til RPA-udviklerressourcer, der enten er ansat i kommunen eller købt eksternt. DIGIT-samarbejdet giver mulighed for at trække på de andre kommuners erfaring og kodestumper. Men løsningerne i DIGIT er ikke plug-and-play på tværs af kommunerne, så det er nødvendigt at have adgang til RPA-udviklere.