Vink farvel til triviel administration: I Ringkøbing-Skjern har software-robotter frigivet 37.400 timer på tre år

Sådan har Ringkøbing-Skjern Kommune gjort

Siden 2019 har Ringkøbing-Skjern Kommune udviklet RPA-løsninger til at understøtte administrative processer på tværs af fagområder.

RPA-teamet (2,5 årsværk (ÅV)) har siden 2019 idriftsat cirka 130 robotter til håndtering af store og små opgaver. Robotterne har samlet set frigivet mere end 37.400 arbejdstimer over tre år og givet en nettogevinst på cirka 8,4 mio. kr.

Enkel teknologi, som kan bruges til en bred opgaveportefølje 

RPA-robotter understøtter mange forskellige opgaver, som alle karakteriseres ved rutinepræget, gentaget og manuelt arbejde, blandt andet autosvar, generering af datalister og kontrolopgaver.

Nogle robotter udvikles til at varetage et akut behov i en afgrænset periode, mens andre robotter udvikles til at varetage en opgavefunktion i en længere periode.

Ringkøbing-Skjern Kommune har oplevet, at robotter har skabt stor værdi ved blandt andet at håndtere store datamængder hurtigere og mere præcist, end et menneske kan, blandt andet ved en række kontrolopgaver, hvor robotterne laver kontrol på hele populationen fremfor blot en stikprøve.

En vigtig faktor for RPA-teamets succes har været at have de rette ildsjæle tilknyttet, der både har et skarpt blik for den tekniske udvikling og forretningsreglerne på fagområderne.

Succes skabt gennem medarbejderinddragelse

Ringkøbing-Skjern er lykkedes med at opnå en betydelig skalering af robotunderstøttelsen, hvor 90 robotter i dag frigiver tid hos administrative medarbejdere på alle stabs- og fagområder.

En nøgle til denne succes har været at skabe en bredt funderet og stor efterspørgsel på automatiserede løsninger hos medarbejderne. Det sikrer, at fagområderne på eget initiativ kommer med ideer til automatisering.

Grundstenen for denne succes har blandt andet været indledningsvis at bygge robotter til ”ufarlige” opgaver, som ikke tager arbejde fra ”menneskelige kolleger”. Dette har bidraget til, at medarbejderne oplever, at robotterne frigør dem fra trivielle opgaver og skaber mere rum til kerneopgaver, hvor fagligheden er i spil.

Som et ekstra motiverende tiltag navngives nye robotter af ideens ophavsmand, hvorefter en robotmagnet sættes på afdelingens kaffemaskine, så medarbejderne gøres opmærksomme på deres nye ”kollega” og muligheden for at få flere.

Sådan er økonomien

Omkostningerne til arbejdet med RPA-robotterne i Ringkøbing-Skjern Kommune består især af lønudgifter til de 1,5 ÅV og fra 2021 2,5 ÅV, som dagligt arbejder med udvikling og drift af robotterne. Dertil er medarbejdere fra fagområderne blevet inddraget i forbindelse med kortlægning og forståelse af processen, som skal udføres af en robot.

Tiden anvendt fra øvrige medarbejdere er ikke medregnet i de samlede udgifter, da det dels er et meget lille forbrug, og dels ikke har været muligt at opgøre. Endelig har kommunen haft en samlet årlig omkostning på 200.000 kr. til RPA-licenser.

Kommunens samlede gevinster ved implementering af RPA-robotter er opgjort baseret på egenmålinger eller en konservativ estimering af medgået tid foretaget af de medarbejdere, der tidligere har løst de automatiserede opgaver.

Opgørelsen af gevinster medregner ikke kvalitative mål for produktivitet, tilfredshed og andre afledte effekter hos medarbejdere, som følger af den hurtigere opgaveløsning, frigørelsen for rutineprægede opgaver og værdien af færre manuelle fejl. På fire år er return on investment på 179 procent og break-even er nået allerede i løbet af år 1.

Hvad kræver det at lykkedes? 

• Overvej teknologiens modenhed og karakteristika
• Simple robotter er en god start til at opbygge kompetencer hos udviklerne

Når der udvikles RPA-løsninger, kan der være en tendens til at tro, at man bør starte stort og med en meget kompliceret end-to-end-løsning, et såkaldt månelandingsprojekt.

Ringkøbing-Skjern Kommune har gode erfaringer med at starte med små og enkle løsninger samt med bidrag til delprocesser i den eksisterende arbejdsproces. Derved har kommunen hurtigt kunnet idriftsætte løsninger, og udviklerne har gradvis opbygget deres kompetencer, hvilket har fungeret som katalysator for mere komplicerede løsninger.

• Husk organisatorisk forankring
• Medarbejdere skal have tillid til, at løsningen ikke overtager deres arbejde

Det kan skabe utryghed og bekymring for spareøvelser blandt medarbejdere, når der skal implementeres ny teknologi, især når det kommer til automatisering. Derfor valgte Ringkøbing-Skjern Kommune, at den første robot skulle løse en opgave, som ikke tidligere blev løst til fulde.

Herved blev løsningen set som ren bonus, og samtidig fik kollegerne større fortrolighed med robotter. Fremgangsmåden har siden resulteret i en stor efterspørgsel på robotter fra medarbejdere på tværs af kommunens fagområder.

• Organisatoriske og tekniske kompetencer
• En stærk forretningsforståelse i udviklingsteamet skaber bedre robotter

Ringkøbing-Skjern Kommune har selv stået for udviklingen af robotter og har blandt andet rykket forretningsforståelsen helt ind i udviklingsteamet, hvor en fagmedarbejder med juridisk flair også udvikler RPA-robotter. Dette har styrket udviklingsarbejdet, for eksempel har indsigter i sagsbehandlingsprocesser og forståelse for love og interne regler fremmet både kvalitet i robotterne og afdækningen af nye automatiserings-muligheder.

Endelig vedligeholder RPA-teamet et kode-bibliotek, så de nemt kan genbruge kode til ny RPA.