Digitalisering af indkøbet - en løftestang til højere aftaleanvendelse og færre penge brugt på indkøb

Indkøb er fortsat et central greb til at skabe råderum

Budgetprocessen for 2024 har i en stor del af landets kommuner været udfordrende ift. at få alle ender til at mødes. Det kalder på, at alle greb til at skabe råderum tages i brug for samlet set at nå i mål. Her er det relevant at kigge mod indkøbsområdet, og historisk har indkøb været et af de greb, som kommunerne tilbagevendende har vendt sig mod, når der skulle skabes økonomiske gevinster. Det er også baggrunden for, at ét af i alt tre pejlemærker i den nye fælleskommunale indkøbsstrategi har fokus på, at kommunerne frigør råderum via udvikling og effektivisering af indkøbspraksis.

Ligesom indkøb, og herunder e-handel, indgår i økonomiaftalen for henholdsvis 2024 og 2025.

En gennemsnitskommune køber varer, såsom bleer, møbler og it-udstyr for i omegnen af 217 mio. kr. på et år. En lang række af disse varekøb er aftaledækket enten af den enkelte kommune, via indkøbsfællesskabet eller i regi af SKI - Staten og Kommunernes Indkøbsservice. Ligesom der vil være mulighed for at e-handle mange af de vareindkøb, som kommunerne selv aftaledækker.

Der er økonomiske gevinster at hente, når der lægges varer i kurven, som man har aftale på. Køb af en aftalebelagt vare er også en garant for, at der købes ind i overensstemmelse med kommunens politiske prioriteringer, når det kommer til fx kvalitetsmæssige og grønne krav. 

Samtidig er der tid at spare for den enkelte medarbejder, når varekøbet e-handles fremfor at købe ind pr. mail, telefon eller fysisk i butik. Det frigiver tid til kerneopgaven – nemlig samvær med borgeren, hvad end det er vuggestuebarnet eller den ældre beboer på plejecenteret. Tilsvarende betyder e-handel, at der spares tid i forbindelse med fakturahåndtering, herunder at finde ordre og matche til faktura, kontering, arkivering, ledergodkendelse osv. Tidsforbruget på administrative opgaver reduceres dermed. 

Potentialer for at hæve e-handlen

Både aftaleanvendelse og graden af e-handel varierer på tværs af kommunerne. Det peger på, at der er potentialer forbundet med et styrket fokus på, hvordan der på tværs af den kommunale organisation kan arbejdes med at skabe effektive arbejdsgange, når der købes ind og sikres, at de rigtige varer lægges i indkøbskurven.

Indkøbsopgaven i en kommune er typisk spredt ud på mange chefer og medarbejdere. Derfor vil det typisk kræve indblik og forståelse for de enkelte enheders behov og arbejdsgange samt løbende opfølgning og dataunderstøttet kommunikation med enhederne, hvis omfanget af e-handel skal øges. 

Et langvarigt fokus på e-handel svarer sig i Vejen Kommune

Undersøgelser viser, at dem, der har været i gang med e-handel i længst tid, også er dem, der e-handler mest. Det er Vejen Kommune et godt eksempel på. 

Her har man siden 2016 haft en strategisk beslutning om at satse på e-handel, og kommunen ligger i top-3 over e-handlende kommuner, når man ser på, hvor stor en andel af fakturaerne knyttet til det samlede varekøb, der e-handles. I 2022 har Vejen Kommune en e-handelsgrad på 38,6 pct. og er lykkes med at hæve e-handlen fra 2021 til 2022 med 6 pct. point. 

Martin Larsen, leder af indkøbskontoret i Vejen Kommune fortæller: ”Indsatsen gennem årene har bestået i kontinuerlige målinger, besøg hos de decentrale enheder til en dialog om data, adfærd og synliggørelse af de ressourcer, der er bundet til indkøbsopgaven”.

Figur 1: E-handelsgraden i alle kommuner (anonymiseret) - Vejen fremhævet er fremhævet blåt

Ledelsesopbakningen i Vejen Kommune betyder bl.a., at man i Vejen har et mål om, at kommunens e-handelsprocent er på 95 pct. på tværs af de aftaler, hvor e-handel er mulig. Siden primo 2019 har man med få udsving levet op til målet – og flere kvartaler ligget over.

En høj e-handelsprocent har ifølge Martin Larsen flere gevinster: ”Det betyder, at vi køber ind hos den korrekte leverandør og de aftalebelagte varer. Det er afgørende for tillidsforholdet til vores leverandører. Samtidig sikrer vi, at den beregnede besparelse efter et udbud faktisk også realiseres, når vi køber de forventede og korrekte produkter.” Derudover fremhæver Martin Larsen, at de fysiske indkøb af dagligvarer er nedbragt, ligesom e-handel er et greb til at understøtte et bæredygtigt forbrug, da sortimenterne kan justeres i en mere grøn retning.        

I dag er e-handel ikke til diskussion

I dag er man et sted, hvor indkøberne på tværs af organisationen ved, hvorfor det er vigtigt at e-handle. Det betyder, at indsatsen fra indkøbskontoret er langt mindre end tidligere, men at resultatet i form af høj e-handel er det samme. Indkøbskontoret udarbejder i dag færre opfølgende målinger, og der afholdes ikke længere tilbagevendende møder med de decentrale enheder, der køber ind. De få institutioner, der en gang imellem fejlagtigt ikke får e-handlet, men bestilt på anden vis, får en mail fra indkøbskontoret, hvor institutionens indkøbsadfærd beskrives, og det gøres tydeligt, hvordan de kan spare tid og penge ved at e-handle. Den direkte opfølgning virker ifølge Martin Larsen.

Der gennemføres stadig opstartsmøder, når der kommer nye nøglemedarbejdere, der sidder med indkøbsopgaver med henblik på at klæde dem godt på til opgaven fra start. Her bliver de nye medarbejdere og chefer bl.a. præsenteret for en video om gevinsterne ved e-handel, som indkøbskontoret har fået lavet. Se videoen her

Indkøbsaftaler i Vejen Kommune.

Indkøbskontoret igangsætter fortsat målrettede indsatser over for brugerne, når der træder nye aftaler i kraft. I Vejen Kommune har man stort fokus på, hvordan man allerede gennem selve udbuddet og valg af sortiment kan sikre en aftale med de rigtige produkter, så indkøberne på tværs af hele organisationen får dækket deres behov og dermed vender tilbage til de centralt indgåede aftaler.

Find yderligere inspiration om e-handel her:

• Inspirationskatalog: Effektive indkøb gennem e-handel
• Opgør effekterne af e-handel
• Kommunernes råderumskompas
• Kend din kommune – Brug nøgletal i styringen, 2024