Øget fleksibilitet i vagtplanlægningen sikrer en besparelse på 5 mio. kr. i Ballerup Kommune
Ballerup Kommune besluttede for fem år siden at tage kampen op mod de stigende udgifter til vikarer i kommunens plejehjem. Målet var at spare i alt 5 mio. kr. uden at røre ved serviceniveauet. Idéen var at oprette et internt vikar-korps på tværs af kommunens plejehjem, men har samtidigt medført en mere effektiv vagtplanlægning og et øget fokus på sygefravær i de enkelte plejehjem.
Inspirationen udsprang af et lokalt plejehjem
Udfordringsbilledet i Ballerup ligner i høj grad de udfordringer, vi ser i resten af landet. Ældreplejen er generelt præget af højt sygefravær og rekrutteringsudfordringer, som udfordrer både kvalitet og økonomi i opgavevaretagelsen.
”Særligt vikarforbruget var i en årrække stigende og havde i 2018 nået 23 mio. kr. om året svarende til 32 årsværk fordelt på hele døgnet. Vi måtte altså gøre noget,” fortæller Allan Hjort, som er chefkonsulent ved Center for Voksne og Sundhed i Ballerup Kommune og arbejder med at understøtte plejehjemmenes drift.
Kommunen var derfor opsat på at vende den negative udvikling og fik øje på et af kommunens plejehjem, som løste problemet med fravær med en anderledes tilgang. Plejehjemmet havde oprettet et internt vikarkorps, som gav personalet et fælles ansvar for at løse udfordringerne med fravær. Og det virkede. Det blev startskuddet til en generaliseret model på tværs af kommunens syv plejehjem.
Det interne vikarkorps skaber robusthed i bemandingsplanerne
Det interne vikarkorps i Ballerup Kommune har fokus på at tilrettelægge tilstedeværelsen af plejehjemmenes bemanding, så der i højere grad tages i højde for fravær. Kommunen kalder det for en ”fleksibel overnorm". Den finansieres dels ved et generelt lavere sygefravær, dels ved et reduceret brug af eksterne vikarer.
”Den fleksible overnorm” tilrettelægges med udgangspunkt i udækkede, planlagte vagter og ud fra et kendskab til sygefraværsmønstret på det enkelte plejehjem. Det gør det muligt at identificere vagter med en øget risiko for fravær. Vagterne planlægges i god tid, men er fleksible, da det er op til den enkelte medarbejder at påtage sig ekstra timer ved siden at sit faste arbejdsskema. Det gør fraværssituationen mindre akut, og det bliver betydeligt lettere for både medarbejder og vagtplanlægger at dække fraværet ind. På den måde flyder ressourcerne hen til det plejehjem, der mangler hænder.
Det interne vikarkorps indebærer en tilførsel af midler til de faste personale-omkostninger, men har reduceret forbruget af eksterne vikarer og mindre overtidsbetaling. Det har sikret en besparelse, som langt overgår investerin-gen og samlet indbringer kommunen et mindreforbrug på 5 mio. kr. om året. Kommunen kan ikke helt undgå at bruge eksterne vikarer, når krisen i nogle tilfælde opstår, men det samlede forbrug er mere end halveret.
It-understøttelse sikrer øget fleksibilitet og mere effektiv vagtplanlægning
Til at understøtte det interne vikarkorps har Center for Voksne og Sundhed investeret i vagtplanlægningsværktøjet CAS-Vikarbooking, som medarbejderne kan installere som en app på deres telefoner. Her lægger planlægger-ne vagterne ud i god tid, og medarbejderne kan se, hvilke vagter der er le-dige, og hvilke medarbejdere som indgår i teamet. Det skaber tryghed og forudsigelighed, som får flere medarbejdere til at påtage sig ekstra vagter. Derudover genererer CAS-Vikarbooking en masse statistik om vagttyper og fordeling, som understøtter den videre vagtplanlægning. Og data kan ikke alene bruges i vagtplanlægningen, men er også et vigtigt redskab for ledelsens evne til at forebygge og håndtere fravær.
”Data om fraværsmønstre og vagtfordeling er i høj grad en forudsætning for, at ledelsen kan sætte hurtigt ind, hvis der sker en negativ udvikling i sygefraværet,” understreger Allan.
Investeringerne i bedre vagtplanlægning har skabt mere fleksibilitet blandt medarbejderne, som i højere grad har fået mere indflydelse på deres arbejdstid. Dertil kommer det økonomiske incitament til at påtage sig flere vagter. Til sammen bidrager disse forhold til at medarbejderne selv melder sig på banen og tager et medansvar.
En positiv cirkel: Øget trivslen mindsker sygefraværet, som igen øger trivslen
Det er ikke alene brugen af interne vikarer og dermed reducerede omkostninger til eksterne bureauer, som driver den positive udvikling. Indsatsen skaber luft i dagligdagen hos medarbejderne, som ikke længere skal løbe ekstra hurtigt for at nå opgaverne, når en kollega melder sig syg.
”Det handler om at have tid til nærvær, som skaber trivsel og forebygger fra-været. At medarbejderne føler, at de kan nå de mest presserende opgaver og samtidigt levere en god service til borgeren,” siger Allan.
Det skaber mere overskud til at levere en god kvalitet til borgerne, som har en stor betydning for medarbejdernes trivsel og samtidig har haft en tydelig afsmitning på sygefraværet, der i perioden er gået fra gennemsnitlig 9 pct. til 6 pct. Behovet for vikarer er dermed også blevet mindre, og medarbejderne er mere tilbøjelige til at tage medansvar og tilbyde sin hjælp, når der opstår et hul i bemandingsplanerne.
En generel sygefraværsindsats supplerer det interne vikarkorps
Plejehjemmene i Ballerup Kommune har ved siden af vikarkorpset et mere generelt fokus på at nedbringe sygefraværet og fremhæver særligt 3 centrale elementer:
1. Klar ledelse
Ledelsens tilgang til og håndtering af sygefraværet er helt afgørende for, at indsatsen lykkes. ”Ledelsen skal turde træde i karakter for at gøre op med sygefraværskulturen. Det indebærer bl.a. at tydeliggøre lederens for-ventninger og starte en fælles drøftelse med medarbejderne om værdier og arbejdsmiljø,” understreger Allan. Det gælder bl.a. italesættelsen af det kortvarige fravær, fx mandags-/fredagsfravær.
2. Effektiv vagtplanlægning
”Vagtplanlæggerne er helt essentielle for indsatsen. De skal være klædt på med den rette uddannelse og være fuldt dedikeret til opgaven som center-lederens højre hånd,” fortæller Allan. Samtidigt skal vagtplanlæggerne kende medarbejdernes præferencer og kompetencer og være imødekommende og servicemindede, når der opstår udfordringer i bemandingsplanerne.
3. Social kapital
”I sidste ende handler det om trivsel og social kapital. Jo højere trivsel og social kapital, desto lavere er det kortvarige sygefravær og dermed behovet for vikarer,” fortæller Allan. Social kapital består af 3 faktorer i samarbejdet mellem medarbejdere og ledere; 1. Tillid, 2. Retfærdighed og 3. Sam-arbejde om kerneopgaven. Social kapital og trivsel er vejen til medansvar, som gør sygefraværet til en fælles mission
Indsatsen i Ballerup støtter sig op ad en (efterhånden ældre) publikation udgivet af KL og Forhandlingsfællesskabet med titlen ”En kur mod sygefravær?” (2014), som fremhæver i alt 6 elementer, som er afgørende for at nedbringe sygefraværet. Læs publikationen her:
En kur mod sygefravaer.pdf (kl.dk)
Figur 1. 6 elementer i en effektiv sygefraværsindsats
Kilde: En kur mod sygefravær? (2014). KL og Forhandlingsfællesskabet