Ny undersøgelse kortlægger vejene til at nedbringe det eksterne vikarforbrug i ældreplejen
Ældreområdet mærker i stigende grad konsekvenserne af flere ældre samt udfordringer med rekruttering og højt sygefravær. Mange kommuner har svært ved at få vagtplanen til at gå op, og det har bidraget til en stigning i udgifterne til eksterne vikarer. En ny analyse viser, at kommunerne sidste år brugte over 2 mia. kr. på eksterne vikarer på ældreområdet. Flere kommuner er dog lykkedes med at knække kurven, bl.a. gennem bedre planlægning, fleksibel tilrettelæggelse af arbejdet og brug af faste afløsere.
Kommunernes brug af eksterne vikarer i ældreplejen er steget markant
I en ny rapport fra VIVE kortlægges kommunernes brug af og udgifter til eksterne vikarer i ældreplejen fra 2018-2022. Resultaterne viser, at udgifterne til vikarer i perioden steg fra 1,5 milliarder kroner til 2,2 milliarder kroner, hvilket svarer til stigning på knap 50 procent. Interviewene fra undersøgelsen med ledere og medarbejdere i ældreplejen peger på, at rekrutteringsudfordringer, højt sygefravær og plan-lægningskultur er de centrale drivere for vikarforbruget..
Eksterne vikarer på hospitals- og ældreområdet (vive,dk)
Figur 1. Udvikling i udgifter til eksterne vikarer på ældreområdet
Note: Udgifterne er opgjort i 2022-priser. Kilde: VIVE, Spørgeskemadata fra 90 kommuner
Kort om undersøgelsen
- 90 kommuner har besvaret spørgeskemaet
- Enkelte kommuner har alene opgjort de samlede udgifter til eksterne vikarer, men har ikke haft mulighed for at fordele udgifterne på kvartaler og/eller på hjemmepleje-, sygepleje- og plejehjemsområdet.
- Ældreområdet er afgrænset ved hovedfunktion 5.30 (Tilbud til ældre) i det kommunale budget- og regnskabssystem.
Figur 2 viser, at størstedelen af vikarudgifterne på ældreområdet knytter sig til vikarer i hjemmeplejen og på plejehjemmene. Områderne har fulgt samme udviklingstendens med et dyk i 2020 under corona, da og en markant stigning årene efter. Udgifterne til eksterne vikarer udgør i 2022 ca. 1 mia. kr. i hjemmeplejen og 0,9 mia. kr. på pleje-hjemsområdet. Sygeplejeområdet har derimod ligget på et relativt stabilt niveau på ca. 0,2 mia. kr. - dog med en svag stigende tendens i perioden.
Figur 2. Udgifter til eksterne vikarer til hhv. hjemmepleje-, sygepleje- og plejehjemsområdet
Note: Udgifterne er opgjort i 2022-priser. Kilde: VIVE, Spørgeskemadata fra 90 kommu-ner, kommuner, hvoraf 81 har oplyst om udgifternes fordeling på de tre delområder.
Stigning i antal vikarer uden social- og sundhedsuddannelse
En opgørelse fra Beskæftigelsesministeriet viser, at vikarer er steget i antal og samtidig i højere grad kommer uden en social- og sundhedsfaglig uddannelse. Siden 2010 er det samlede antal af vikarer mere end tredobbelt og andelen af vikarer uden en social- og sundhedsfaglig uddannelse dag er på sit højeste.
Andelen af vikarer uden en social- og sundhedsuddannelse lå konstant i perioden 2010 til 2020, hvor de udgjorde omkring en femtedel af vikarerne. I 2022 steg andelen for denne gruppe med 9 procentpoint, hvilket betød, at der i de første seks måneder af 2022 var 30 pro-cent af social- og sundhedsvikarerne uden en social- og sundhedsuddannelse.
Figur 3. Social- og sundhedsvikarer efter uddannelsesbaggrund
Kilde: Danmarks Statistik og beregninger af Beskæftigelsesministeriet.
Brugen af eksterne vikarer påvirker både kvalitet og trivsel
Resultaterne i undersøgelsen fra VIVE viser, at brugen af eksterne vikarer også kan give udfordringer for de fastansattes oplevelse af kvaliteten af plejen og dermed også påvirke trivslen.
Eksterne vikarers manglende kendskab til arbejdsgangene, kontinuitet og faglige kompetencer kan føre til udfordringer i samarbejdet med det faste personale. Det skyldes i flere tilfælde, at det faste personale skal bruge tid og ressourcer på at lære vikarernes kompetencer at kende og introducere dem til opgaver, systemer og borgere:
”Brugen af eksterne vikarer har også skjulte omkostninger. Det faste personale skal bruge meget tid på at introducere nye vikarer til opgaverne, og det kan gå ud over deres trivsel, når de ikke føler, de har mulighed for at levere den ønskede kvalitet. Det udfordrer deres faglige motivation og stolthed”, fortæller Emmy Hjort-Enemark Topholm, senioranalytiker ved VIVE og hovedforfatter på rapporten.
Case: Vikarstop var kickstart til at knække kurven i Stuer Kommune
Struer Kommune er en af de kommuner, der har været succesful-de med at nedbringe brugen af de eksterne vikarer gennem nogle af grebene, der fremhæves i rapporten fra VIVE.
”Vi har en lodret kurve nedad for udviklingen af eksterne vikarer”, fortæller Tina Holmgaard, chef for Sundhed og Omsorg i Struer kommune.
Særligt peger Tina Holmgaard på, at COVID-19 var med til at kick-starte en ny kultur med et vikarstop i ældreplejen som en afledt ef-fekt heraf:
”Vores medarbejdere var skrækslagne for at få smitte ind på plejehjemmene, så vikarforbruget næsten blev lig nul, men det blev også en løftestang til at tænke området på en ny måde”.
Tina Holmgaard peger på tre hjørnesten i initiativet:
- Klar ledelse og stram økonomistyring har skabt bedre arbejdsvilkår: Den nye kultur er båret frem af et godt samarbejde med de lokale ledere samtidig med en stram økonomistyring, hvor der systematisk er fulgt op på alle vikartimer for at kvalificere bru-gen. Initiativet har mødt stor opbakning hos medarbejderne, fordi reduceringen af eksterne vikarer ikke har betydet, at penge er ble-vet taget fra området, men i stedet har skabt råderum til at ansætte flere faste kollegaer og på den måde give området et kvalitetsmæssigt løft.
- Faste teams i hjemmeplejen har hjulpet på fleksibiliteten: Fremfor at køre ud fra ét sted i kommunen, oprettede man tre lokationer med dertilhørende selvstyrende teams. De mindre teams har skabt nogle forpligtende fællesskaber medarbejderne imellem, hvor de nemmere kan dække ind for hinanden qua nærhed i de faglige relationer og kendskab til borgerne samt større tilbøjelighed til at udvise fleksibilitet over for hinanden. Dette har også haft en positiv indflydelse på at reducere sygefraværet i kommunen.
- Samarbejde med jobcenteret om faste afløsere har været central for at blive selvdækkende: Struer Kommune har givet alle assistentelever løn under uddannelse – både dem over og under 25 år, hvilket har bidraget til at kunne blive mere selvdæk-kende. Samtidig har jobcentret været en tæt samarbejdspartner og prikket til borgere, som kunne blive faste afløsere først og dernæst er blevet hjulpet videre i et uddannelsesforløb. På den måde er de faste afløsere blevet en væsentlig rekrutteringskilde for kommunen.
Hvis du vil vide mere om Struer Kommunes arbejde, kan du kontakte chef for Sundhed og Omsorg, Tina Holmgaard, på tinahol@struer.dk eller tlf. 96 84 83 10.
Flere greb kan reducere brugen af eksterne vikarer på ældreområdet
Det kan være svært helt at udelukke brugen af eksterne vikarer, der i flere tilfælde fungerer som sidste instans, når borgeren har behov for hjælp. Men både ledere og medarbejdere tilkendegiver i undersøgelsen et gennemgående et ønske om at modvirke og/eller reducere brugen af eksterne vikarer af hensyn til kvaliteten af plejen, det faste personales trivsel og organisationernes økonomi. De beskriver, at det centrale tema for at kunne øge antallet af faste medarbejdere eller øge antallet af timer, de lægger på arbejdspladsen, er en bedre og mere fleksibel vagtplanlægning.
I undersøgelsen peges der på, at forskellige greb såsom vikarstop, interne vikarkorps og overnormering kan være med til at understøtte behovet for øget fleksibilitet og give indflydelse på arbejdstilrettelæg-gelsen. Grebene kan bidrage til, at kommunerne i højere grad kan gå for at blive selvdækkende. Og selvom forventningerne til og erfaringerne med effekten af indsatserne i undersøgelsen er forskelligartede, så har de i flere kommuner bidraget til at nedbringe vikarforbruget
I denne måneds nyhedsbrev kan du bl.a. læse om Rebild Kommunes arbejde med et internt vikarbureau, der er integreret via en digital app, som både skabt kvalitet for medarbejdere og borgere samt reducere-ret vikarudgifterne. Du kan også læse om, hvordan en fleksibel overnormering i ældreplejen har givet bedre vagtplanlægning og en markant reduktion i udgifter til eksterne vikarer i Ballerup Kommune.
Er du nysgerrig på kommunale cases, der er lykkedes med at ned-bringe vikarforbruget ved at få flere medarbejdere op i tid, så er KL og Forhandlingsfællesskabet gået sammen om initiativet ”En fremtid med fuldtid” – læs bl.a. om:
- Høje-Taastrup Kommune, der har ansat ledige i fuldtidsjob samtidig med at de uddanner sig til social- og sundhedshjælper
- Vejen Kommune der er lykkedes med at få flere op i tid og nedbringe sygefraværet gennem selvbestemt borgertid
- Odense Kommune der med projektet ”Lidt op i tid” har skabt 62,5 ekstra årsværk i ældreplejen
Greb fra VIVE-undersøgelsen til at reducere eksterne vikarer
- Vikarstop: Vikarstop kan være en positiv presbold, da det kan ’tvinge’ ledere og medarbejdere til at blive bedre til at planlægge sig ud af fraværssituationer. I et rekrutterings-øjemed er forventningen også, at flere vikarer vil søge fast-ansættelse.
- Løn og generelle arbejdsvilkår: Erfaringen fra planlæggerne er, at løn for ekstravagter motiverer det fa-ste personalet til at byde sig til, men løn motiverer kun til en vis grænse. Gode arbejdsvilkår – i form af tilstrækkeligt per-sonale og lavere arbejdspres – er dog af størst betydning .
- Organisering: Borgerforløb i ældreplejen behøver kontinuitet, hvilket bedst understøttes af små enheder. Mindre enheder har nemlig større samhørighed og ansvarsforpligtelse medarbejdere imellem, samt er det nemmere at hjælpe hinanden, når man kender hinanden og hinandens borgere. Organiseringen kan fx være i mindre selvstyrende teams.
- Overnormering: Planlægning med flere medarbejdere, end der er normeret opgaver til, kan agere som en bufferkapacitet til at håndtere akut opstået sygefravær, i weekender eller i ferieperioder. For nogle kommuner anses initiativet som et billigere alternativ end at rekvirere eksterne vikarer.
- Blandede vagter: Blandede vagter gør, at medarbejderne ser borgerens rutiner på forskellige tidspunkter af døgnet samt får forståelse for andre vagtholds arbejde og øger ar-bejdstidsfleksibiliteten, fordi alle kan løse opgaverne i dags- aften- og nattetimerne.
- Faste afløsere: Faste afløsere understøtter kvaliteten af plejen og trivslen blandt de fastansatte, fordi der er kontinuitet i relationerne, og de har det fornødne kendskab til organisationen, medarbejderne og borgerne. Derudover kan de udgøre en væsentlig rekrutteringskanal.
- Interne vikarbureauer: Gør det muligt at tiltrække flere medarbejdere, fordi ansættelsesformen minder om de eksterne vikarers, men samtidig har de større kendskab til systemer, arbejdsgange, mv. og skaber derved ikke samme udfordringer for kvalitet og trivsel som de eksterne.
Lyst til at vide mere?
Vil du vide mere om VIVEs analyse, kan du kontakte Senioranalytiker i VIVE, Emma Hjort-Enemark Topholm, på emht@vive.dk eller tlf. 33 48 09 96.
