Medarbejder-app understøtter vagtplanlægningen i Rebild Kommune og reducerer udgifterne til eksterne vikarer

Vagtplanlægningen var kimen til flere problemer

Under COVID-19 oplevede Rebild Kommune et særligt pres på med-arbejderne i kommunens plejesektor. Sygefraværet og personaleom-sætningen var høj, og det skabte udfordringer med at få vagtplanen til at gå op. Derfor måtte man i højere grad ty til eksterne vikarbureauer for at kunne levere den nødvendige service til borgerne. 

”Vi var nødt til at se i øjnene, at vi havde en udfordring med arbejds-miljøet, som slog ud i vores trivselsmåling under Coronapandemien i 2021. Derfor indledte vi en dialog med vores medarbejdere om, hvad problemet var, og her blev vi bl.a. opmærksomme på, at planlægnin-gen var alt for ufleksibel og umoderne – både for vores planlæggere og vores medarbejdere ude hos borgerne”, fortæller Centerchef i Re-bild Kommune, Birgitta Sloth Christiansen.

Løsningen på problemet blev en digital app valgt ud fra medarbejdernes behov. Platformen er både planlæggerens indgang til at udbyde vagter og medarbejderens indgang til at booke de ekstra vagter, der passer ind i deres hverdagsliv med øvrige aktiviteter.

Før i tiden skulle planlæggeren manuelt ringe rundt til de enkelte med-arbejdere for at få dækket vikarvagter og dermed få vagtplanen til at gå op, mens medarbejderne ofte havde et øje på telefonen i sin fritid og havde svært ved at holde fri med god samvittighed. Med den nye løsning kan medarbejdere i god tid planlægge, hvornår de vil tage ekstra vagter, og planlæggeren oplever et langt større overblik i vagtplan-lægningen. 

Fleksibilitet er vigtigt for medarbejderne

I Rebild Kommune arbejder 86 pct. af kommunens medarbejdere i hjemmeplejen på deltid, og det er kendetegnende for denne type medarbejdere, at fleksibiliteten og kulturen i organisationen vægtes højt. Det fortæller Birgitta Sloth Christiansen:

”Følelsen af at kunne planlægge egen tid og samtidig være en del af en enhed, der bakker op om hinanden, spiller en stor rolle for vores medarbejdere. Det har vores forskellige indsatser værnet om”.

I en sektor, der i forvejen oplever mangel på arbejdskraft, arbejder kommunen med flere tiltag, der kan øge medarbejdernes incitamenter til at arbejde. Derfor er kommunen også glade for, at kommunens seniormedarbejdere har taget godt imod den digitale løsning, der gør det muligt at booke de enkelte vagter, der er tid og overskud til.

Et internt vikarkorps er ikke et quick fix

Maria Foged, Kvalitets- og Uddannelseskonsulent i Rebild Kommune, der har stået i spidsen for implementeringen, lægger vægt på, at projektet ikke er et quick fix – eller en ”fidus” som Ekstra Bladet har beskrevet initiativet.

Først og fremmest var dialogen med medarbejderne vigtig i forhold til at forstå det høje sygefravær og den høje personaleomsætning, som er sædvanlige tegn på et udfordret arbejdsmiljø – her kunne tilføjelsen af en app ikke stå alene:

”Vores dialog med medarbejderne gjorde det muligt at vælge en app, der specifikt passede til deres behov, men i dialogen gav de også udtryk for, at det pressede arbejdsmiljø også hang sammen med, at de-res tid med borgeren var stramt planlagt i systemet. Det gjorde, at de følte sig på bagkant, så snart de mødte ind. Derfor fik vi politisk op-bakning til at afsætte relevant tid om morgenen til, at hver medarbej-der kan komme ajour med, hvad der er sket hos borgere siden sidst. Derudover blev der også afsat tid til faglig koordinering med kollegaer og evt. ledelse, hvormed medarbejderne kan køre velforberedte ud til borgerne med en større grad af ro i maven”, fortæller Maria Foged.

Derudover nævner Maria Foged også samarbejdet med medarbejdernes fagforening, FOA, som et vigtigt element i implementeringen:

”Vi har også prioriteret en tæt dialog med FOA i forbindelse med at strukturere de særlige vagter i ”Rebild-vikaren”. Vores fællestillidsrepræsentant, Torben Lysdal Sejrup, har i stor grad gået foran i forhold til forandringsarbejdet og kommunikationsprocesserne ud til kollegaer. Vi har således prioriteret et bredt samarbejde for at sikre den rigtige implementering, og det synes vi har givet pote”, fortæller Maria Foged.

Fordele for borgeren, medarbejderen og kommunens økonomi

Initiativet viser lovende resultater på flere bundlinjer, tilføjer Center-chef, Birgitta Sloth Christiansen – både ift. medarbejdere og borgere, men også på den økonomiske bundlinje, hvor kommunen estimerer at kunne reducere forbruget af eksterne vikarer med ca. 5,5 mio. kr. sammenlignet med sidste år – dette svarer til mere end en halvering på ét år. 

Reduktionen i udgifter til eksterne vikarer har medført en naturlig stigning i udgifter til interne vikarer, og her er kommunen i gang med at  udregne den endelige effekt på den økonomiske bundlinje. Dog for-ventes der på nuværende tidspunkt en markant besparelse. Men kommunen nævner i ligeså høj grad de positive effekter på borgerens og medarbejderens ”bundlinje”:

”Reduktionen i vores brug eksterne vikarer er en afledt effekt af de investeringer, vi har lagt i vores medarbejderes arbejdsmiljø, bl.a. i form af dialog, ind- og udmødetider og implementering af den digitale app. Kontinuiteten og kvaliteten hos borgene smitter af på medarbejdernes engagement og trivsel, hvilket igen resulterer i, at de gerne tager en ”ekstra tørn”. Og som følge af, at vi i højere grad kan få vagtplanlægningen til at gå op med medarbejdere i de interne enhe-er, så medfører det også en øget kontinuitet i hverdagen for borger-ne, når de i højere grad møder det samme personale. Initiativet vurde-res således at have hjulpet på flere bundlinjer”, afslutter Birgitta Sloth Christiansen.

Kommunen mærker en stor efterspørgsel fra andre kommuner vedrørende det interne vikarkorps – dette bekræftes af, at 25 kommuner var til stede ved det virtuelle informationsmøde omkring indsatsen, som kommunen havde sat i stand med kort varsel.

Har du lyst til at vide mere?

Tag kontakt til kommunen:

Centerchef i Rebild Kommune
Birgitta Sloth Christiansen
Mail: bsch@rebild.dk 

Kvalitets- og Uddannelseskonsulent i Rebild Kommune
Maria Foged
Mail: mafo@rebild.dk