Sådan skaber systematiseret indkøb på det forebyggende område stor værdi i Odense Kommune

Klar ansvarsdeling omkring de mange køb af forebyggende indsatser

Hver uge skal der i Odense Kommune fordeles i omegnen af 60 indstillinger til henholdsvis, nye indsatser, forlængelser og justeringer til et barn eller en familie i henhold til Servicelovens § 52. stk. 3. De 60 indstillinger omfatter ikke aflastning i aflastningsfamilie og anbringelse uden for hjemmet. Ca. halvdelen af Odense Kommunes samlede indkøb på det forebyggende område foretages hos eksterne leverandører, mens den anden halvdel foretages hos kommunens egne tilbud.

Det er enheden Match og Organisation forankret i Børn- og Familierådgivningen, der er ansvarlig for at finde det rigtige tilbud fra den rette leverandør. Det rette match foretages på baggrund af en modtaget indstilling fra socialrådgiverne, der beskriver det enkelte barns eller families behov. Det er således rådgiverne, der har kompetencen til valg af foranstaltning, mens Match og Organisation har kompetencen til valg af leverandør. Match og Organisation yder også sparring i forhold til den rette foranstaltning, i de tilfælde hvor rådgiverne ønsker det, og der er et godt samarbejdet mellem konsulenterne i enheden og rådgiverne. Match og Organisation sikrer kvaliteten i matchet til konkrete foranstaltninger ved at tage udgangspunkt i det indgående leverandørkendskab og samtidig matche med afsæt i en fastsat strategi, så både faglighed og pris vurderes i hvert enkelt match – og så det sikres, at kvaliteten i form af faglighed altid er vægtet højest i det konkrete match.

Derudover er det også enheden Match og Organisation, der udformer kontrakten i de tilfælde, hvor der indgås aftale med en ekstern leverandør.

Ansvars- og rollefordelingen mellem socialrådgiverne og konsulenterne i Match og Organisation er illustreret i figuren nedenfor. I forhold til akutte sager og sager, hvor indsatsen kræver mere end 12 timer, er der altid en leder, der underskriver og godkender indstillingen, inden den sendes videre til Match og Organisation.

Indgående leverandørkendskab – et godt afsæt for leverandørvalg, faglig udvikling og dialog

Enheden Match og Organisation blev etableret tilbage i 2015 og har siden skabt stor værdi i arbejdet på det forebyggende område. Tidligere var det den enkelte socialrådgiver, der var ansvarlig for at finde det rigtige tilbud til barnet og/eller familien, og rådgiveren havde ikke nødvendigvis blik for det samlede leverandørmarked. Ifølge Tanja Koch, matchningskonsulent i enheden Match og Organisation, kunne dette bl.a. skyldes, at det kan være svært for den enkelte socialrådgiver at danne sig overblik over alle leverandører, samt at den enkelte rådgiver typisk havde mere dybdegående kendskab til udvalgte leverandører. Samtidig var der ikke adgang til et samlet overblik over timepriser på tværs af leverandørerne, hvilket resulterede i forskellige priser for ensartede tilbud og forskelle i forhold til, hvad der var indeholdt i en timepris.

I Odense Kommune bruger man såkaldte matchningskonsulenter, hvilket først og fremmest har betydet, at rådgiverne er langt mere tydelige i beskrivelsen af behovet hos barnet eller familien, da det er forudsætningen for at kunne finde den rigtige leverandør til at løfte opgaven. Konkret er der udviklet en skabelon med hjælpetekst, som hver enkelt indstilling skal tage udgangspunkt i. Matchningskonsulenterne kan også inddrages som sparringspart i udarbejdelsen af indstillingen, da de har den nyeste viden om, hvad markedet kan tilbyde. Den tilbagevendende dialog med leverandørerne betyder også, at matchningskonsulenterne kan bidrage til den faglige udvikling af Odense Kommunes egne tilbud, da viden om udviklingen i behandlingsformer mv. kan trækkes ind i arbejdet på kommunens egne tilbud.

På samme måde bidrager matchningskonsulenterne til kvalitetssikring af tilbagemeldinger og statusrapporter fra leverandørerne og deltager også i dialogmøder med leverandørerne, hvis der opstår behov for det undervejs i samarbejdet. Matchningskonsulenterne er ligeledes med til at give socialrådgiverne indblik i virksomhedsperspektivet i forhold til fx, hvor hurtig en indsats kan igangsættes, hvor længe virksomheden ud fra et forretningsperspektiv kan vente, inden en indsats sættes i gang henset til ansættelse og/eller fastholdelse af medarbejdere.

Leverandøroverblik og forhandlede priser skaber råderum

Det er lykkedes at få skabt et fyldestgørende overblik over kommunens ca. 180 leverandører på det forebyggende område. Leverandøroverblikket indeholder oplysninger så som navn, CVR-nummer og kontaktoplyser, ligesom der fremgår priser, herunder også priser for pakker af indsatser, og hvornår priserne sidst er forhandlet.

Matchningskonsulenterne har forhandlet priser med alle leverandører på baggrund af bl.a. dialog om, hvad lignende indsatser koster, hvis Odense Kommune skulle løse opgaven selv. Derudover er det præciseret, at alle priser er anført som pris pr. time ansigt-til-ansigt-tid. Dermed er det tydeligt, hvad der betales for.

Overblikket indeholder også en beskrivelse af leverandørernes faglighed, og hvilke behandlingstilbud og/eller terapiformer der ligger inden for leverandørens kompetencefelt. Leverandøroverblikket giver mulighed for at sammenligne på tværs af leverandører både i forhold til faglighed og pris samt mulighed for hurtigere lave det rigtige match mellem leverandør og barn/familie.

”Vi foretager i dag valg af leverandør på baggrund af et indgående kendskab til leverandørerne, herunder uddannelsesniveau, erfaringer, kompetencer, ønsker til målgruppe mm. De løbende leverandørmøder betyder, at vi hele tiden er opdateret på leverandørernes faglighed”, udtaler Mette Beck Nielsen, matchningskonsulent.

I tillæg til leverandøroverblikket er der etableret en database over henholdsvis kontaktpersoner og støttepersoner, der afregnes ved vederlag.

Det forhold, at alle priser i dag er forhandlet, og dialogen omkring justering af priser er forankret centralt, betyder, at Odense Kommune har opnået en effektivisering og mere forudsigelige og fordelagtige priser.

Aktuelt oplever Odense Kommune, at priserne samlet holdes nede som følge af enhedens arbejde.