Data skaber fundament for styrket indkøbspraksis på socialområdet i Varde Kommune

Ønske om øget samarbejde på tværs af indkøb, økonomi og socialområdet

Ligesom hovedparten af landets kommuner, var Varde Kommune udfordret af en udgiftsvækst på det specialiserede voksenområde. Der var derfor et ønske om at igangsætte initiativer, der kunne bidrage til at bremse udgiftsvæksten og samtidig sikre høj kvalitet i opgaveløsningen. Det blev startskuddet til at Varde Kommune satte fokus på kommunens indkøbspraksis på socialområdet og tilmeldte sig et udviklingsforløb om indkøb i kerneforretningen faciliteret af KL.

I forlængelse heraf blev der nedsat en projektgruppe bestående af repræsentanter fra indkøb, økonomi, myndighed på socialområdet samt kommunens egne botilbud, hvor indkøbsafdelingen blev overordnet tovholder for projektet. Gitte Petersen, Leder af Social og Handicap Myndighed i Varde Kommune, beskriver samarbejdet således: ” Der er så meget god energi i at sætte de her mennesker sammen på tværs. Det giver især noget nyt at få koblet indkøbsområdet på i samarbejdet, da der ikke er tradition for tæt samarbejde, men der er et stort potentiale i at få koblet kompetencerne sammen”.

Projektet var struktureret efter en række faser:

1. Udarbejdelse af et faktabaseret grundlag, der beskriver kommunens indkøbspraksis på socialområdet
2. Identificering af hvilke løftestænger, der kan styrke praksis
3. Implementering af løftestænger.

Kobling af data gav nye indsigter

Som led i projektet ønskede Varde Kommune at analysere kommunens forbrug på socialområdet. Varde Kommune har siden 2019 arbejdet struktureret med at styrke datakvaliteten på det specialiserede voksenområde. Som led i dette arbejde, har Varde Kommune bl.a. deltaget i et partnerskabsprojekt om datakvalitet på socialområdet, hvor 21 kommuner i samarbejde med KL og Komponent satte fokus på datakvaliteten på området. Ifølge Gitte Petersen, Leder af Social og Handicap Myndighed i Varde Kommune, har kvalitetsforbedringen af data haft stor betydning: ”Vi har gennem de seneste år fået styr på vores data, så vi stoler på dem. Det betyder, at vi nu kan begynde at lege med data og koble vores data fra fagsystemerne på socialområdet med andre datakilder – fx fakturadata. Det gav nye muligheder i vores arbejde med at analysere data om indkøb på socialområdet”.

På baggrund af projektet, blev der:

Udarbejdet et handlingskatalog, der præsenterer en række løsningsmodeller – læs mere her.
Lanceret en webinarrække, der udfolder nogle af temaerne fra handlingskataloget samt hvor kommuner har præsenteret deres løsningsmodeller. Webinarerne er gratis tilgængelige her.
I arbejdet med data om kommunens forbrug på socialområdet, har Varde Kommune koblet data fra fag- og økonomisystemer med fakturadata. Herigennem er både den socialfaglige, økonomiske og indkøbsfaglige vinkel inkluderet i arbejdet med data. Data er bl.a. blevet brugt til at udarbejde et dashboard som ledere og medarbejdere kan anvende i den løbende faglige og økonomiske styring. Gitte Petersen fortæller: ”Ved at kombinere nye typer af data, har vi fået nye indsigter og en styrket fælles forståelse af vores indkøbspraksis på socialområdet. Det har helt klart udgjort en drivkraft i arbejdet med at styrke den måde vi køber ind på”.

Af figuren med dashboardet nedenfor kan man bl.a. se data om forbrug hos de enkelte leverandører – fx samlet forbrug, antal borgere og gennemsnitspris hos de enkelte leverandører. Dashboardet viser også en oversigt over de gennemførte socialfaglige vurderinger efter voksenudregningsmetoden (VUM) af borgernes situation, herunder antal borgere, samt gennemsnits-, minimum- og maks-beløb inden for hver af de fem kategorier i den socialfaglige vurdering. I nederste højre hjørne, illustreres det endvidere, hvor stor en andel af borgerne inden for de forskellige socialfaglige vurderinger, der har en pris, der ligger henholdsvis omkring, over eller under gennemsnitsprisen for den konkrete socialfaglige vurdering.

Figur 1: Dashboard (anonymiseret)

Det er netop, i februar 2023, blevet godkendt i Varde Kommunes direktion, at dashboardet skal opdateres til en ny version, hvor data er ”live” – dvs. at data konstant opdateres automatisk med de nyeste data. I den nuværende version trækker dashboardet på et ”dødt” datasæt, der skal opdateres manuelt. Opdateringen påbegyndes i marts 2023, og vil ske i tæt tværgående samarbejde mellem medarbejdere fra både social-, indkøbs- og økonomiområdet. 

Udover den kvantitative data, har Varde Kommune også indsamlet kvalitative data – fx via interviews, analyse af arbejdsgange mv. Den kvantitative og kvalitative data har til sammen udgjort et faktabaseret grundlag, der samlet beskriver, hvordan kommunens praksis ser ud ift. socialfaglige indkøb.

Datainformeret idéudvikling førte til mange nye ideer

På baggrund af det faktabaserede grundlag afholdte projektgruppen en ideudviklingsworkshop, med det formål at drøfte hvilke greb og tiltag, der kunne styrke kommunens praksis ift. indkøb på socialområdet. Afsættet for ideudviklingen var netop det faktabaserede grundlag, og den viden der var opnået om fx arbejdsgange, priser, leverandører og faglige vurderinger.

På workshoppen blev der udviklet over 70 ideer, herunder fx:

• Ansættelse af forhandlingsspecialist
• Større afdækning af hjælpemidler til i forhold til den samlede støtte
• Koble myndighed og udfører tættere sammen
• Brug af standardkontrakter
• Ændret praksis ift. leverandørsamarbejde
• Nye arbejdsgange – eksempelvis at én medarbejder står for at finde tilbud til en bestemt målgruppe af borgere.

Gitte Petersen fortæller, at processen var meget lærerig og bød på overraskelser: ”Det faktabaserede grundlag gjorde os klogere og bidrog til at tydeliggøre mulighedsrummet ift. hvilke tiltag, der var relevante at sætte i gang. Det viste sig også at være nogen andre tiltag, end jeg troede. Jeg var fx meget optaget af at vi skulle kigge på huslejer, da jeg troede, at der var et stort potentiale, men det viste sig, at det var der ikke – derimod var der en række andre tiltag, der havde et stort potentiale”.

Fra ide til implementering: Løftestænger, der styrker indkøbspraksis på socialområdet

Efter ideudviklingsworkshoppen arbejdede projektgruppen videre med ideerne og vurderede i fællesskab, hvilke ideer der skulle arbejdes videre med og implementeres.

En af de ting, der har ændret sig i Varde Kommune er tilgangen til samarbejdet med og køb hos eksterne leverandører. Dashboardet tydeliggjorde hvilke leverandører, kommunen havde det største forbrug ved, og derfor hvor det gav mening at fokusere ressourcer ift. et strategisk samarbejde. Dette har resulteret i, at der nu prioriteres flere ressourcer i det løbende samarbejde med de største leverandører, fremfor de mindre, ligesom antallet af leverandører er nedbragt. Derudover har rådgiverne på socialområdet fået udarbejdet et overblik over alle leverandører, der supplerer forbrugs-overblikket i dashboardet (se figur ovenfor).

Leverandøroverblikket indeholder en række oplysninger om alle leverandører, herunder:

• Målgruppe
• pris pr måned
• Vurdering af hvorvidt prisen kan forhandles
• Vurdering af kvalitet ift. pris
• Info om hvilken/hvilke medarbejdere, der har kendskab til leverandøren.

Gitte Petersen fortæller: ”Socialrådgiverne går til samarbejdet med leverandørerne på en anden måde end tidligere, og forholder sig langt mere systematisk til den generelle tilfredshed med og sammenhængen mellem pris og kvalitet hos leverandørerne. Vores overblik over leverandørerne betyder også, at socialrådgiverne vælger leverandør pba. en fælles viden om og erfaring med leverandørerne, fremfor deres egen vurdering og/eller erfaring”.

Udover leverandøroverblikket, har Varde Kommune implementeret KL’s standardkontrakter, og generelt styrket deres praksis ift. kontraktindgåelse og -styring. Gitte Petersen fortæller om udviklingen: ”Projektet gjorde at vi er blevet skarpere til at forhandle ifm. kontraktindgåelse. Derudover fik vi drøftet både køber- og sælger-perspektivet ift. indgåelse af kontrakter. Drøftelserne af forskellene mellem sælger og købers perspektiv gjorde os bevidste om hvad vi nogle gange mangler hos hinanden. Vi har også sikret at vi efterfølgende kan trække data fra de nye kontrakter. Det er indarbejdet i vores omsorgssystem, så det er let tilgængeligt”.

KL’s standardkontrakter

Derudover har Varde Kommune samlet de interne aktører ift. udfører-delen hos én aktør, med henblik på at skabe overblik og gennemsigtighed i tilbuddene. 

I Varde Kommune er praksis ift. forhandling derudover blevet styrket, så socialrådgiverne i højere grad har fokus på at forhandle priser hos leverandørerne og ved hvilke sigtepunkter og fokusområder de skal have for øje i en forhandlingsposition. Beregningen af gennemsnitspriser for de enkelte kategorier i den socialfaglige vurdering (se afsnit om dashboard) har også bidraget til at styrke forhandlingspositionen, idet analysen synliggør, hvor der er det største forhandlingspotentiale. Beregningen af gennemsnitspriser for de socialfaglige vurderinger, har derudover været anledning til en god og værdifuld drøftelse på socialområdet af, hvordan man udfører de socialfaglige vurderinger, og hvad den enkelte rådgiver lægger vægt på. Dette skyldes, at beregningen viste, at der var forholdsvis stor forskel på priserne inden for samme socialfaglige vurdering – fx B. Ifølge Gitte Petersen fandt socialrådgiverne denne del af dashboardet særligt interessant.

Gevinster på flere bundlinjer

Arbejdet med at styrke indkøbspraksis på socialområdet har bidraget til flere gevinster. Der er bl.a. sket et kompetenceløft og en kulturforandring blandt socialrådgiverne. Gitte Petersen beskriver det således: ”Nu genkender socialrådgiverne i højere grad sig selv som indkøbere, og har fået styrket deres indkøbsfaglige kompetencer – fx ift. samarbejde med leverandører og forhandlingsprocesser, hvor de formår at spotte flere handlemuligheder end tidligere”.

”Jeg oplever at samarbejdet har gjort at vi som myndighed og udfører i højere grad taler om ”VORES” budget i stedet for dit og mit budget.” - Gitte Petersen, Leder af Social og Handicap Myndighed i Varde Kommune.

Som tidligere beskrevet, har det tværfaglige samarbejde betydet at myndighed og udfører på socialområdet samt indkøb og økonomi har fået en større gensidig forståelse for hinandens fagligheder. Det har generelt styrket det tværfaglige samarbejde, hvilket er til gavn ifm. andre opgaver og sammenhænge. 

Ligesom andre kommuner, har Varde Kommune haft udfordringer med vækst på det specialiserede socialområde. Ifølge Gitte Petersen, er oplevelsen dog at arbejdet med at styrke indkøbspraksis på socialområdet – i kombination med andre tiltag – har bidraget til at budgettet på socialområdet nu er i balance. Det skyldes bl.a. at der er opnået konkrete besparelser i borgersager som følge af en stærkere forhandling.

Tre gode råd fra Varde Kommune

1. Engagér mange forskellige fagligheder i arbejdet med at analysere data om kommunens praksis ift. socialfaglige indkøb. De forskellige fagligheder ser noget forskelligt i data – fx har nogle fokus på antal leverandører, mens andre fokuserer mere på sammenhængen mellem leverandører og kompleksiteten i borgernes sag. 
2. Det er vigtigt at der er en tovholder, som sørger for at holde fokus og drive processen, så projektet ikke ”drukner” i den daglige drift.  
3. Man må ikke lade sig slå ud af opstartsvanskeligheder i arbejdet med data. Data retter sig løbende og bliver mere troværdig for HVER gang det bliver brugt.

Vil du høre mere?

Kontakt Gitte Petersen, Leder af Social og Handicap Myndighed, Varde Kommune:

Tlf.: 79 94 75 65
Mail: gipe@varde.dk