Få bedre kvalitet, lavere udgifter, mindre administration – sæt fokus på den visiterede kørsel

Visiteret kørsel af borgere er i Fredensborg Kommune en stor udgiftspost. Man har årligt brugt ca. 20 mio. kr. på området, men fra centralt hold har man ikke haft et samlet overblik over befordringsydelserne, serviceniveau, internt ressourcetræk, og hvordan udgifterne til opgaven fordelte sig på tværs af fagområder. Området har været fragmenteret organiseret, decentralt styret og samtidigt berørt stort set alle fagcentre. Dertil kommer, at kørselsområdet over tid har givet anledning til utilfredshed og klager – både fra borgere og medarbejder.

I forbindelse med budget 2021-2024 blev det derfor besluttet at undersøge potentialerne ved at gå mere strategisk til værks i forhold til planlægningen og opfølgningen på den borgerrettede kørsel og den interne vognpark i forbindelse med borgerbefordring. I januar 2022 startede man et projekt op, der skulle kortlægge og analysere den visiterede borgerbefordring og i sidste ende bidrage til et katalog med forslag til konkrete indsatser, der kunne iværksættes på kort og længere sigt. Projektet har været forankret i kommunens indkøbsafdeling, og som følge af områdets kompleksitet fik man bistand fra en ekstern konsulent til kortlægnings- og analysearbejdet.

Kørsel er en forudsætning for at løse kerneopgaven

Stort set alle centre i Fredensborg Kommune har kørselsopgaver, og mange institutioner og fagpersoner har således snitflader til kørselsopgaven. Samtidig er kørselsopgaven reguleret af forskellig lovgivning, alt afhængig af om der er tale om kørsel på ældreområdet eller kørsel på det specialiserede socialområde, ligesom kriterierne for at blive visiteret til kørsel varierer på tværs af områder. Det gør det vanskeligt at skabe overblik over kørselsmønstre, faktureringsgrundlag og det interne ressourcetræk.

I Fredensborg Kommune er der en erkendelse af, at det at fragte borgere fra A til B som udgangspunkt ikke er en kerneopgave, men har stor betydning for, at kommunen kan lykkes med selve kerneopgaven, hvad enten der er tale om genoptræning eller specialundervisning. Det betyder, at det at planlægge og følge op på kørselsopgaverne typisk ikke er en kernekompetence for de medarbejdere, der er i berøring med kørselsopgaverne.

Projektet med fokus på den visiterede borgerbefordring er blevet modtaget godt på tværs af organisationen. Det har hidtil været en udfordrende og stor opgave for medarbejdere på tværs af centrene at håndtere området, da det er uigennemsigtigt. Dertil kommer, at der ikke er specialviden om kørselsopgaverne i de enkelte centre, og der er gået meget tid med administration, så hjælp til at optimere arbejdsgange og processer har derfor været velkomment.

Afgrænsning og tydelige mål er afgørende for at lykkes

En vigtig erfaring fra Fredensborg Kommune er at afgrænse opgaven og være tydelig på, hvilke resultater der skal opnås.

Fredensborg Kommune afgrænsede sig eksempelvis fra at se på den kollektive trafik og medarbejderkørsel. Derudover blev det opstillet som succeskriterium, at der skulle findes gevinster inden for følgende fire områder:

1. Økonomiske potentialer
2. Balance mellem den rette service for borgeren og lovgivning og normer på området
3. Optimering af interne processer og arbejdsgange
4. Reduktion af klima- og miljømæssigt aftryk.

Afgrænsning og opstilling af succeskriterier for projektet har været forankret i en relativt stor styregruppe bestående af centerchefer og direktører fra alle relevante fagområder. Den brede involvering blev prioriteret for at sikre, at de løsninger, der i sidste ende blev udvalgt, også ville kunne implementeres efterfølgende.

Kortlægning og analyse peger på oplagte indsatsområder

Projektet omkring den visiterede kørsel er inspireret af kategoristyringstankegangen, hvor der samlet set ses på en indkøbskategori med henblik på at identificere muligheder for at optimere. Første led i at forstå og skabe overblik over en kategori er at få skabt et datagrundlag, der kan fungere som afsæt for den efterfølgende dialog om mulige løsninger og prioritering af indsatser.

Kortlægningen af den visiterede kørsel i Fredensborg Kommune bestod blandt andet i at skabe overblik over det organisatoriske set up, herunder hvilke kørselsopgaver der håndteres hvor, og samtidig hvor budgetansvaret ligger. Der blev gennemført interviews på tværs af organisationen med henblik på at identificere udfordringer og muligheder, ligesom fakturadata og data for kørte kilometer samt tidspunkt for kørslen indgik i at få etableret et fyldestgørende datagrundlag.

Kortlægning og analysearbejde viste, at totaludgifterne til visiteret kørsel på tværs af organisationen fordeler sig som følger

Figur 1: Fordeling af totaludgifterne til visiteret kørsel

Samlet set har kortlægningen og den efterfølgende analyse resulteret i 14 prioriterede indsatser, der er struktureret inden for i alt otte analysetemaer. For hvert tema er der knyttet 1-2 indsatser, der alle bidrager til gevinster knyttet til ét eller flere de fire succeskriterier jf. ovenfor.

Behov for øget koordinering af indkøbet af kørsel

Kortlægningen viste, at den visiterede kørsel blev varetaget af Movia, men at der også blev foretaget et relativt stor indkøb hos eksterne operatører, der hvor Movia ikke kan dække kørslen. Samtidig viste kortlægningen, at indkøbet hos eksterne operatører ikke var koordineret centrene imellem, og at der var stor forskel på fagområdernes modenhed i forhold til dialogen med de eksterne leverandører.

Dataoverblikket gav bl.a. anledning til at stille spørgsmålstegn ved, om Fredensborg Kommune kan in- eller outscorce mere og optimere brugen af egne biler ved fx at udlåne biler på tværs af institutioner med forskelligt kørselsbehov. Her handler indsatsen om, at kapaciteten og tilgængeligheden af vognparken synliggøres, samt at der etableres klare processer for udlån mellem institutioner. Derudover kigger kommunen på mulighederne for at lave en udbudsstrategi for kørselsopgaverne på tværs af centre.

Bedre fakturagrundlag - en forudsætning for styrket opfølgning

Fakturadata viste sig at være uigennemsigtigt, i forhold til fx at forklare, hvorfor borgere med det samme kørselsbehov kostede mere et sted end et andet, ligesom administrationsbidrag varierede på tværs kørselsordninger

Det blev tydeligt, at der fremadrettet er behov for bedre og mere gennemsigtigt fakturadata og mere systematisk tilgang til opfølgning. Så der fx løbende tages stilling til borgerens progression, og om der har været en udvikling, der gør det muligt at tilbyde borgeren et andet og måske billigere befordringstilbud. Kan borger fx flyttes fra solokørsel til samkørsel eller helt overgå til selv at sørge for transport. En bedre opfølgning skal også sikre et fuldstændigt overblik over, hvad der betales for, så der fx ikke betales for, at borger har en medfølger under transporten, hvis det ikke ligger i bevillingen, og at aftaler vedrørende fraflyttede eller afdøde borgere opsiges hurtigst muligt.

Central forankring af kørselsopgaverne

Samtidig blev det også tydeligt, at der i fremtiden er behov for, at kørselsopgaven skal forankres centralt. Så der er en ressource, der har ansvaret for at forholde sig til området strategisk og taktisk og kan indtage en supporterende rolle ud imod de mange medarbejdere i organisationen, der er i berøring med kørselsområdet.

Forventning om gevinster på flere parametre

Under forudsætning af at der bliver ansat en central koordinator på kørselsområdet, forventer man i Fredensborg Kommune at kunne hente en effektiviseringsgevinst på ca. 1,5 mio. kr. kr. årligt, når alle indsatser er implementeret som følge af projektet på kørselsområdet. Samtidig forventer man også en tidsbesparelse på fagområderne i forhold til bl.a. fakturahåndtering og bedre arbejdsgange omkring bestilling af kørsel. Ligesom opgaveløsningen relateret til den visiterede borgerbefordring forventes at give mindre frustration hos de berørte medarbejdere.

I tillæg til effektiviserings- og kvalitetsmæssige gevinster forventer man i Fredensborg Kommune også på sigt at kunne reducere CO2-udledningen, som følger af kommunens kørselsbehov. Dette bl.a. ved fremadrettet at begynde at stille krav til typen af biler, som benyttes til kørslen i kommunen, herunder ensartede krav til køretøjernes emission på tværs af organisationen.

3 gode råd i forhold til at arbejde strategisk og tværgående med kørselsområdet

• Etablér en styregruppe med repræsentanter på ledelsesniveau fra de berørte fagområder, så det sikres, at løsninger implementeres i praksis
• Tilknyt en intern projektleder, så opgaven med at kortlægge, analysere og udarbejde indsatskatalog forankres ét sted
• Sæt tid af til at blive skarp på afgrænsningen for projektet, og det I gerne vil have ud af projektet.

For yderligere information kan du kontakte Rikke Kysk Nygaard på følgende mailadresse: rkun@fredensborg.dk.

Webinar om Fredensborg Kommunes erfaringer

Er du interesseret i at høre mere om Fredensborg Kommunes projekt vedr. den visiterede borgerbefordring kan du lytte med torsdag den 17. nov. fra kl. 10.00-11.00, hvor KL i Råderumsugen sætter fokus på, hvordan indkøb kan skabe værdi, når fagområderne køber ind.

Du kan læse mere om Råderumsugen 2022: Inspiration til råderumsarbejdet i budget 2024 (kl.dk)