Digitalisering af kommunernes indkøb understøtter den tredobbelte bundlinje
En begrænset økonomisk ramme kombineret med priser på himmelflugt har i den grad aktualiseret et fokus på råderumsdagsordenen i kommunerne. Her er det oplagt at rette blikket mod indkøbsområdet, der samlet set er det mest populære greb i kommunerne til at skabe råderum. Selvom kommunerne allerede har et stort fokus på indkøb, så er der fortsat potentiale i at skabe økonomiske, grønne og kvalitetsmæssige gevinster ved at arbejde fokuseret med indkøb i kommunerne.
Indkøb er fortsat det mest populære greb til at skabe råderum i kommunerne
Kommunerne har længe arbejdet med at professionalisere indkøb og har fortsat et stort fokus på at bruge indkøb som løftestang til at sikre tidsbesparende processer og opnå økonomiske, grønne og kvalitetsmæssige gevinster på tværs af de kommunale områder.
Ud af 16 forskellige greb svarer kommunerne i en KL-undersøgelse fra 2022, at indkøb forsat er det mest anvendte greb i arbejdet med at omstille og udvikle den kommunale velfærd. Både på det tekniske område, skole-, ældre- og dagtilbudsområdet er ’bedre og billigere indkøb’ det mest anvendte greb, mens det ligger i top-5 på de resterende områder.
Der er mange greb i den kommunale indkøbspolitik, der kan understøtte kommunerne i at realisere både økonomiske, grønne og kvalitetsmæssige gevinster. Det kan fx være nye udbud og genudbud, øget fokus på kontraktstyring, fælles aftaleindgåelse i regi af SKI eller indkøbsfællesskabet, øget aftaleanvendelse og e-handel mv.
I denne udgave af Nyhedsbrevet Råderum kan du bl.a. læse om, hvordan indkøbsafdelingen i Fredensborg Kommune har igangsat et tværgående projekt med fokus på den kørsel, som borgerne visiteres til. Her forventer kommunen at opnå gevinster både i forhold til kvalitet for borgeren, lavere udgifter og frigjort tid i kommunens administration.
Læs artikel om indkøbsafdelingen i Fredensborg kommune
Der er også en tendens til at bruge indkøb som greb til at understøtte den grønne bundlinje. Derfor bringer denne udgave af Nyhedsbrevet Råderum en artikel om, hvordan Aarhus Kommune har indført en intern klimaafgift for at understøtte et grønnere indkøb på tværs af organisationen på udvalgte produkter og ydelser.
Læs denne artikel om intern klimaafgift i Aarhus kommune
Behov for fornyet fokus på at digitalisering af kommunernes indkøb
Der er også store gevinster at hente ved at sætte strøm til indkøb gennem e-handel på tværs af hele organisationen. E-handel har gennem mange år været på dagsordenen i kommunernes indkøbsafdelinger, og der er store potentialer forbundet med e-handel ift. at effektivisere arbejdsgange og frigøre tid til kerneopgaven, understøtte køb til aftalte priser og kontraktvilkår samt sikre større og færre indkøb, hvilket både optimerer indkøbsprocesserne og gavner klima og miljø.
E-handel er således en løftestang for en lang række af de dagsordener, som kommunerne forfølger på indkøbsområdet og kan fungere som omdrejningspunktet for også fremadrettet at hente de gevinster, der ligger i at arbejde målrettet med indkøb på tværs af organisationen.
E-handel frigiver tid og økonomi til kerneopgaven
Hver dag året rundt køber rigtig mange medarbejdere i kommunerne ind. Hver gang en medarbejder i en kommune køber ind, er der omkostninger forbundet med håndtering af selve indkøbet og den efterfølgende fakturahåndtering. Det er afgørende at begrænse de ressourcer, der bruges på indkøb, så ressourcerne så vidt muligt bliver brugt på kerneopgaven, og her er e-handel et vigtigt greb. I Kerteminde Kommune har man fx opgjort, at en målrettet indsats ift. at øge e-handlen på daginstitutionsområdet ugentligt kan frigøre en dags arbejde for en pædagog pr. daginstitution.
Hvad er de økonomiske gevinster ved at e-handle?
Hjørring Kommune opgjorde i 2020, at procesomkostningerne ved at bestille varer og håndtere fakturaer pr indkøb udgør:
- 326 kr., når der handles i butik,
- 130 kr., når der købes ind via telefon/mail/webshop
- 68 kr., når købet e-handles.
Sammenlignet med at e-handle, så er det altså næsten fem gange dyrere at handle i butik og næsten dobbelt så dyrt at handle via webshop, telefon eller mail.
En række kommuner viser vejen og sætter tryk på e-handel
Kommunernes e-handelsgrad er de seneste tre år er steget fra 18 pct. til 21,2, svarende til 3,2 procentpoint. Der er dog forskel på tværs af kommunerne i hvor høj grad man lykkedes med at øge e-handlen.
Figur 1 viser kommunernes e-handelsgrad i 2021, hvor man ser, at hvis man sammenligner varekøb, så har de kommuner, der e-handler mest, en e-handelsgrad på 40 pct., mens de kommuner, der e-handler mindst, har en e-handelsgrad på omkring 4 pct.
Udbredelse af e-handel handler både om at implementere i bund, så alle relevante fagområder og institutioner e-handler de indkøbskategorier, der kan e-handles. Men det handler også om løbende at sikre e-handel i bredden, så e-handel hele tiden udbredes til nye fagområder.
Figur 1. Kommunernes e-handelsgrad i 2021
Kilde: SKI (2022).
Ledelsesmæssigt fokus og opbakning har betydning e for at øge e-handel
Med store forskelle i e-handelsgraden på tværs af kommunerne er det værd at undersøge, hvorfor nogle kommuner i højere grad har formået at knække koden til e-handel, og hvilke barrierer og muligheder der er for at øge e-handlen.
I en KL-undersøgelse fra 2022 blandt de kommunale chefer med ansvar for indkøb peger 63 pct. på, at øget ledelsesmæssig opbakning og fokus vurderes som det vigtigste tiltag for at øge e-handlen, jf. figur 4. Dernæst kommer ’forankring af indkøbsopgaver på færre medarbejdere’ (39 pct.) og ’mere kommunikation om gevinster ved e-handel’ (39 pct.).
Figur 2. De tre største potentialer til øget brug af e-handel: ”Hvad skal der til for at øge brugen af e-handel hos jer?”
Kilde: KL-undersøgelse om indkøb (2021). N=85
Den ledelsesmæssige opbakning var særligt vigtig for Kerteminde Kommune, da kommunens indkøbsfunktion satte fokus på at udbrede e-handel til kommunens institutioner. Ud over at arbejde med sidemandsoplæring og forandringsledelse, var der også opmærksomhed på, at hvis ”lederen ikke kan se et perspektiv i tiltaget, så bliver det svært at forankre tiltaget hos medarbejderne i hverdagen”.
Læs mere om casen i Kommunernes Råderumskompas.
Fokus på bestemte varegrupper kan være ét sted at starte
Der er også store forskelle på e-handelsgraden på tværs af varegrupper, og det kan være med til at pege kommunerne i retning af, hvilke varegrupper der kan prioriteres, hvis man gerne vil øge e-handelsgraden. Tal fra SKI viser, at kommunerne særligt er lykkedes med at e-handle fødevarer (29,9 pct.) samt IT og teleudstyr (29,9 pct.), jf. figur 5. Et sted at starte, hvis kommunens e-handelsgrad er lav, kunne således være at koncentrere sig om de varegrupper, hvor andre kommuner er lykkes med at have en høj e-handelsgrad.
Figur 3. Kommunernes samlede e-handel fordelt på varekøbsområderne, 2021 (mio. kr. og e-handelsgrad)
Kilde: SKI (2022)
Vil man hæve sin e-handelsgrad er det oplagt at skabe overblik over, hvilke aftaler der kan e-handles, og hvilke afdelinger, kontorer og institutioner i kommunen der foretager de største indkøb indenfor for de varegrupper, der kan findes på e-handelsegnede aftaler. En målrettet understøttelse af de pågældende områder gennem fx oplæring, ledelsesinformation og kommunikation omkring gevinster kan bidrage til at flytte e-handlen i en positiv retning.
I Skive Kommune skal alle ledere eksempelvis fire gange årligt som en del af ledelsestilsynet forholde sig til brugen af kommunens indkøbsaftaler, e-handelsprocenten og antallet af små fakturaer på deres område og aktivt tage stilling til eventuel indsats/opfølgning, der skal trække udviklingen i en positiv retning. Dette giver løbende anledning til dialog mellem indkøbsfunktionen og de forskellige fagområder, men også fokus på tværs.
Ligeledes er Kerteminde Kommune gennem en koncentreret indsats omkring kommunens indkøb af hjælpemidler lykkes med at hente en gevinst svarende til i omegnen af 1,8 mio. kr. i 2022 ved bl.a. at understøtte køb på de aftaler, der ligger i kommunens e-handelssystem.