Datadrevet ruteplanlægning frigiver tid hos hjemmeplejen i Helsingør Kommune

Planlægningsopgaven er helt central

I hjemmeplejen i landets kommuner udgør mangel på arbejdskraft og et voksende antal ældre to centrale udfordringer. Som følge heraf, er det afgørende at de begrænsede medarbejderressourcer, der er til rådighed, bringes i spil, således at medarbejderne bruger så meget som muligt tid hos borgerne. Netop derfor, er planlægning af medarbejdernes rute vigtigere end nogensinde før.

Behov for nye værktøjer til planlægningsopgaven

I Helsingør Kommunes hjemmepleje oplevede man, at et stort og stigende antal besøg hos borgerne, skulle varetages af en begrænset gruppe medarbejdere. Dette gav et væsentligt ressourcepres for kommunens 16 planlæggere. Samlet set er der ca. 2000 borgere, der modtager hjælp og støtte, og der skal planlægges ca. 200 ruter hver dag, der dækker ca. 3000 besøg, og det er således et stort puslespil, der skal gå op.

Planlæggernes opgave består af to dele: Vagtplanlægning og ruteplanlægning. I denne sammenhæng skal planlæggerne varetage flere hensyn. På den ene side skal planlæggerne sikre en væsentlig grad af effektivitet i ressourcestyringen. På den anden side skal planlæggerne tage hensyn til borgernes og medarbejdernes behov samt forskellige faglige og kompetencemæssige hensyn.

I Helsingør Kommune var oplevelsen, at det krævede en tung og ressourcekrævende proces at opnå den planlægningskvalitet, som kommunen ønskede, og at der manglede konkrete værktøjer til opgaven – fx overblik over hvor meget tid medarbejderne brugte hos borgerne og på transport. Sebastian Trautner, Stabsleder i Økonomi og Administration, Center for Sundhed og Omsorg i Helsingør kommune, udtrykker det bl.a. således: ”Vi kunne konstatere, at vi simpelthen ikke havde nogen værktøjer, der kunne hjælpe planlæggerne med deres store opgave. […] Det at følge med i planlægningen på dagsniveau, også fra et ledelsesniveau, var stort set umuligt.”

Ifølge Sebastian Trautner var der endvidere en oplevelse af, at planlægningen havde potentiale til at blive mere effektiv – dvs. at der var potentiale for at medarbejderne kunne nå flere borgerbesøg inden for arbejdstiden. Som følge af det store antal sager og det manglende dataoverblik var det dog vanskeligt, at identificere hvordan effektiviteten kunne øges.

Datadrevet planlægning viser, hvor effektiviteten kan forbedres

I 2021 fik Helsingør Kommune udarbejdet en datadrevet model til at optimere planlægningen af hjemmeplejebesøg i kommunen. Modellen sammenholder registreringer af medarbejdernes faktiske fremmødetid med de planlagte besøg ude hos borgerne, transporttid mv. – altså hvad medarbejderne bruger deres tid på. På denne baggrund fås kommunens leveringsgrad, dvs. hvor stor en andel af medarbejdernes arbejdstid, der bruges hos borgeren, og hvor stor en andel, der bruges på andre opgaver. Dataværktøjet er er baseret på data, som kommunen allerede har tilgængelig i deres systemer, og data kan derfor trækkes automatisk.

Leveringsgraden og andre relevante data – fx fravær – visualiseres i dashboards, der opdateres i to gange ugentligt. Dashboardene giver planlæggerne og ledelsen et bedre overblik over opgaveløsningen, der kan anvendes direkte ind i planlægningsopgaven.

Figur 1: Eksempel på dashboard med ugerapport – leveringsgrad/fravær

Datamodellen medvirker til, at kommunen kan afdække, hvor effektiviteten kan forbedres, herunder om der på nogle tidspunkter er væsentlig uoverensstemmelse mellem antal besøg og fremmødte medarbejdere.

Sebastian Trautner forklarer, hvordan værktøjet hjælper i planlægningen: ”Der var ikke nogen, der havde et overblik over, at der var en skævhed i de ressourcer, vi havde til rådighed og de indsatser, vi skulle levere. Der kan de her datasæt gå ind og hjælpe os til at sige, at enten skal vi have flere medarbejdere i fremmøde, eller også så skal vi planlægge vores indsatser sådan, så de ikke ligger på de dage, hvor vi har for få medarbejdere.”

Modellen kan yderligere afdække leveringsgraden for hver enkelt medarbejder, så kommunen kan se, om der er uudnyttede ressourcer til rådighed, som kan bringes i spil. Sebastian Trautner udtrykker det således: ”Det giver os mulighed for at identificere overskudsressourcer og udnytte dem effektivt i planlægningen. Vores potentialeberegning viser, at det svarer til ca. 5-7 mio. om året, vi kan effektivisere for, uden at det er alle, der skal løbe stærkere”.

Datamodellen kan bidrage til en øget leveringsgrad og reduktion af vikarforbrug

Helsingør Kommune forventer, at datamodellen vil skabe en mere effektiv planlægning, der kan aflaste og bistå de 16 planlæggere i deres daglige arbejde, frigøre mere tid til borgerkontakt samt skabe mere kontinuitet ift. antallet af medarbejdere som borgerne møder. Der er endvidere fastsat en målsætning om at øge leveringsgraden – dvs. den andel af medarbejderes tid, der benyttes ude hos borgerne – med 6 procentpoint – fra 69 pct. til 75 pct. Samlet set forventer Helsingør Kommune, at de vil kunne frigøre tid svarende til ca. 15 årsværk, når leveringsgraden blandt plejepersonalet øges til 75 pct.

Datamodellen er stadig et forholdsvist nyt tiltag i kommunen, og derfor er de fulde gevinster ikke høstet endnu. Det ses dog at datamodellen allerede nu bidrager til at øge leveringsgraden. I et distrikt er leveringsgraden fx steget med 2-3 procentpoint. Idet modellen løbende monitorerer leveringsgraden, bidrager den også til at sikre, at leveringsgraden ikke bliver uhensigtsmæssigt høj, hvor presset på medarbejderne bliver for stort.

Den øgede leveringsgrad er endvidere medvirkende til, at kommunens vikarforbrug er blevet reduceret, hvilket frigør et økonomisk råderum.

Implementering af datamodellen kræver tid og et stort organisatorisk fokus

Erfaringen i Helsingør Kommune er, at det kræver et stort organisatorisk fokus at implementere datamodellen, da det kræver at både planlæggerne og de øvrige medarbejdere i hjemmeplejen skal arbejde på nye måder. Helsingør Kommune har i denne sammenhæng haft stort fokus på at inkludere planlæggerne og lave en klar forventningsafstemning, således at både ledere og medarbejdere har vidst, hvad der skulle ske og hvad deres rolle var. Ifølge Sebastian Trautner kunne det dog have været en fordel at involvere de udkørende medarbejdere i højere grad.

En anden erfaring i Helsingør Kommune er, at udvikling og implementering af modellen tager længere tid end forventet. Dette skyldes bl.a., at det fra start var blevet undervurderet, hvor mange afledte opgaver og beslutningsbehov, der opstod i løbet af udvikling og implementering af datamodellen.

Sebastian Trautner uddyber udfordringerne: ”Det er et kæmpe projekt og dermed er det nærmest en jernlov, at det er at sværere end forudset. Så man skal ville det 100% og være villig til at prioritere det som en af de vigtigste strategiske indsatser. Og så skal man have sine støttefunktioner med. Vi var aldrig lykkedes med det her, hvis vi ikke havde et fantastisk samarbejde med vores økonomienhed på rådhuset.”