Udgiftsstyring på socialområdet kræver gode data
Udgifterne på det specialiserede voksenområde er steget kraftigt gennem flere år. Gode og valide økonomi- og aktivitetsdata er en forudsætning for at forstå årsagerne til den fortsatte vækst og iværksætte de nødvendige tiltag. 21 kommuner er gået sammen for at finde frem til, hvordan man styrker datagrundlaget på socialområdet – bliv klogere på, hvad de kom frem til i denne artikel.
Stigende udgiftspres presser råderummet
Udgifterne på det specialiserede voksenområde har været stigende gennem mange år, men fra 2020 til 2021 er udviklingen accelereret. Kommunernes udgifter på voksenområdet steg med 1,1 mia. kr. i 2021, hvilket svarer til en stigning på 3 pct. Den kraftige udgiftsvækst på socialområdet betyder, at kommunerne er nødsaget til at finde midler på andre serviceområder for at kunne overholde den samlede ramme for kommunernes økonomi.
Figur 1. Udgiftsudvikling på det specialiserede voksenområde
Med økonomiaftalen for 2022 sendte regeringen et klart budskab om, at kommunerne ikke skal forvente, at der kommer flere penge til socialområdet fra centralt hold, og krigen i Ukraine og det følgende forsvarsforlig har kun gjort det økonomiske råderum mindre.
Data er afgørende for at kunne håndtere udgiftsudviklingen
En aktuel analyse fra KL viser, at de dyreste 20 pct. af modtagere af botilbud, der tegner sig for op mod 50 pct. af udgiftsstigningen, hvilket understøtter en udbredt opfattelse af, at antallet af meget komplekse sager stiger. Den form for viden er afgørende for, hvilke styringsmæssige tiltag der er relevante for at imødegå udviklingen. Og den viden kan kun frembringes ved at anvende detaljerede data om udgifts- og aktivitetsudviklingen.
En vigtig brik i bestræbelserne på at skabe råderum på socialområdet er således at have styr på sine data på området. Denne dagsorden er ikke ny, men udgiftsudviklingen på området øger vigtigheden af at have styr på data. For at kunne lægge en strategi for, hvordan man vil styre eller nedbringe udgifterne på området, er det fx afgørende at vide, hvorfor udgifterne stiger – og den viden får man kun via valide data. Kommunerne er lykkedes med at styrke datakvaliteten i de senere år. Men der er fortsat rum for forbedring i mange kommuner.
I 2020 og 2021 gennemførte KL i samarbejde med 21 kommuner et større analyseprojekt med henblik på at afdække årsagerne til at data ikke altid er retvisende samt finde de gode løsninger, der skal til for at øge datakvaliteten.
Datakvalitet kræver fokus og prioritering
Erfaringerne fra de 21 kommuner er, at der især kan være udfordringer med datakvaliteten i forhold til aktivitetsdata i kommunernes fagsystemer, mens udgiftsdata generelt har en højere kvalitet. Udfordringerne med datakvaliteten hænger sammen med, at fagsystemerne er sagsbehandlernes værktøj, og systemernes primære formål derfor ikke er at levere data, men derimod at hjælpe sagsbehandlerne i arbejdet med borgerne.
God datakvalitet i fagsystemet kræver derfor, at kommunen prioriterer opgaven og bruger fagsystemet aktivt som en datakilde i den løbende opfølgning og styring. Hvis ikke det sker, kan kommunen ikke bruge fagsystemet til opfølgning på aktivitetsdata, og kommunen vil derudover ende med at levere fejlagtige data til Danmarks Statistik og FLIS.
8 trin til at sikre høj datakvalitet i jeres aktivitetsdata
På baggrund af input fra 21 kommuner har KL i samarbejde med Komponent udarbejdet et handlingskatalog og en pixiudgave med 8 trin til at komme i gang med at forbedre datakvaliteten. De 8 trin er:
- Sæt det rigtige hold til opgaven med medarbejdere, der både dækker de faglige, økonomiske og datamæssige perspektiver
- Skab overblik over kommunens datalandskab på området
- Sammenlign aktivitetsdata på tværs af de forskellige systemer
- Ret fejl i data og justér evt. registreringspraksis
- Opsæt løbende rapportering så både økonomi og fagområde kan følge udviklingen i aktivitetsdata
- Tjek og vedligehold snitfladen til Danmarks Statistik og FLIS
- Arbejd aktivt med FLIS-data – brug fx opmærkninger af mulige registreringsfejl i fagsystemet
- Hold tungen lige i munden ved systemskifte.
Flere veje til at sikre ensartede data på tværs af systemer
Alle kommuner har et fagsystem og et økonomisystem, men de fleste kommuner bruger også en række yderligere systemer til at understøtte styringen på socialområdet. Det kan fx være afregningssystemer, disponeringssystemer, prognosesystemer og regnearksløsninger. Udfordringen med et sådant systemlandskab er, at der hurtigt opstår forskellige svar på vigtige spørgsmål – fx hvor mange modtagere en kommune har af botilbud, hjælperordninger mv.
God datakvalitet på tværs af kommunens systemer og i de data, kommunen afleverer til Danmarks Statistik og FLIS, kræver derfor, at kommunen får systematiseret, hvordan man sikrer konsistens i data på tværs af systemerne. Sådan at konsistens kan sikres på flere måder.
Løsning 1: Systemintegrationer og snitflader
En løsning kan være systemintegration og snitflader, så data fra fagsystemet automatisk overføres til fx afregningssystem, prognosesystem og opfølgningsrapporter. Hermed sikres det, at aktivitetsdata skabes af sagsbehandlernes registreringer i fagsystemet, og at der ikke er forskel i data mellem systemerne. I webinarrækken (webinar 2) eksemplificeres, hvordan Høje Taastrup Kommune har indført en sådan teknisk løsning samtidig med et styrket fokus på sagsbehandlernes registreringspraksis, samarbejde i organisationen og datavalidering.
Løsning 2: Afstemme data på tværs af systemer i BI-løsning
En anden løsning kan være at samle data på tværs af fagsystem, afregningssystem, disponeringsværktøj m.m. i et BI-værktøj, som kan sammenholde data på tværs af systemerne og udstille afvigelser i rapporter. Medarbejderne kan bruge disse afvigelsesrapporter til at rette registreringerne i de systemer, hvor det ikke fremstår korrekt. I webinarrækken eksemplificeres hvordan Varde og Gentofte Kommuner (webinar 3 og 4) har implementeret sådanne løsninger.
Løsning 3: Håndholdt afstemning og controlling
Man kan godt arbejde med datakvalitet uden at bygge nye snitflader eller BI-løsninger. Et godt sted at starte er, at lave udtræk over antal registrerede modtagere af fx §§ 85, 107 og 108 i de forskellige systemer, og sammenholde det. Herefter skal man så arbejde med at identificere og rette de registreringer, der giver afvigelser mellem systemerne. I webinarrækken fortæller Lemvig Kommune (webinar 1), hvordan de har startet kvalitetssikringsarbejdet med en sådan proces, og hvordan det har løftet datakvaliteten.