Faaborg-Midtfyn Kommune lykkedes med bedre styring på socialområdet

Fokus på udgifterne på socialområdet

Som optakt til budgetaftalen i Faaborg-Midtfyn Kommune satte man tilbage i 2017 fokus på udgifterne på socialområdet, herunder på de dyreste sager. Kommunen kunne blandt andet se, at der var store udgifter til en lille målgruppe. Det blev et afsæt for igangsættelsen af en række initiativer, der skulle adressere, hvordan udgiftspresset kunne mindskes med den sammensætning af borgere, som kommunen havde på socialområdet. På den baggrund blev der igangsat en række tiltag, der udfoldes i de følgende afsnit. 

Tæt samarbejde med økonomi sikrer gode data, bedre afsæt for styring og høj kvalitet i ydelserne

Økonomiafdelingen har fra starten været tæt involveret i processen om at sætte fokus på udgifterne på socialområdet. Økonomiafdelingen har således spillet aktivt med og været brobygger i forhold til at skabe overblik og prioritere, hvad det har været relevant at kigge ned i datamæssigt. Sammen med socialområdet har økonomiafdelingen drøftet løsninger på de konstaterede udfordringer.

Det har blandt andet givet anledning til, at kommunen er gået fra at fokusere på typer af tilbud over en bred kam, til i endnu højere grad at fokusere på den enkelte borgers tilbud. Det har givet et bedre overblik over, hvilke borgere der modtager hvilke tilbud fra kommunen, og hvad den enkelte borger koster. Der er også skabt overblik over kvalitet og effekt, hvad målet er for den enkelte borger, og om tilbuddet dækker borgerens behov på kort eller lang sigt. På den baggrund har man opnået bedre forudsætninger for at se fremad og fastlægge budgettet samt også tage dialogen om, hvordan hjælpen til borgeren bedst sammensættes inden for de eksisterende rammer.

Her har fokus blandt andet været på mulighederne for helt at forebygge et støttebehov hos borgeren eller at arbejde for, at borger på sigt ikke får et større støttebehov. Ligesom der har været stort fokus på, at man som modtager af støtte ikke nødvendigvis skal kunne mestre de basale behov som eksempelvis indkøb, madlavning eller rengøring fra starten af. Her har kommunen mulighed for til en start i høj grad at kompensere i vid udstrækning, men hvor der samtidig arbejdes efter en langsigtet plan, der er udarbejdet i samarbejde med borgeren for, hvor de kommende mål er, og hvordan man kommer derhen.

”Der findes ikke noget quickfix til at løse de udfordringer, vi ser ind i på det specialiserede socialområdet, men der kan med et tættere samarbejde mellem økonomi og socialområdet skabes et overblik over borgernes behov, mål og udviklingspotentiale, som er det drivende for, hvordan vi skal sætte ind, og hvilken økonomi, der er bundet i de enkelte tilfælde. På den måde er der mulighed for at systematisere et ellers ukontrollerbart element på området” siger Tina Wahl, socialchef i Faaborg-Midtfyn Kommune og tilføjer: ”Socialområdet vil altid i et eller andet omfang være ustyrbart, fordi det er drevet af den enkelte borgers behov for støtte. Men ved at arbejde med et meget tæt og grundigt kendskab til den enkelte borger, mener vi, at vi leverer en bedre faglig kvalitet, men også har mulighed for at håndtere det ustyrbare, når det kommer, for det gør det.”

Kontraktforhandler skaber stor værdi

Et andet tiltag, som Faaborg-Midtfyn Kommune har iværksat, er ansættelsen af en kontraktforhandler tilbage i 2020. Ansættelsen har været central for den positive udvikling, som kommunen nu mærker, særligt på det specialiserede voksenområde. Kontraktforhandleren dækker både det specialiserede voksen- og børneområde, der er samlet i ét center i Faaborg-Midtfyn Kommune. Forhandleren er sammen med socialrådgiverne og den faglige leder med fra start i de enkelte sager i forhold til overvejelserne om, hvilket tilbud der bedst matcher borgerens behov med afsæt i en vurdering af kvalitet og pris.

I tæt samarbejde med sagsbehandleren har forhandleren som opgave at få forventningsafstemt med tilbuddet i forhold til takstindplacering samt at få udarbejdet en kontrakt. Kontraktforhandleren er ligeledes løbende involveret i dialogen med tilbuddene sammen med den enkelte socialrådgiver, hvis der skal træffes beslutning om takstøgning. Samarbejdet om forhandlingssituationen har betydet, at sagsbehandlerne har kunne bevare deres fokus på borgerens behov og ikke aktivt har skulle varetage forhandlingen.

Tina Wahl tilføjer: ”Ansættelsen af kontraktforhandleren har været med henblik på at styrke faglighed og kvalitet frem for at opnå lavere priser. Kontraktforhandleren er selv socialrådgiver og har derfor det socialfaglige perspektiv, der skal til, for at forhandlingen ikke bliver for låst fast på tal eller pris, men derimod altid har borgerens behov som udgangspunkt.”

Den socialfaglige kompetence i kombination med et juridisk og økonomisk fokus har været et godt udgangspunkt for at tage de løbende forhandlinger og isoleret set er det forhandlingerne, der har bidraget til de største økonomiske gevinster sammenholdt med den pallette af tiltag, som Faaborg-Midtfyn har sat i gang på socialområdet. Forhandlingerne har indtil nu primært koncentreret sig om takstplacering i forhold til SEL §66, §105/85, §107, §108. Tina Wahl uddyber: ”Konkret har en forhandling fx ført til et større fokus på sammenhæng mellem kvalitet, mål, leverancer og pris. Vi har fx i forbindelse med en opsigelse fra et botilbud i et samarbejde mellem kontraktforhandler og sagsbehandler visiteret en borger til et tilbud, der rent fagligt er dygtigere og også billigere”.

Kontraktskabelon, socialfaglig bestilling og døgnhjul som ramme for samarbejdet med kommunens eksterne tilbud

I tillæg til at sikre et bedre overblik og afsæt for styring gennem økonomi- og aktivitetsdata samt ansættelse af en kontraktforhandler, har man i Faaborg-Midtfyn også indført standardkontrakter, når der indgås aftaler med eksterne tilbud.  Kommunen har taget afsæt i KL’s standardkontrakt, men har suppleret den med et bilag, som indeholder mål og indsatser samt forventet progression. Dermed skal der som minimum ske et genbesøg af prisen og evt. en genforhandling, fx når borgers udvikling medfører, at man kan gå fra to vågne nattevagter til en. Det har skabt sikkerhed for den enkelte sagsbehandler i forhold til at vide, at juraen er på plads. Samtidig har kontrakterne hegnet opgaveløsningen ind, så der er et fælles billede på tværs af kommunen og leverandørerne af de generelle vilkår for opgaveløsningen, og hvornår der skal være dialog om hvad.

Forud for indgåelse af en kontrakt er det indført, at der skal udarbejdes en socialfaglig bestilling, der udgør en vurdering og beskrivelse af borgers behov. Denne ligger til grund for valg af tilbud.

Sammen med standardkontrakten og den socialfaglige bestilling er der udviklet det, man i Faaborg-Midtfyn Kommune kalder et døgnhjul. Det er en oversigt, der beskriver borgers støttebehov alle ugens dage på forskellige tidspunkter af døgnet. Døgnhjulet danner grundlag for ydelsesbilaget i kontrakten og udgør et afsæt for den løbende dialog om borgers udvikling og støttebehov. På den måde sikres det, at borgeren hele tiden får den rette hjælp på de tidspunkter, hvor borgeren har brug for det. Inden merindskrivning skal døgnhjulet genbesøges i dialog mellem kommune og det eksterne tilbud. 

De forskellige standarddokumenter er med til at skabe systematik og sikre ensartethed i opgaveløsningen. Ligesom brugen af dem fordrer viden om, hvilke behov hos borgeren et tilbud skal dække, og hvad formålet med tilbuddet er. Sammen med den særskilte kontraktforhandlerfunktion er dokumenterne med til at give de enkelte sagsbehandlere mulighed for at fokusere på kerneopgaven.

Initiativer på socialområdet i Faaborg-Midtfyn Kommune

1. Tæt samarbejde mellem økonomiafdelingen og socialområdet om aktivitets- og økonomidata
2. Fokus på mål og progression
3. Fokus på borger frem for tilbudstype, herunder fokus i visitationen på at finde det rette tilbud til borger og fokus på mulighed for kompenserende ydelser
4. Ansættelse af kontraktforhandler
5. Brug af kontraktskabeloner
6. Socialfaglig bestilling som grundlag for kontraktindgåelse
7. Døgnhjul som afsæt for løbende dialog med tilbuddene.

Forandringer skal forankres på medarbejderniveau

Formålet med de forskellige tiltag, der er implementeret, har først og fremmest været at sikre høj kvalitet i de tilbud, som borgerne møder hos kommunen og hele tiden sikre, at kommunen har den rigtige sammensætning af tilbud. Ligesom fokus har været på at finde den bedste løsning for den enkelte borger, inden for de eksisterende rammer. Men der er ingen tvivl om, at de forskellige tiltag, der er sat i værk i Faaborg-Midtfyn Kommune, har givet økonomiske gevinster. Leder på socialområdet Rikke Frandsen siger: ”Det har hele vejen igennem været vigtigt at holde fast i, at faglighed og økonomi skal gå hånd i hånd. Vi taler her ikke om økonomi for at spare penge, vi taler økonomi for at have penge nok”.

I den løbende implementering af de forskellige tiltag, herunder særligt samarbejdet med kontraktforhandleren, er der hele tiden gjort meget ud af at have sagsbehandlerne med ombord, så formålet hele tiden har været klart for medarbejderne. Der er arbejdet på i dagligdagen at sikre sparring og at tydeliggøre, hvordan ændringerne og de mindre økonomiske gevinster, der løbende er hentet, samlet set har en stor betydning. På den måde er økonomi og faglighed blevet hinandens forudsætninger og ikke modsætninger.           

Større fokus på køb af socialfaglige ydelser og processerne omkring kontraktindgåelse har stort potentiale

Størstedelen af kommunerne oplever et stigende udgiftspres på det specialiserede socialområde og dermed et øget behov for at udvikle og omstille opgaveløsningen, så ressourcerne rækker længere. En række af de indsatser, Faaborg-Midtfyn Kommune har sat i værk, trækker tråde til den måde, man arbejder på, på indkøbsområdet i forhold til fx et fokus på standarddokumenter som afsæt for dialogen med private leverandører, kontraktforhandling mv.

Indkøbs- og økonomifunktionerne i kommunerne kan i langt højere grad, end det er tilfældet i dag, udgøre en vigtig samarbejdspartner og støttefunktion for chefer og sagsbehandlere på de store velfærdsområder, der foretager mange, komplekse og ofte dyre køb.

Med temaet ”Indkøb er en del af kerneforretningen” i den fælleskommunale indkøbsstrategi sættes der fokus på, hvordan et styrket samarbejde mellem indkøb og fagområderne kan skabe værdi, når der købes ydelser tæt på borgen.

Ca. 80 pct. af kommunernes indkøb udgøres af tjenesteydelser, herunder en lang række tjenesteydelseskøb knyttet direkte til opgaveløsningen på de store velfærdsområder. Ved at bringe indkøbsfaglige kompetencer i spil i processerne omkring køb af ydelser så som dagbehandling eller køb af pladser på bo- og opholdssteder mv., kan det betyde et kvalitetsmæssigt løft i opgaveløsningen, bedre arbejdstilrettelæggelse og øget råderum. Det handler om at sikre, at borgeren får den rigtige ydelse af den bedste kvalitet til den rigtige pris.

Det kan blandt andet sikres gennem et fokus på at bringe indkøbs- og økonomidata i spil som afsæt for at skabe overblik over kommunens leverandører, sammenligne udgifter på tværs af leverandører og tilbud, vælge leverandør samt have en dataunderstøttet dialog og forhandling med tilbuddene op til kontraktindgåelse og i kontraktperioden. Ligesom ydelsesbeskrivelser og kontraktskabeloner kan sikre ensartethed og standardisering på tværs af de mange forskelligartede køb.