Sådan kan I nå jeres mål på indkøbsområdet

Stort potentiale ved at arbejde mere systematisk med at sætte mål og følge op

Kendte mål, systematisk opfølgning og dialog om udvikling eller mangel på samme er fundamentet for at omsætte data til handling – det gælder også på indkøbsområdet. Derfor er arbejdet med at sætte lokale mål og følge op et gennemgående tema i den fælleskommunale indkøbsstrategi. Det er uafhængigt af om fokus er på de bæredygtige indkøb, på de mange og store indkøb der foretages ude på fagområderne eller på høj aftaleanvendelse og e-handel.

Stort set alle kommuner har en indkøbspolitik. En survey gennemført blandt de kommunale indkøbschefer i foråret 2021 viser dog, at det langt fra er alle steder, at der følges systematisk op på indkøbspolitikken. Det samme billede tegner sig, når det kommer til løbende udarbejdelse af ledelsesinformation på indkøbsområdet. Her svarer lige under halvdelen af de kommunale indkøbschefer, at der i deres kommune løbende udarbejdes ledelsesinformation på indkøbsområdet. For de kommuner der udarbejder ledelsesinformation gælder, at ledelsesinformationen bliver delt på både direktør-, fagchef- og institutionslederniveau.

Kommunerne sætter mål og har nøgletal for effektivisering

1/3 af de kommunale indkøbschefer giver udtryk for, at kommunens indkøbspolitik indeholder konkrete måltal.

Har I konkrete måltal i jeres indkøbspolitik?

Det drejer sig typisk om effektiviseringsmål i forhold til økonomiske gevinster, aftaleanvendelse og e-handel, men også mål for grønne og sociale hensyn, når der købes ind. Nedenfor fremgår eksempler på mål, der knytter sig til både effektivisering samt grønne og sociale forhold.

Aftaleanvendelse og e-handel er typiske nøgletal på indkøbsområdet. I denne udgave af nyhedsbrevet Råderum kan du læse mere om Aarhus Kommune, der har sat sig for at synliggøre værdien af indkøbsarbejdet på mere end den økonomiske bundlinje. Her er man begyndt også at opgøre værdi på den miljømæssige og den sociale bundlinje.

Nyhed fra Råderum om Aarhus Kommune arbejder med en tredobbelt bundlinje på indkøbsområdet.

Nyhedsbrevet giver endvidere indblik i, hvordan man i Ballerup Kommune sætter spot på, hvordan de indkøbsfaglige briller kan skabe værdi på beskæftigelsesområdet.

Nyhed fra Råderum om Hvordan kan indkøb understøtte den kortest mulige vej for borgerne mod job og uddannelse?

Hjørring og Skive Kommune klæder lederne på til at styrke indkøbet

I flere kommuner holdes der løbende dialogmøder med chefkredsen om udviklingen på indkøbsområdet ift. relevante nøgletal, herunder nye indkøbsinitiativer for at forankre indkøbsdagsordenen på tværs af organisationen. Derudover tilbydes nye ledere flere steder viden om kommunens arbejde på indkøbs- og udbudsområdet.

I Hjørring Kommune måles løbende på udviklingen i compliance og e-handel. Af de rapporter, der rundsendes til ledere i organisationen, fremgår besparelsespotentialet, hvis man havde købt aftaledækkede varer. Ligesom det fremgår, hvad der kunne opnås i procesbesparelser, hvis man havde e-handlet alle relevante produkter. På den måde gøres det meget tydeligt, hvad kommunen går glip af ved at have en mindre hensigtsmæssig indkøbsadfærd.

Det handler om at skabe en nysgerrighed omkring de tal, der præsenteres, og få fortalt historien om tallenes relevans. Hvilket også er baggrunden for, at nogle kommuner i den ledelsesinformation, der vedrører indkøb, sammenligner udvikling på tværs af forvaltninger og institutioner.

Som led i at få lederne til aktivt at forholde sig til indkøbsadfærden på deres område, skal lederne i Skive Kommune fire gange årligt som en del af ledelsestilsynet forholde sig til brugen af kommunens indkøbsaftaler og e-handelsprocenten på deres område og aktivt tage stilling til eventuel indsats/opfølgning. Fremadrettet vil lederne også skulle forholde sig til antallet af småfakturaer. Dette giver løbende anledning til dialog mellem indkøbsfunktionen og de forskellige fagområder.

Indkøbsadfærden decentralt er afgørende for at flytte indkøbet

83 pct. af de kommuner, der tilkendegiver, at der løbende udarbejdes ledelsesinformation, giver udtryk for, at der følges op decentralt i forhold til kontorer/institutioner, der ligger lavt på de parametre, hvor der udarbejdes ledelsesinformation.

Opfølgningen decentralt består i, at der tages kontakt til den enkelte institution. Det er typisk ved et møde, hvor fokus er på udviklingen på de enkelte nøgletal og dialog om, hvad der kendetegner hensigtsmæssig indkøbsadfærd.

Det afgørende er at tydeliggøre, hvad der skal til for at flytte indkøbet i den ønskede retning, så nøgletallene ikke bare bliver tal, som man på den enkelte daginstitution eller plejecenter ikke rigtig ved, hvad man skal gøre ved. I Aarhus Kommune rundsendes indkøbsrapporter til de enkelte forvaltninger med overblik over udviklingen på en række nøgletal. Samtidig gives der inspiration til, hvordan man decentralt kan arbejde med at styrke indkøbsadfærden ift. at fastholde en udvikling og realisere de potentielle gevinster. Det handler bl.a. om at oprette lister over de varer, der købes mest af (favoritlister), samle indkøbet i større ordre, udpege indkøbsansvarlige mv.

Systemunderstøt og organiser jer til en hensigtsmæssig indkøbsadfærd

E-handel er attraktivt, da e-handel er et redskab, der minimerer ressourceforbruget særligt ifm. priskontrol, fakturabehandling og bogføring. Transaktionsomkostningerne forbundet med at købe ind er således langt lavere, hvis indkøbet foregår via kommunens e-handelssystem. Ligesom e-handel kan understøtte højere aftaleanvendelse.

Stort set alle kommuner har et e-handelssystem, og 90 pct. af de kommunale indkøbschefer giver da også udtryk for, at udviklingen i brugen af e-handel på tværs af organisationen løbende følges. Derfor gennemføres der også mange steder undervisning i brugen af e-handelssystemet - både i form af holdundervisning og nogle steder også som sidemandsoplæring. Her er fokus på formålet med at e-handle, herunder ift. tid, priser og sikkerhed for rigtige vilkår.

Retningslinjer for organisering af indkøbsopgaverne er en anden måde at understøtte specialisering og forankre viden om indkøbsopgaven på decentralt. Knap 30 pct. af indkøbscheferne svarer, at man hos dem har retningslinjer for, hvordan centre/kontorer/institutioner mv. skal organisere sig om indkøbsopgaven. Her angiver langt de fleste, at man har fokus på at samle indkøbet om få medarbejdere, der har adgang til at købe ind og dermed opnår et indgående kendskab til kommunens aftaler og brugen af e-handelssystemet.

Tre gode råd til arbejdet med at omsætte mål til handling

1. Sikker tydelig kobling mellem mål og nøgletal
2. Sikker kommunikation og oversættelse af mål og nøgletal til relevante ledere
3. Sikre at relevante medarbejdere kender nøgletallene og ved, hvad der skal til for at påvirke nøgletallene i en positiv retning