Aarhus Kommune arbejder med en tredobbelt bundlinje på indkøbsområdet

Stærk indkøbsmuskel kan præge markedet

Aarhus Kommune vedtog i 2018 en indkøbs- og udbudspolitik med fokus på flere bundlinjer. Udover at få mest muligt for pengene, så er målsætningen, at de kommunale indkøb også skal bidrage til bæredygtighed og social ansvarlighed.

Aarhus Kommunes indkøbs-og udbudspolitik 2018 (PDF)

Aarhus Kommune køber ind for ca. 7 mia. årligt. Med denne indkøbsmuskel har Aarhus Kommune mulighed for at præge markedet, de lokale leverandører og borgerne samt skabe stordriftsfordele, når der stilles bestemte krav i de indkøbsaftaler, som indgås for alle kommunens afdelinger.

Udover det økonomiske perspektiv, som naturligt er i fokus i arbejdet på indkøbsområdet, kan indkøb være en løftestang for de ambitioner og prioriteringer en kommune har på en række dagsordener, herunder ift. sociale og bæredygtige hensyn. Indkøb går på tværs af alle afdelinger i kommunen og kan derfor bære disse dagsordener ud i organisationen og præge alle områder – fra indkøb af bleer i vuggestuen til anlæg af nye veje.

De tre bundlinjer i Aarhus Kommune

1. Den økonomiske bundlinje
Den økonomiske bundlinje handler om at få mest for pengene ud fra en totaløkonomisk betragtning. Det kan både omhandle pris, mængde, kvalitet, produktets levetid, forventede omkostninger til drift mm.

2. Den bæredygtige bundlinje
Den bæredygtige bundlinje skal understøtte kommunens mål om at være CO2-neutral i 2030 og beskytte miljøet. Det omhandler bl.a. krav til leverandørerne om en miljøvenlig værdikæde fra fremstilling til bortskaffelse af produkter, genbrug, deleøkonomi, klimavenlig transport, teknologiske løsninger mm.

3. Den sociale bundlinje
Indkøb skal bidrage til social ansvarlighed gennem bl.a. krav om overholdelse af internationale konventioner om tvangsarbejde, børnearbejde og arbejdsmiljø, forhindring af social dumping og inklusion af langtidsledige på arbejdsmarkedet.

De tre bundlinjer forankres organisatorisk

”At indkøbsområdet kan bidrage til mere end den økonomiske bundlinje, har vi og flere kommuner arbejdet med i flere år. I Aarhus Kommune har vi nu sat turbo på denne proces og forankret den systematisk i organisationen via vores udbudsprocesser”, siger Sandra Enevoldsen, der er sektionsleder i Aarhus Kommune.

Ved hver ny udbudsrunde samles contract manager, udbudskonsulenten og én fuldtidsansat bæredygtighedskonsulent med øvrige kollegaer til et strategimøde for at drøfte, hvordan det givne udbud bedst muligt kan bidrage til økonomisk, miljømæssig og social ansvarlighed.

Som noget nyt er der i foråret 2021 udarbejdet en rapport, der skaber overblik over mål og resultater ift. de tre bundlinjer - dokumenteret gennem data og cases. Her har man f.eks. opgjort CO2-aftrykket af kommunens fødevareindkøb og som følger af kommunens transport. Rapporten er blevet taget rigtig godt imod på direktørniveau, og det er tanken, at rapporten opdateres to gange årligt. Fremadrettet skal rapporten deles bredere i organisationen med henblik på at skabe opmærksomhed og dialog om muligheden for at bruge indkøb som greb til at skabe værdi på tværs.

Den nye møbelaftale: Når de tre bundlinjer kommer i spil

I 2020 vedtog Aarhus Kommune en møbelstrategi med fokus på de tre bundlinjer, og i den forbindelse udviklede kommunen en e-handelsportal til indkøb af kommunens egne brugte møbler.

På den bæredygtige bundlinje var der fokus på at genbruge flere af de allerede indkøbte møbler. Fx blev 150 overskudsmøbler fra Rådhuset fragtet til skoler, dagtilbud og bofællesskaber, hvor de fik nyt liv. Portalen fungerer som DBA, hvor kommunens medarbejdere selv står for annoncer, kontakt, afhentning mm. 

På den økonomiske bundlinje var målet at reducere køb af nye og dyrere møbler og øge aftaleoverholdelsen (compliance) på køb af nye møbler. Derfor fik 20 eksterne leverandører, som Aarhus Kommune har aftaler med, adgang til platformen. Her var tanken, at hvis nye møbler købes, skulle det være via kommunens indkøbsaftaler.

På den sociale bundlinje var det et krav, at 10% af omsætningen skulle gå til beskæftigelsesansættelser eller socialøkonomiske virksomheder (SØV). Dvs. hvis Møbelleverandør A sælger for 5,5 mio. kr. til Aarhus Kommune, skal 500.000 kr. bruges ved en SØV eller til at beskæftige personer på kanten af arbejdsmarkedet i 2.500 timer (arbejdstime værdisat til 200).

Aarhus grønne succeshistorie: Gamle møbler får nyt liv i Aarhus Kommune

Måling, opfølgning og samarbejde på tværs

Kommunen kan – naturligvis – kun stille krav i indkøbsaftalen inden for aftalens kontraktperiode, men samarbejder ofte på tværs både før, under og efter den givne indkøbsaftale:

”Da vi f.eks. så et potentiale for at beskæftige personer på kanten af arbejdsmarkedet i vores rengøringsaftaler, fik vi hurtigt jobcentret med i udarbejdelse af kravene i aftalen for at tilpasse forløbet bedst muligt til de langtidsledige. Ift. opfølgning og måling af effekten har jobcentret også bedre muligheder for at følge de ansatte i forløbet efter kontraktperiodens udløb. Det giver et bedre indblik i de langvarige effekter af indkøbsaftalen”, fortæller Sandra Enevoldsen.

Derudover videreudvikler kommunen metoder til måling af indkøbsaftalernes klimaaftryk, herunder mere præcise målinger af CO2-aftrykket ved kommunens indkøbsaftaler på bl.a. fødevarer, transport og bygninger.

Synergi mellem byråd og indkøbere

Aarhus Kommune har en ambitiøs målsætning om at være CO2-neutral i 2030 – og her er det i byrådet besluttet, at indkøb skal spille en vigtig rolle.

Et øget fokus på flere bundlinjer kan sætte indkøbernes kompetencer under pres, og her har en forandringsvillighed i hele organisationen været vigtig, understreger Sandra Enevoldsen:

”Det har været afgørende med et gå-på-mod på tværs af medarbejdere i kommunen til at arbejde med de tre bundlinjer; fra byrådets ambitiøse klimamål til de enkelte indkøberes forandringsvillighed. For indkøberne er det jo et nyt felt – de har jo oftest været vant til at arbejde med den økonomiske bundlinje - men de oplever, at de kan gøre en forskel på flere områder end hidtil, og det motiverer dem.”

De tre bundlinjer har også fået vist sig på andre indkøbsaftaler i kommunen, herunder indkøbsaftaler vedrørende genanvendeligt madaffald, kloakservice, grønne områder m.fl.

Hvis I overvejer at arbejde med flere bundlinjer på indkøbsområdet i jeres kommune, kontakt gerne Sandra Enevoldsen på 41 85 41 22 eller saene@aarhus.dk