Retningslinje skærper opmærksomheden på eksternt konsulentforbrug i hverdagen

I forbindelse med økonomiaftalen for 2021 blev det aftalt, at kommunerne skulle reducere det eksterne konsulentforbrug.

Svendborg Kommune er et eksempel på en af de kommuner, som i en årrække har arbejdet med lokale tiltag for at sætte fokus på brugen af eksterne konsulenter, og det har resulteret i et generelt skærpet fokus på hvornår der bruges eksterne konsulenter.

Ifølge Martin Fuglkjær Møller, afdelingsleder i Svendborg Kommune, har der i flere år havde været en naturlig politisk opmærksomhed omkring, hvordan og meget hvor kommunen bruger eksterne konsulenter.

”Politikerne har jo en generel interesse i, at vi får mest mulig kvalitet for pengene til gavn for borgerne. Så konsulentforbruget har været noget, de har sat fokus på over en længere periode” siger Martin Fuglkjær Møller. Han uddyber, at det med udgangspunkt i budgetforliget for 2019 resulterede i, at forvaltningen konkret har omsat den politiske interesse for konsulentforbruget til et fokus i hverdagen i hele organisationen ved at udarbejde retningslinjer for køb af eksterne konsulentydelser.

Beløbsgrænse skaber fokus

Helt centralt er det, at kommunen, i tillæg til de allerede eksisterende udbudsregler, har fastsat en politisk vedtaget grænse på 150.000 kr.

Det vil sige, at alle sager med køb af konsulentydelser på 150.000 kr. eller derudover skal forelægges fagudvalget til politisk godkendelse. Det respektive fagudvalg skal oplyses om konsulenttype, formål, anvendelse af rammeaftalen og det årligt forventede konsulentforbrug – og med de oplysninger kan de så træffe beslutning om, hvorvidt der må anvendes eksterne konsulenter.

”Beløbsgrænsen betyder, at politikerne får et bedre indblik i hvornår og hvorfor administrationen vurderer at det er mest hensigtsmæssigt at opgaven løses eksternt”, siger Martin Fuglkjær Møller.

Beløbsgrænsen fungerer således som et værktøj til at fastholde mind settet i hele organisationen og til at sætte fokus på, hvilke eksterne konsulentydelser, der er behov for.

Beløbsgrænse kan indledningsvist give bøvl i praksis

Ifølge Martin Fuglkjær Møller har de forskellige forvaltninger taget godt imod retningslinjerne for indkøbet af eksterne konsulenter. Men set i bakspejlet ville han måske med den viden, som han har i dag, have grebet opgaven lidt anderledes an, hvis han skulle have lavet retningslinjerne om.

I Svendborg Kommune har de anlagt en bred definition af, hvad ’eksterne konsulentydelser’ dækker over. Det betyder, at stort set alle typer af konsulenter er omfattet, og deres fokus er således også bredere end, hvad der er aftalt at fokusere på i aftalen mellem staten, Danske Regioner og KL (se definitionen i artikel 1).

”Dengang valgte vi at gå efter en bred konsulentdefinition – og det har selvfølgelig også betydet, at vi har forholdt os kritisk til konsulentforbruget over en bred kam. Men det betyder også, at der har været en del spørgsmål i starten om, hvem der var omfattet, som har fundet et mere naturligt leje i dag – og derudover så er der f.eks. også sager, som skal op på fagudvalgsmøderne alene på grund af beløbsgrænsen. Det kan man selvfølgelig overveje fremadrettet, om det er hensigtsmæssigt, eller om det er noget, der skal justeres”, siger Martin Fuglkjær Møller.

Ifølge Martin Fuglkjær Møller er kommunens eksterne konsulentforbrug i det hele taget noget, de vil holde fokus på fremadrettet ved fx at lave årlige statusopgørelser på forbruget. De årlige statusopgørelser skal være med til at holde et kontinuerligt fokus i hele organisationen på baggrunden for at anvende eksterne konsulenter. 

Læs Svendborg Kommunes retningslinjer herunder