Dataoverblik: Før kunne vi se, at tingene skred, nu kan vi præcist se, hvor problemerne opstår
I Assens Kommune har de vendt et merforbrug på Social- og sundhedsområdet ved at bruge økonomiske aktivitetsdata som et aktivt styringsværktøj i hverdagen.
Siden 2017 har der i Assens Kommune været et skærpet fokus på at sikre valid ledelsesinformation til brug gennem hele ledelses-og styringskæden i organisation for at understøtte den økonomiske styring af kommunens aktiviteter. Det skyldes ifølge økonomikonsulent Henrik Egedorf, at kommunen stod i en svær økonomisk situation:
”Vi brugte simpelthen penge, vi ikke havde. Der måtte vi trække os selv op ved håret og finde ud af, hvad vi skulle gøre. Vi vidste overordnet, hvordan det så ud, men vi havde behov for at komme et spadestik dybere ned for at finde løsningen og gøre det operationelt”, siger Henrik Egedorf.
Økonomikonsulent Henrik Egedorf fortæller, at kommunen tilkøbte KMD Nexus data for at kunne arbejde mere med aktivitetsstyringen på sundhedsområdet, som var ét af de områder, hvor udgifterne steg.
”Vi havde tidligere et ledelsesinformationssystem, som gav os nogle meget usikre data at arbejde med. Det betød, at vi ofte startede vores drøftelser i organisationen med at diskutere, hvad det rigtige tal var i stedet for at diskutere, hvad vi kunne gøre ved det”, siger Henrik Egedorf.
Det nye fagsystem gjorde det muligt for økonomifunktionen at arbejde med aktivitetsbaseret økonomistyring, dvs. at man nu havde data på mængder, timepriser og lønudgifter på de konkrete ydelser ned på individniveau.
Data viste stort merforbrug
Data viste overordnet set et merforbrug på over 100 mio. kr. i perioden fra 2017-2019 på Social- og sundhedsområdet. Det understregede behovet for en opbremsning for at bringe budgettet i balance, og der var derfor høj grad af ledelsesmæssig fokus på at vende udviklingen.
Figur 1: Budgetoverskridelse på Social- og sundhedsområdet i Assens Kommune
Med det tilkøbte data var det nu muligt for økonomifunktionen at indskrænke på hvilke områder, indenfor social og sundhedsområdet, budgetoverskridelserne opstod. Det gav afsæt for at indlede en dialog med fagområdet for at finde ud af, hvordan de kunne rette op på udviklingen i fællesskab.
Data blev samlet i en rapport, som myndighedslederen kunne trække uge for uge for at holde øje med udviklingen, og hvis der opstod udfordringer eller spørgsmål til rapporterne, var der kort afstand til økonomifunktionen, som hurtigt kunne afklare spørgsmålene.
Rapporten viste, at en af udfordringerne opstod i visitationen af timer i hjemmeplejen, hvor der i 2018 indtil uge 39 konsekvent blev visiteret flere timer, end hvad der oprindeligt var budgetteret med, jf. figur 2.
Figur 2: Diskrepans mellem visiterede og budgetterede timer i hjemmeplejen i Assens Kommune
Figur 2 illustrerer, at synligheden omkring budgetoverskridelserne resulterede i, at der efter uge 39 ikke blev visiteret flere timer, end der var budgetteret med.
Det fik myndighedslederen til, i samspil med medarbejderne, at gennemgå visitationen af timer til de enkelte borgere og sætte ind der, hvor der var mulighed for at omprioritere. Derudover tog hun et print af udviklingen uge for uge, som hun hængte op hos visitatorerne. Det skabte en fælles opmærksomhed omkring at revurdere, hvordan timerne blev fordelt. Samlet set betød det, at visitatorerne fra uge 39 holdt sig indenfor budgettet.
Derfor kunne de vende udviklingen
Henrik Egedorf beskriver, at Assens Kommune er lykkedes med at vende udviklingen på social og sundhedsområdet, fordi der har været en ledelsesmæssig opbakning og vilje. Det har desuden været et spørgsmål om timing, hvor de fik det rette værktøj på det rette tidspunkt, og at myndighedslederen var moden til at tage ejerskab og bruge det aktivt i hverdagen. Det har også krævet et tæt samarbejde mellem økonomifunktionen og myndighedslederen, hvor der er respekt for forskellige fagligheder og roller.
”Det er altid myndighedslederen, der bestemmer – det respekterer jeg altid. Nogle gange siger de ’nå’, når jeg kommer med nogle analyser, men så kommer de ofte tilbage og efterspørger mere data. Så det handler lidt om, at vi som økonomifunktion sår nogle frø, og at vi laver det, som de synes er interessant og støtter op, når de beder om det”, fortæller Henrik Egedorf.