Datainformeret ledelse booster den faglige og økonomiske
Et genopretningsprojekt i Gladsaxe Kommunes Familieafdeling kickstartede en transformation af den faglige og økonomiske styring. Resultatet ses tydeligt på den økonomiske bundlinje og ikke mindst ved højere fastholdelse og lavere sygefravær blandt medarbejderne.
Startskud: En brændende platform
I 2017 havde Familieafdelingen i Gladsaxe Kommune store udfordringer med at overholde budgettet og styre et stigende udgiftsniveau, der skyldes en tilvækst i både antallet af sager og den gennemsnitlige udgift pr sag. Eksempelvis steg udgifter til foranstaltninger til børn og unge fra 128 mio. kr. i 2016 til 156 mio. kr. i 2017.
Gladsaxe Kommune igangsatte derfor et genopretningsprojekt i samarbejde mellem Familieafdelingen, Økonomi og Analyse i Børn- og Kulturforvaltningen og den centrale Økonomienhed. Formålet var at genoprette økonomien på området, samt styrke den faglige og økonomiske styring.
Vi manglede et validt værktøj at styre efter, som kunne vise os fakta, fremfor at styringen var baseret på fornemmelser og tilfældige opdagelser.
På baggrund af en analyse af Familieafdelingens arbejdsgange, udgifter og aktiviteter blev der udformet en handleplan for genopretningen. Dernæst blev der igangsat en række tiltag, der bl.a. omfattede tværfaglig gennemgang af de dyreste sager, ændret anbringelsesstrategi, månedlig sagsopfølgning samt gennemgang af eksterne tilbud og hjemtagning.
Et centralt led i genopretningsplanen var derudover at styrke ledelsesinformationen og brugen af data på området for at skabe et mere klart og systematisk overblik over aktiviteter samt den disponerede økonomi og det faktiske forbrug på både område-, team- og sagsniveau.
For at styrke ledelsesinformationen på området indgik Familieafdelingen et samarbejde med Gladsaxe Kommunes enhed for datadrevet forretningsudvikling om udvikling af BI-rapporter, der visualiserer en række centrale data på området. For at sikre at rapporterne imødekom Familieafdelingens behov og ønsker, omfattede forløbet en række testfaser, hvor ledere og medarbejdere afprøvede beta-versioner af rapporterne og gav feedback.
Rapporter, der understøtter både ledelse og medarbejdere
På baggrund af samarbejdet er der blevet udarbejdet rapporter, der skaber overblik over de mest centrale data i en styringsmæssig optik – herunder:
- Sygefravær
- Underretninger
- Budget, disponerede udgifter og det faktiske forbrug for forskellige indsatser - bl.a. forebyggende ydelser og
- Socialpædagogisk Team (SEL § 52)
- Sagsoverblik for de enkelte rådgivere – dvs. overblik over aktiviteter og udgifter på sagsniveau.
Vi indså, at ikke kun ledelsen skal kunne tilgå rapporterne, men også de rådgivere som dagligt arbejder med familierne. Dette med henblik på at inddrage rådgiverne og gøre dem mere bevidste om en sags samlede udgifter.
Rapporterne anvendes bl.a, af ledelsen på Familieområdet, og dels af de enkelte teamledere og rådgivere i den løbende sagsopfølgning. Eksempelvis anvendes sagsoverblikket for den enkelte rådgiver som udgangspunkt for en drøftelse mellem teamlederen og rådgiveren, om hvorvidt der er tilstrækkelig sammenhæng mellem udgifter og resultater i de enkelte sager. Eksempler på disse rapporter ses nedenfor.
Figur 1: Eksempel på overblik over en rådgivers sager
Figur 2: Eksempel på overblik for en enkelt sag
Resultater på bundlinjen og større økonomisk bevidsthed
Via det samlede genopretningsprojektet har Gladsaxe Kommune formået at vende økonomien på Familieområdet 180 grader. Økonomien på området har således bevæget sig fra at være præget af store budgetoverskridelser, til at der nu er balance.
Rapporterne er meget visuelle, og både ledere og rådgivere har fået et fælles blik ind i økonomien, som kan give grundlag for fælles refleksion over forholdet mellem økonomi og faglighed.
Fordi data er blevet mere tilgængelig og integreret i arbejdsgangene på alle ledelsesniveauer, har Familieafdelingen opnået en styrket faglig og økonomisk styring. Dette kommer især til udtryk ved, at styringen er blevet mere offensiv, hvor ledelsen i højere grad kan forudse budgetmæssige udfordringer og handle rettidigt.
Et andet centralt resultat er, at der er sket en kulturforandring, hvor rådgiverne i Familieafdelingen har fået en større økonomisk bevidsthed. Det betyder, at de har fået en skærpet opmærksomhed på at sikre, at der er sammenhæng mellem omkostninger til en given indsats og effekten for familien. Derudover har Familieafdelingen formået at øge medarbejderfastholdelsen og sænke sygefraværet.
Hvordan er Gladsaxe Kommune lykkedes?
Et stort og kontinuerligt fokus på genopretningsprojektet, herunder arbejdet med ledelsesinformation, har været afgørende for kommunens succes. Fokus er bl.a. blevet fastholdt ved:
- Løbende italesættelse af formål og proces
- Økonomimøder hver 14. dag mellem økonomifunktion og ledelse i Familieafdelingen
- Faglig og økonomisk sagsgennemgang med alle rådgivere hver måned
- Tæt samarbejde mellem henholdsvis økonomifunktionen og teamledere og rådgivere i Familieafdelingen.