Ny fælleskommunal indkøbsstrategi skal skabe råderum og understøtte bæredygtige løsninger

Stor indkøbsvolumen forpligter

Hver eneste dag har kommunerne behov for at købe varer og ydelser til hele den kommunale servicesektor. På et år løber kommunernes indkøb samlet set op i ca. 100 mia. kr. Det gælder alt fra mælk i daginstitutionerne til forløb for langtidsledige borgere. Sat lidt på spidsen, er der foretaget et indkøb hver eneste gang, en kommune bruger penge.

En samlet indkøbsvolumen som den kommunerne præsterer, giver kommunerne en motor til at fremme de dagsordener, der betyder noget for borgerne. Det handler eksempelvis om høj kvalitet i den kommunale service og bæredygtige samt klimavenlige løsninger.

Fælleskommunal indkøbsstrategi 2020-2024

KL’s bestyrelse vedtog ved udgangen af februar i år en ny fælleskommunal indkøbsstrategi, der er kommunernes fælles pejlemærke for udviklingen af indkøbsområdet frem mod 2024.

• I den nye strategi sættes fokus på tre temaer:
• Bæredygtigt indkøb
• Indkøb er en del af kerneforretningen
  Professionalisering af indkøb.

Strategien rummer 20 målsætninger for det fremadrettede arbejde med indkøb på tværs af hele den kommunale organisation. Strategien er målrettet alle ledere og medarbejdere i en kommune, da langt størstedelen af de kommunale indkøb foretages decentralt.

KL's fælleskommunal indkøbsstrategi 2020-2024 (PDF)

Figur 1. Andel indkøb og forbrug i kommunale enheder

Kilde: Det kommunale indkøbssamarbejde, data for forbrug hos eksterne samarbejdspartnere i 2018 baseret på EAN-numre (ekskl. de 6 største kommuner), N=92.

Med indkøbsstrategien sættes en ny retning for kommunalt indkøb, hvor kommunerne i langt højere grad skal kaste deres blik på de tjenesteydelser, så som f.eks. køb af uddannelsesforløb eller rådgivning, der genererer forbrug og indkøb i kerneforretningen, bl.a. in­denfor velfærdsområderne. Dette med henblik på at sikre fortsat udvikling af opgaveløsningen, samt at pris og ydelser matcher i hele kontraktperioden.

Tema 1: Bæredygtigt indkøb

Indkøbsstrategien skal understøtte kommunerne i at tænke i bæredygtige løsninger, når der købes varer og tjenesteydelser, der hvor det giver mening lokalpolitisk. De kommunale indkøbsfunktioner kan i den grad bidrage til rammer, der understøtter, at medarbejdere køber ind på en måde, hvor politiske beslutninger efterleves. Det gælder f.eks. målsætninger om reduceret brug af plast, CO2-nedbringelse, øget økologi eller at fokus på genanvendelse.

Kommunerne har i årevis arbejdet på at fremme den bæredygtige omstilling - både lokalt, men også i fællesskab gennem f.eks. SKI og initiativer som Partnerskab for Offentlige Grønne Indkøb. I artiklen ”Når bæredygtige valg skaber råderum” kan du læse konkrete eksempler på kommunale indkøb af bæredygtige løsninger, der samtidig har været en god økonomisk investering. Odense Kommune har f.eks. opnået en besparelse på 1,5 mio. kr. årligt i forbindelse med indkøb af beklædning, hvor bæredygtighed blev brugt som tildelingskriterium.

Denne type eksempler er der mange af, og der skal i strategiperioden bl.a. arbejdes for at understøtte kommunernes bæredygtige indkøb, samles op på de eksisterende erfaringer samt opdateres og udvikles værktøjer og metoder til at måle effekterne af de bæredygtige indsatser.

Tema 2: Indkøb er en del af kerneforretningen

En gennemsnitskommune køber tjenester såsom håndværkerydel­ser, pladser på bo- og opholdssteder, uddannelse og kurser for gen­nemsnitligt 700 mio. kr. årligt. Vareindkøb udgør i gennemsnit 200 mio. kr. om året.

Med den nye indkøbsstrategi sættes sejl mod næste skridt i professionaliseringen af kommunernes forbrug og indkøb. Det handler om i endnu højere grad end hidtil at bruge de indkøbsfaglige kompetencer i kerneforretningen, hvor størstedelen af kommunernes for­brug og indkøb foretages. For på den måde fortsat at skabe økonomisk råderum uden ændring i kvalitetsniveauet, så kommunerne kan håndtere det stigende antal ældre og de stigende krav til serviceniveauet. Men også for løbende at bidrage til bedre arbejdsgange og udvikling af opgaveløsningen.

En række kommuner har allerede erfaringer med at bringe indkøbsfaglige kompetencer i spil, når fagområderne køber tjenesteydelser, herunder også borgerrettede ydelser. Læs eksempler på, hvordan kommuner på forskelligvis arbejder med at bringe indkøbsfaglige kompetencer i spil, når der købes ind på fagområderne i artiklen ”Indkøb skal skabe værdi i kerneforretningen”.

Tema 3: Professionaliseringen af kommunernes indkøb skal fortsættes

Kommunerne har i den grad professionaliseret deres arbejde med indkøb gennem de sidste mange år, hvilket også har resulteret i væsentlige effektiviseringsgevinster. Fokus har været på fælles aftaleindgåelse i SKI og indkøbsfællesskaberne, bedre kontraktstyring, øget aftaleanvendelse, intern organisering af indkøbsopgaven, digitalisering og e-handel mv.

Langt størstedelen af de kommunale indkøb foretages af medarbejdere, der ikke har som kerneopgave at købe ind – fx socialrådgivere, lærere og pædagoger. Indkøb foretages typisk som led i at varetage kerneopgaven, hvad enten det er sagsbehandling på et fagområde eller pasning af børn på en daginstitution. Derfor er der også i kommunerne et voksende fokus på indkøbsadfærden på tværs af hele organisationen. En væsentlig forudsætning for at fortsætte professionaliseringen af kommunernes indkøb er, at indkøbsadfærden fortsat styrkes både centralt og decentralt for derved at reali­sere råderum til velfærd.

En fortsat professionalisering af de klassiske indkøbsopgaver i kommunerne er på samme tid en forudsætning og katalysator for, at indkøbsområdet kan bidrage til at understøtte udviklingen af opgaveløsningen på de enkelte fagområder og bæredygtige løsninger. Læs mere om kommunernes arbejde med at professionalisere indkøbsområdet i artiklen ”Professionalisering af indkøb er vejen til økonomiske og kvalitetsmæssige gevinster”.

Handleplan skal sikre, at målsætninger i indkøbsstrategien opnås

De initiativer, der skal understøtte implementeringen af den fælleskommunale indkøbsstrategi, vil blive beskre­vet i en handleplan, som udgives i maj 2020. Handleplanen er relevant for ledere og medarbejdere i hele den kommunale organisation, da indkøbsstrategien er en strategi, der adresserer indkøb og indkøbsadfærd i hele kommunen.

Læs mere om strategien og find cases.

5 gode råd til at få indkøb på dagsordenen

1. Opstil mål for indkøbsarbejdet og kommuniker dem bredt i organisationen
2. Følg løbende op på mål og forbrugsmønstre via ledelsesinformation
3. Synliggør gevinsterne ved at arbejde professionelt med indkøb på tværs af organisationen
4. Hav dialog om forbrugsmønstre og potentialer med alle relevante ledere og medarbejdere
5. Forankrer og skab en struktur for samarbejdet om indkøbsopgaven på tværs af organisationen.