Et fokus på opfølgning i arbejdet med effektiviseringer sikrer færre ’luftprojekter’ uden reelle gevinster

En ændring i fortællingen om effektiviseringer

Aarhus Kommune har gennem mange år arbejdet med effektiviseringer, men for ca. fem år siden skete et skift i måden hvorpå kommunen tænker og arbejder med effektiviseringer.

Et væsentligt element var en ændring i fortællingen om effektiviseringer, og hvordan organisationen ikke skal forstå effektiviseringer som koblet sammen med besparelser og serviceforringelser.

I Aarhus Kommune handler effektiviseringer først og fremmest om at sikre størst mulig effekt af ressourcerne, og det har derfor været vigtigt at få vendt incitamenterne rigtigt, hvor gevinsterne bliver ude i afdelingerne, så der skabes pålidelige projekter og reelle forandringer. Fokus er derfor på samarbejde på tværs og mere enkelthed i arbejdet med effektiviseringer.

Mere stabilitet og større gennemsigtighed

Hvert år siden 2015 har Aarhus Kommune derfor udarbejdet effektiviseringskataloger, og fra 2016 også opfølgninger på gevinsterne fra effektiviseringskatalogerne.

For Aarhus Kommune handler effektiviseringskatalogerne og -opfølgningerne om at synliggøre målsætningen i den økonomiske politik om at kunne effektivisere for 1 pct. om året. Målsætningen om at effektivisere 1 pct. om året gælder uafhængigt af, om der i øvrigt skal gennemføres besparelser på et område, hvilket fx kan komme som et ekstra krav efter budgetforhandlingerne.

Det er derudover besluttet i den økonomiske politik, at der hvert andet år skal findes finansiering til kommunens demografiske budgetmodeller, hvilket svarer til 0,75% af de decentrale rammer om året, som forventes indhentet via effektiviseringsprojekter. Via disse mekanismer afkobles effektiviseringsarbejdets gevinster fra budgetprocessen i den direkte forstand, mens man samtidigt får løst udfordringer med finansieringen til det demografiske pres.

Anders Winnerskjold (S), byrådsmedlem udtaler ”Det handler om at få skabt stabilitet i processen omkring arbejdet med effektiviseringer. Det kører og vi ved at der skal effektiviseres, hvilket giver ro i organisationen til rent faktisk at gennemføre effektiviseringerne. Derudover giver opfølgningsarbejdet en langt bedre gennemsigtighed både til organisationen, men i særdeles også til os politikere, og ikke mindst til borgerne.”

Effektiviseringskataloger og gevinstrealisering

Effektiviseringskatalogerne indeholder forskellige projekter, der oplyser de forventede økonomiske gevinster gennem effektiviseringer, hvor opfølgningskatalogerne samler op og viser hvad der reelt er effektiviseret for, ligesom de giver en status på projekterne og evt. forklaringer på, hvis gevinsterne ikke er realiseret.

For hvert projekt bliver der udarbejdet en business case, hvor det bliver synliggjort at der skal være økonomiske gevinster indenfor de første fire år, hvor også omkostninger ved at gennemføre projekterne bliver medtaget.

”Udover at det er et krav at projektlederne udarbejder business cases og efterfølgende synliggør gevinsterne, handler opfølgningen også om at stille projektlederne og i sidste ende økonomicheferne til ansvar for gevinstrealiseringen. På den måde får vi en opdragende effekt ind i organisationen, hvor det ikke bare bliver til luftprojekter.” fortæller Peter Pedersen, Økonomidirektør for Aarhus Kommune.

Det er projektlederne, der følger op indtil enten de udvalgte projekter fra effektiviseringskatalogerne er fuldt ud realiseret eller tilfredsstillende sandsynliggjort, hvor projekternes status i sidste ende bliver vurderet af økonomicheferne i fællesskab.

Gevinstrealisering er således et vigtigt fokus for Aarhus Kommune i jagten på at skabe råderum. For at understøtte effektiviseringsdagsorden yderligere har Aarhus Kommune udarbejdet et værktøj til ledelsesinformation, der giver overblik over effektiviseringsgevinsterne.

Værktøjet indeholder præcis de samme tal som effektiviseringskatalogerne, men giver mulighed for at se de samlede gevinster pr. år fordelt på afdeling og område samt i et flerårigt perspektiv. 

Det organisatoriske set-up i arbejdet med effektiviseringer

I Aarhus Kommune er arbejdet med effektiviseringer løsrevet fra budgetprocessen. Forslagene til effektiviseringer bliver lagt frem til byrådet, men det er ikke politikerne der beslutter hvilke projekter der skal gennemføres.

Det er typisk ude i magistratsafdelingerne idéerne til effektiviseringsprojekter opstår. Det er økonomicheferne, der er ansvarlige for at få beskrevet de enkelte projekter, der er arbejdet på i regnskabsåret. På den baggrund fremsendes beskrivelserne til byrådet i forbindelse med regnskabsaflæggelse.

”Det skaber forankring ned gennem organisationen, at det er de enkelte magistratsafdelinger, der selv melder projekterne ind. Det giver større ejerskab og ansvar for at gennemføre projekterne, nu hvor incitamenterne vender rigtigt, siden gevinsterne bliver ude i afdelingerne.” udtaler Erik Friisgaard, Økonomichef for Kultur og Borgerservice.

Det er Borgmesterens Afdelings opgave at samle og formidle effektiviseringskatalogerne, hvilket som en del af regnskabsaflæggelsen skaber en synlighed for byrådet – og i sidste ende borgerne – om der reelt sker en effektivisering.

På den måde har Aarhus Kommune fået skabt et organisatorisk set-up omkring arbejdet med effektiviseringer, der forankrer effektiviseringskatalogerne ned gennem styringskæden. Det kan samtidig kun lade sig gøre fordi politikerne har tillid til, at organisationen udmønter den økonomiske politik om 1 pct. effektiviseringer om året.