Hvad kendetegner fremtidens økonomifunktion?

Nyt økonomisk råderum skal fortsat komme indefra

Med en ny regering og økonomiaftale for 2020 er rammen omkring kommunernes budgetter for 2020 skabt. Økonomiaftalen indeholder et løft, men der vil stadigvæk være et stort behov for nytænkning og samarbejde på tværs i økonomistyringen, for at skabe nyt økonomisk råderum.

De økonomiske rammer for kommunerne er fortsat stramme, og udfordringerne i de kommende år er betydelige, så det økonomiske råderum er fortsat noget, der skal skabes indefra i kommunen.

Økonomifunktionen har en afgørende rolle i kommunens søgen på nyt økonomisk råderum, da den har indsigt i kommunens økonomiske situation både i et helheds- og et flerårsperspektiv.

En velsmurt økonomiafdeling

Det er økonomifunktionens vigtigste opgave at sikre, at politikerne og ledelsen får et realistisk billede af den overordnede økonomiske situation på tværs af kommunen. Både i indeværende år (budgetopfølgningen), i det kommende år (budgetlægningen) og i overslagsårene (den økonomiske planlægning).

Økonomifunktionen har derigennem mulighed for at tegne et samlet udviklingsperspektiv for kommunen – både som helhed og på de enkelte fagområder. I denne sammenhæng, har økonomifunktionen en vigtig rolle som råderumsfacilitator, der strategisk understøtter og identificerer hvor og hvordan, der kan skabes råderum.

Økonomifunktionen har derudover en vigtig rolle som sparringspartner for direktionen. Her leverer økonomifunktionen faktabaserede analyser omkring fremtidige behov, kapacitet og ”what -if” scenarier, som giver ny viden, der kan understøtte direktionens beslutningsgrundlag.

En velfungerende økonomifunktion er karakteriseret ved at have en systematisk og dataunderstøttet tilgang til styringen af fagområderne, samt styr på økonomistyringsprocesser og rollerne i den. Det sætter økonomifunktionen i stand til at udarbejde styringsinformation, der kvalificerer budgetopfølgningen og den løbende prioritering.

Fra controller til råderumsfacilitator

En velfungerende økonomifunktion er derudover kendetegnet ved at være brobygger til fagområderne, og ved at kunne skifte mellem rollen som controller og rollen som råderumsfacilitator, der understøtter hvor og hvordan, der kan skabes råderum.

For at det kan lade sig gøre i praksis har økonomiafdelingen behov for er et mandat fra direktionen, tillid mellem forskellige fagligheder, og at økonomifunktionen bliver opfattet som en troværdig sparringspartner, der har en særlig kompetence ift. skabe økonomisk råderum.

Tilliden skabes bl.a. gennem en åben og lyttende proces og ved at skabe de gode argumenter og kommunikere de gode historier om samarbejder, der har båret frugt i organisationen.

Faaborg-Midtfyn - nyt styringsperspektiv og roller

Faaborg-Midtfyn Kommune har været igennem en omlægning fra et lokalt forvaltet styringsperspektiv til et koncernfokus på tværs af organisationen. Omlægningen medførte en drøftelse af, hvad ændringen ville betyde for økonomifunktionens rolle.

Ifølge direktør Siggi W. Kristoffersen medførte omlægningen, at økonomifunktionen nu både skal have styr på den basale driftsøkonomi og kunne agere strategisk sparringspartner for direktionen og koncernchefer i mødet mellem kommunens retning, fagcentrenes strategiske arbejde og kommunens samlede økonomi. Det vil sige, at økonomifunktionen er tiltænkt en mere offensiv rolle og skal kontrollere og udfordre fagcentrenes styring i et helheds- og flerårsperspektiv.

Derudover insisterer Faaborg-Midtfyn på, at der ikke er økonomimedarbejdere ansat andre steder end i den centrale økonomistab - derfor er der et vigtigt relationsarbejde, som ikke er rettet mod direktionen.

Siggi W. Kristoffersen uddyber at en stærk økonomifunktion er kendetegnet ved, at den:

• Understøtter, at der samarbejdes på tværs af den kommunale forvaltning, når der skal skabes råderum
• Udfordrer og understøtter de faglige løsninger
• Driver råderumsprocesser
• Sikrer effektive og hurtige processer, der skaber høj kvalitet
• Sætter fokus på, hvad der kommer ud af de afgivne rammer
• Leder økonomiprocesser og er garant for, at der er sammenhæng mellem økonomiopgaver og økonomikompetencer i hele organisationen
• Evner at arbejde med forskellige budgetprocesser og veje til økonomisk råderum, der afspejler de forskelligartede udfordringer på tværs af kommunen
• Giver praktisk hjælp og sparring til hele organisationen

Rudersdal – fra klassisk økonomifunktion til rådgivende forandringsfacilitator

I Rudersdal Kommune har Økonomiområdet arbejdet strategisk med at skabe større værdi for kommunen gennem bedre understøttelse af kommunens velfærdsproducerende enheder. Der er bl.a. etableret faktabaseret styringsinformation, indkøbsområdet er overgået til kategoristyring, og Økonomiområdet yder udvidet support til kommunens frisatte pleje- og socialcentre, som nu refererer direkte til direktionen.

Det er et fælles fokus for alle indsatser, at medarbejdere tager ansvar for og er klædt optimalt på til, at indsatserne fører til de ønskede forandringer. Derfor arbejdes der systematisk med eksekveringsplaner og med evnen til at skabe forandring hos og i samarbejde med forretningen - både i den daglige dialog og i det strategiske arbejde.

Gladsaxe - strategisk samarbejde på Familieområdet

I 2017 havde Familieafdelingen i Gladsaxe Kommune store udfordringer med at overholde budgettet og styre et voksende udgiftsniveau, herunder en tilvækst i både antallet af sager og den gennemsnitlige udgift pr. sag.

På den baggrund blev der igangsat et strategisk samarbejde mellem den centrale økonomistab, økonomifunktionen i Børn- og Kulturforvaltningen og Familieafdelingen.

Samarbejdet blev drevet af en tværgående styregruppe, med repræsentanter fra alle tre afdelinger. Samarbejdet har resulteret i en række tiltag, herunder:

• Brobygningsfunktion, ved at en controller, ansat i økonomienheden i Børn- og Kulturforvaltningen, sidder tre dage om ugen i Familieafdelingen og understøtter rådgivernes økonomiske sagsarbejde.
• Månedlig sagsopfølgning, hvor der følges op på resultater og udgifter på sagsniveau
• Styrket ledelsesinformation med målrettede rapporter til både lederen af familieafdelingen, teamledere og rådgivere.
• Rapporterne giver overblik over den disponerede økonomi og det faktiske forbrug på både afdelings-, indsats-, team- og rådgiverniveau.

Det strategiske samarbejde har betydet, at økonomien på familieområdet nu er vendt 180 grader. Gladsaxe Kommune er lykkedes med at få styr på økonomien uden at lave markante reduktioner i serviceniveauet.

Derudover er der skabt et styrket samarbejde, en større økonomisk bevidsthed blandt rådgiverne i Familieafdelingen og et styrket beslutningsgrundlag.