Nyt casekatalog om digitalisering af administrationen

Hvorfor er digitalisering af administrationen vigtig?

KL har udarbejdet et nyt casekatalog om digitalisering af administrationen, som indeholder 26 praksisnære eksempler på, hvordan kommunerne er lykkedes med at digitalisere tunge administrative processer indenfor områderne økonomi, løn og personale, IT, ejendomsdrift samt sekretariatsopgaver. Områderne er udvalgt, fordi de er ressourcetunge og indeholder flere manuelle processer, der kan erstattes af digitale løsninger.

Figur 1

Figur 1 viser overblikket over cases i casekataloget. Tallene viser den rækkefølge, som casene bliver præsenteret i casekataloget.

Casekataloget peger på en række kortsigtede gevinster ved digitalisering af administrationen. Gevinsterne fordeler sig indenfor både:

• Et økonomisk perspektiv, hvor kommunen kan gøre mere for mindre.
• Et styringsmæssigt perspektiv, hvor styringen bliver forbedret gennem fx nøgletal, der giver bedre overblik og sammenhæng i opgaveløsningen.
• Et fagligt perspektiv, hvor opgaven løses med færre fejl og højere kvalitet, hvilket samtidig giver større medarbejdertilfredshed.  

Casene viser, at de forskellige gevinster ikke udelukker hinanden, men eksisterer side om side.

Digitalisering af administrationen handler dog om mere end de umiddelbare gevinster, der viser sig på kort sigt. På lang sigt giver digitaliseringen af administrationen et solidt grundlag for at understøtte velfærdsområderne ved at opbygge fundamentet for bedre styring og udvikling gennem fx kvalificeret ledelsesinformation i realtid, der fremover kan understøtte de strategiske beslutninger i endnu højere grad.

Overordnet set handler digitaliseringen af administrationen om at skabe en ”digital rød tråd” gennem organisationen og derved binde kommunen stærkere og mere effektivt sammen. Det handler om at skabe overblik, så det samtidig bliver muligt at vurdere eksempelvis behovet for at udnytte mulighederne for RPA, hvor det giver mere mening at udskifte hele systemer, og hvornår nyere teknologier som AI (fx machine learning) skal sættes i spil.

På vej mod den digitale kommune

En digital administration kræver dog tid at opbygge og er ikke noget, der opstår med det samme. Det kræver et ledelsesmæssigt fokus og vedholdende pres, så digitaliseringen fastholdes.

Figuren nedenfor indgår i casekataloget og viser de forskellige niveauer mod en digital administration. Overordnet set viser figuren den påvirkning som digitalisering af administrationen har i organisationen, og hvordan det understøtter en bedre opgaveløsning. Figuren er et udtryk for, hvad kommunerne ideelt set kan opnå med digitaliseringen af administrationen og skal ses i sammenhæng med en række ledelsesgreb, der kan understøtte vejen mod en digital administration. Grebene bliver kort præsenteret nedenfor i denne artikel, men er nærmere uddybet i casekataloget.

Figur 2

Figur 2 viser de forskellige niveauer mod en digital administration.

En digital administration kan splittes op i flere niveauer:

1. På første niveau understøtter digitaliseringen grundlaget for basisorganisationen, hvor de digitale løsninger er med til at minimere fejl, så der sikres en velfungerende drift. Fokus er på, hvordan der kan sættes strøm til manuelle processer.
2. På andet niveau er digitaliseringen tænkt ind i sammenhæng med kerneopgaven, hvor brugerne er tilfredse, og der er høj grad af anvendelse af de digitale løsninger. Det giver bedre arbejdsprocesser. Fokus er på, hvordan de digitale løsninger kan effektivisere og kvalificere opgaveløsningen.
3. På tredje niveau er digitaliseringen med til at understøtte styring og kontrol gennem kvalificeret ledelsesinformation i realtid, hvor de digitale løsninger kan være med til at øge tilgængeligheden af data. Fokus er på, hvordan data kan kvalificeres og bruges på tværs af organisationen.
4. På fjerde niveau har kommunen en velfungerende sammenhængende digital infrastruktur, der tilsammen danner et administrativt fundament, som både understøtter brugerne, men også bidrager til i endnu højere grad at understøtte den strategiske indsats og videreudvikle organisationen. Fokus er på, hvordan kerneydelsen kan udvikles og hvordan bl.a. data kan understøtte en sammenhængende service.

Digitaliseringen af administrationen giver således en række fordele for kommunerne, der rækker udover de enkelte digitaliseringstiltag. Det handler om at få skabt et ”digital mindset”, så digitaliseringsdagsordenen både bliver politisk forankret og efterspurgt af velfærdsområderne.

For at kommunerne imidlertid kan fortsætte denne udvikling kræver det, at der er opbygget en kapacitet i organisationen, der kan understøtte den fortsatte digitalisering. Det kræver tid og ressourcer at udvikle, men er samtidig noget, som mange kommuner forstår betydningen af.

Fem greb der optimerer digitaliseringen

Casekataloget viser på tværs af casene fem greb, der har betydning for en succesfuld digitalisering af administrationen. Det drejer sig om:

1. Strategisk fokus, hvilket indebærer, at der sættes en retning for digitaliseringen, som gør det nemmere at igangsætte og prioritere mellem de forskellige digitaliseringstiltag, der eksisterer.
2. Ledelsesfokus og –forankring, hvilket indebærer, at der bliver taget ansvar og givet mandat til at igangsætte nye digitaliseringsinitiativer, samt at de digitale løsninger forankres i organisationen bl.a. gennem fastlæggelse af organisering og finansiering.
3. Klare mål og gevinstrealisering, hvilket indebærer, at der fastsættes klare mål, så formålet med digitaliseringen bliver tydeligt, og der samtidig følges op på gevinsterne.
4. Medarbejderinddragelse, hvilket indebærer, at medarbejderne inddrages i udviklingen og kvalificeringen af de digitale løsninger, da de ligger inde med viden omkring arbejdsprocesserne. Det er med til at gøre digitaliseringen mere praksisnær og skabe ejerskab til de digitale løsninger.
5. Samarbejde med tekniske eksperter, hvilket indebærer, at leverandøren eller tekniske eksperter inddrages sammen med medarbejderne, så digitale og faglige kompetencer kobles.

De fem greb skal ikke anskues som en opskrift på succesfuld digitalisering og udmønter sig forskelligt i de enkelte cases i casekataloget. Ikke desto mindre er de generiske greb, som er med til at understøtte at forskellige digitaliseringstiltag lykkes.

De efterfølgende artikler i nyhedsbrevet er eksempler fra casekataloget. Eksemplerne er praksisnære og viser, hvordan digitaliseringen kan understøtte den konkrete opgaveløsning.

De fire artikler handler om:

Digitalisering af vagtplanlægningen i Holstebro

Digitalisering af ejendomsadministration via et Facility Management System i Hillerød Kommune

Digitaliseringen af aktindsigt på de borgernære sager i Silkeborg Kommune

Digitalisering af aktindsigt på byggesager i Syddjurs Kommune