Fra manuel indtastning af data til enklere træk af nøgletal
Når 6-byerne udarbejder en fælles nøgletalsrapport, er de som noget nyt begyndt at bruge det Fælleskommunale Ledelsesinformationssystem (FLIS) som primær datakilde. De forventer, at det vil øge kvaliteten og løfte en ellers ressourcetung opgave.
Kommunerne i 6-by samarbejdet, som tæller København, Aarhus, Odense, Aalborg, Esbjerg og Randers Kommune, har siden 1985 lavet nøgletalsrapporter, hvor de hvert andet år sammenligner kommunernes udgifter og aktivitetsnøgletal på alle de store kommunale områder.
Rapporterne er blevet en institution, som politikerne kender og vender tilbage til, når de arbejder med serviceniveauer, samt at skabe råderum og effektiv ressourceudnyttelse. Det skyldes, at rapporterne giver en temperaturmåling på, hvor store udgifter eller gode resultater de har på de enkelte serviceområder sammenlignet med de øvrige kommuner i samarbejdet.
Nøgletalsrapporten indgår som et centralt dokument i Aalborg Kommunes årlige politiske budgetlægning.
Mere dynamisk og effektiv proces
Nøgletalsrapporterne bliver til ved at hver faggruppe i de enkelte kommuner indsamler og indberetter data manuelt. Faggrupperne bidrager dermed til at skabe et solidt datagrundlag.
Udfordringen ved denne arbejdsgang er dog, at dataindsamlingen og valideringen er en særdeles ressourcetung opgave. Kommunerne får derfor kun øjebliksbilledet opdateret hvert andet år.
6-by kommunerne har derfor besluttet, at nøgletalsrapporten så vidt muligt fremadrettet skal basere sig på fælleskommunal ledelsesinformation (FLIS).
Fordelen ved FLIS er, at data kan trækkes direkte fra det fælles syste, som er koblet op på kommunernes fagsystemer. FLIS giver adgang til månedligt opdaterede økonomidata på tværs af alle kommuner, hvor kommunerne kan benchmarke alle 98 kommuner på detaljeret niveau.
Dataindsamlingen bliver således smidigere, mindre ressourcetung og kan derved opdateres hyppigere. Dermed behøver kommunerne på sigt ikke nøjes med opdateringer hvert andet år. Det giver samlet set en mere dynamisk og effektiv proces for 6-byerne.
Vicekommunaldirektør i Aalborg Kommune Jørgen Litske beskriver fordelene således:
”Vi har begyndt overgangen til anvendelse af FLIS på udvalgte områder: Det har været en succes. Der har været stor opbakning fra de kommunale faggrupper, og KOMBIT og KL har spillet en aktiv rolle i den proces.”
Sådan samarbejder 6-byerne om nøgletal: Ny proces
6-byerne koordinerer udarbejdelsen af nøgletalsrapporterne hvert andet år. Pt. har Aalborg Kommune ansvaret for nøgletalsrapporten i 2019 og 2021. Nøgletalsrapporten for 2019 er første gang 6-by kommunerne gør brug af FLIS-data, og det har krævet en ny proces for udarbejdelse af rapporterne.
De seks kommuner har i samarbejde med KL og KOMBIT igangsat en trinvis overgang, hvor de er startet med udvalgte fagområder. Her har bl.a. været afholdt workshops med de 6-by faggrupper, der står for at indsamle data og kvalificere resultaterne.
I første omgang er det primært økonomidata på skole-, beskæftigelses- og administrationsområdet, der er hentet fra FLIS ind i nøgletalsrapporterne. Det skyldes, at det er de mest pålidelige data. Flere områder kommer til i FLIS i de kommende år.
Aalborg Kommune har FLIS integreret i sit lokale ledelsesinformationssystem, og har derigennem kunnet trække de relevante nøgletal ud for alle kommuner på 6-by nøgletal, der baserer sig på den autoriserede kontoplan.
Nye veje til data giver ensartethed og gennemsigtighed
6-byerne har således fået en ny fælles dataplatform, hvor de sikrer ensartethed i data og et grundlag at drøfte konteringspraksis. Derved minimeres risikoen for forskellige definitioner minimeres, når kommunerne ikke selv skal lave udtræk af data.
Jørgen Litske vurderer, at det kan være med til at styrke gennemsigtigheden i nøgletalsrapporterne:
”Udover at vi har oplevet en lettere datagenerering kan vi se, at det også mindsker risikoen for forskellige opgørelsesmetoder mellem de seks kommuner. Med de manuelle indberetninger kan der opstå små forskelle i, hvordan man afgrænser sit udtræk. Man kan stadig lave korrektioner på sine tal, hvis der fx er en særlig konteringspraksis. Men ideelt set får vi nu skabt en øget synlighed om og dermed også en mere ensartet kontering. Det kan både øge kvaliteten og legitimiteten i vores nøgletalsrapporter, når det bliver mere synligt for alle, hvordan de bliver skabt. I den proces spiller KOMBIT og dataleverandøren en vigtig og central rolle”.
Han fremhæver dog samtidig, at der fortsat vil være nøgletal, der kræver manuel indberetning, hvis de vil fastholde dem i 6-by nøgletallene. Det skyldes, at FLIS ikke indeholder alle relevante data.
Det er særligt på de sociale områder, at der er udfordringer med at skabe tilstrækkelig høj datakvalitet på aktivitetsdata – både i FLIS og i kommunernes egne fagsystemer. Udfordringerne er komplekse og kan både handle om registreringspraksis, indretning af systemer og snitflader samt korrekt behandling og kategorisering af data.
På disse områder vil 6-byerne derfor arbejde frem mod at kunne bruge så mange data fra FLIS som muligt i 2021-rapporten. Dette arbejde går allerede i gang med faggrupperne i efteråret 2019.
Herefter forventer Jørgen Litske, at udrulningen af FLIS på alle områder bliver effektueret.
Styrket sammenhæng til budgetlægning og opfølgning
Jørgen Litske Petersen er ikke i tvivl om, at 6-byernes nøgletalssamarbejde kan blive mere dynamisk i fremtiden, så det spiller bedre ind i kommunernes løbende budget- og opfølgningsarbejde.
”På sigt kan FLIS gøre det muligt at opdatere nøgletallene hvert år eller endnu hyppigere, hvis kommunerne eller enkelte fagområder ønsker det. Jeg ser også for mig, at hver kommune kan få 6-by nøgletallene mere integreret i deres lokale ledelsesinformation. Så kan kommunerne dykke et skridt længere ned i områder og nøgletal, når de laver budget- og effektiviseringsanalyser”