Hjørring Kommune sparer 500 kr. pr. tolkning, når det kan klares over video
Videotolkning er en digital genvej til at skabe økonomisk råderum og sikrer samtidig et bredere udvalg af kompetencer til at løfte tolkeopgaven for kommunerne.
Kommunernes udgifter til tolkning er siden 2011 steget fra 15.244 til 95.679 mio. kr. Der kan således være et stort potentiale forbundet med at omstille og udvikle brugen af tolkninger, fordi det dels kan være omkostningstungt, dels kan være vanskeligt at rekruttere de rette kompetencer til at løfte opgaven.
En vej til at omstille og udvikle opgaven er ved at undersøge, hvorvidt der er mulighed for at konvertere fremmødetolkninger til videotolkninger.
Fordelen ved videotolkninger er, at der er færre transportomkostninger forbundet med denne tolkningsform, og at kommunerne får adgang til et større tolkekorps med mere specialiserede kompetencer i form af fx flere småsprog.
Den seneste opgørelse over kommunernes brug af tolkebistand fra 2014 viser, at 6 pct. at tolkningerne på andet end sundhedsområdet foregår som videotolkning. Det indikerer, at der er potentiale for at effektivisere området yderligere, selvom der kan være sket meget på området siden 2014.
Et sted hvor videotolkning har fået stor succes er på sundhedsområdet, hvor alle fem regioner har implementeret tolkningsformen som en fast del af hverdagen. Det har bidraget til, at omkring 60 pct. af tolkningerne foregår over video.
Budgetproces blev startskuddet på digitalisering af tolkeydelserne
Det er ikke kun regionerne, der er lykkes med at bruge videotolkning. På arbejdsmarkedsområdet i Hjørring Kommune har de taget videotolkning til sig for at skabe et større økonomisk råderum i kommunen.
I forbindelse med budgetlægningen for 2019 viste en gennemgang af regningerne på tolkeydelserne på arbejdsmarkedsområdet i Hjørring Kommune, at selve tolkningen i gennemsnit kostede omkring 300-400 kr., men at der i gennemsnit løb mellem 800-1000 kr. på hver tolkning til transportudgifter, fordi tolkene ofte kørte fra Aalborg til Hjørring for at levere tolkeydelsen.
Det resulterede i, at kommunalbestyrelsen besluttede at lægge en besparelse på 500.000 kr. om året ind på tolkebistand på arbejdsmarkedsområdet, hvilket omtrent var en halvering af budgettet på området.
Pilotprojekt giver værdifulde erfaringer
For at realisere besparelsen igangsatte Hjørring Kommune et kortvarigt pilotprojekt på arbejdsmarkedsområdet i 2018.
Målet var at konvertere en del af fremmødetolkningerne til videomøder, og dermed spare på udgifterne til transport. Indledningsvist krævede det en masse praktiske overvejelser for at få det til at fungere, og det kostede 30.000 kr. i udstyr at skyde projektet i gang.
"I pilotprojektet prøvede vi at integrere tablets, som et værktøj i sagsbehandlernes hverdag, hvor de i stedet for at bruge fremmødetolkning brugte videotolkning. Det viste sig dog hurtigt, at vi havde nogle helt praktiske startvanskeligheder i form af dårlig lydkvalitet og internetforbindelse. Derfor indrettede vi i stedet to samtalerum med faste installationer, hvor lyd-, billede og internatkvaliteten er i top. Det er meget afgørende, at det tekniske fungerer 100%.", fortæller Christian Balthazar Møller, Afdelingsleder i Arbejdsmarkedsforvaltningen i Hjørring Kommune.
Ifølge Christian Balthazar Møller er det ikke alle samtaler, der egner sig til at foregå over video. Borgerne har i nogle tilfælde behov for, at tolken er fysisk til stede, og det har derfor været et hensyn i projektet.
Hjørring Kommune har derfor opstillet nogle klare kriterier for, hvornår medarbejderne kan benytte sig af fremmødetolkning, så medarbejderne ved præcis, hvordan de skal forholde sig i konkrete situationer.
"Det kan fx være meget vigtigt, at der er en tolk til stede, når en flygtning kommer til kommunen første gang, så man sikrer sig, at vedkommende får den rette information. Men hvis sagsbehandleren vil afvige fra kriterierne, skal det ellers aftales med den nærmeste leder", siger Christian Balthazar Møller.
Det har således krævet en omstilling for medarbejderne at blive vant til at benytte den nye arbejdsmetode, men Christian Balthazar Møller peger på, at medarbejderne har været positive overfor tiltaget. Det skyldes også, at de styringsmæssigt har fastholdt medarbejdernes fokus på at bruge video i hverdagen.
Gevinster ved at gå fra fysiske møder til videotolkning
En beregning fra 4. kvartal 2018 viser, at Hjørring Kommune har sparet 500 kr. i gennemsnit pr. samtale, der er gået fra fysisk fremmøde til videotolkning. I Hjørring Kommune havde de i 2. halvår af 2018 i alt 859 tolkninger på arbejdsmarkedsområdet (553 på konto 5 og 306 på konto 6).
Udover besparelsen på kørselsudgifter sparer Hjørring Kommune også penge ved, at deres to leverandører af videotolkning betales for minimum ½ time, og derefter pr. påbegyndt minut hos den ene og pr. påbegyndt kvarter hos den anden. Til sammenligning betaler de minimum for en time ved fremmødetolkning, hvor de fleste samtaler har en varighed på mellem en halv og en hel time.
Det er dog ikke kun økonomiske besparelser, de har opnået ved at bruge videotolkninger i højere grad.
”Tolkningsformen er mere neutral, og det giver en tryghed for borgeren, da tolkeren træder mere i baggrunden og derved får borgeren en mere anonym sagsbehandling, fordi tolkeren ikke nødvendigvis kommer for nærmiljøet, men kan komme fra hele landet”, afslutter Christian Balthazar Møller, som ser frem til at projektet bliver udrullet i endnu højere grad i kommunen.