Genbrug bliver til guld: Erfaringer fra automatiseringsprocesser deles mellem kommunerne
Randers og Syddjurs Kommune har fået udbytte af OS2autoproces, ved at copy-paste byggeklodser fra en RPA-robot til godkendelse af fakturaer på lægeerklæringer. Det har ført til mindre tidsforbrug i udviklingen af den nye løsning.
OS2 og OS2autoproces
OS2 (Offentlig Samarbejde x Open Source) er et offentligt digitaliseringsfællesskab, som er åbent for alle offentlige myndigheder, der kan tilslutte sig fællesskabets formål og vedtægter. Formålet er at fremme samarbejde, deling og digital udvikling for de offentlige myndigheders slutbrugere.
OS2 fællesskabet har for nylig vundet Digitaliseringsprisen 2019 i kategorien Genbrugsprisen.
OS2autoproces er et produkt under OS2-fællesskabet, der skal give kommunerne mulighed for at 'copy-paste' gode automatiseringsløsninger.
- 37 kommuner og 2 regioner er tilsluttet OS2autoproces
- 753 processer er registreret
- 224 processer er i udviklingsfasen
- KL’s Arbejdsgangsbank og automatiseringsprojekter er også at finde i løsningen
Flere kommuner er i gang med eller står overfor at automatisere en række manuelle processer bl.a. ved brug af teknologier såsom RPA (Robotic Process Automation).
For den enkelte kommune er udviklingen af digitale løsninger dog ofte forbundet med en række omkostninger. Det kan fx være indkøb af teknologi, timer til proceskortlægning samt kodningen m.m.
OS2autoproces er en platform under OS2-fællesskabet, der forsøger at afhjælpe sådanne udfordringer ved at kommunerne kan dele erfaringer med udvælgelse, udvikling og drift af RPA- og automatiseringstiltag.
Platformen giver kommunerne mulighed for spare udviklingstimer, springe blindgyder over samt komme hurtigere frem til effekter.
Kommuner har succes med at genbruge løsninger
OS2autoproces har været i drift siden slutningen af september 2018. De foreløbige tilbagemeldinger fra kommunerne er, at de allerede er glade for platformen.
Genbrugstilgangen betyder, at kommunerne kan bruge OS2autoproces til strategisk at udvælge eksempelvis RPA-løsninger. Det giver mulighed for, at en kommune kan afvente at en løsning bliver afprøvet i en anden kommune, og herved lære af erfaringerne. Ligesom kommuner, der deler løsninger, kan skabe synlighed og gennemsigtighed omkring egne projekter både internt og eksternt.
"Vi kan kigge hinanden ’direkte over skulderen’ og lade os inspirere. Så slipper vi for, at alle skal starte fra bunden af, hver gang en automatiseringsløsning skal sættes i søen. Ved denne form for genbrug, giver OS2autoproces mulighed for at igangsætte flere løsninger for færre ressourcer på tværs af landets kommuner." fortæller Line Lynggaard Sørensen, Digitaliseringskonsulent, Syddjurs Kommune
Syddjurs og Randers kommune oplever gevinster ved genbrug
Syddjurs Kommune og Randers Kommune er eksempler på kommuner, der allerede har haft gavn af OS2autoproces, hvor de har genbrugt dele af en løsning, der tidligere er udviklet i Skanderborg Kommune.
Løsningen var en RPA-robot til godkendelse af fakturaer på lægeerklæringer, som først Syddjurs Kommune og derefter Randers Kommune genbrugte dele af.
"Vi ventede med at digitalisere betaling af lægeregninger indtil OS2autoproces kom i drift. Her fandt vi byggeklodser, der passede ind som delelementer i vores samlede proces. Vi kunne selv nøjes med at digitalisere og sætte strøm til de aktiviteter, hvor vi skilte os ud fra andre kommuner, og ”stjæle” velafprøvet kode på de øvrige aktiviteter. OS2autoproces var dermed en vigtig brik i en hurtigere måde at få løsningerne i drift" fortæller Heidi Egeberg Johansen, IT-udvikler, Randers Kommune
Både Syddjurs Kommune og Randers Kommune var derfor hurtigere til at udvikle og implementere RPA-løsningen, fordi den var baseret på 'best practice' fra Skanderborg Kommune.
I Syddjurs Kommune betød genanvendelsen at der blev anvendt færre ressourcer på procesanalysen, end de timer Skanderborg Kommune havde brugt.
Set ned i de enkelte sager lyder det måske ikke af meget, men efterhånden som flere kommuner bruger OS2autoproces, vil der ses et endnu større effektiviseringspotentiale.
Kommunerne indgår herved i en form for økosystem, hvor der skabes værdi for alle. Den enkelte kommune vil derfor kunne implementere flere løsninger for de samme ressourcer.
Genbrug skal tænkes ind fra start
En vigtig generel erfaring for OS2 fællesskabet er, at det imidlertid ikke er nok at udvikle en god løsning, hvis den skal kunne bruges af andre kommuner.
"Det fungerer mindre godt, når man udvikler en god løsning til sig selv og så efterlader den på hylden i den tro, at alle andre kan tage den i brug." udtaler Rasmus Frey, Sekretariatschef, OS2.
I stedet kræver det, at kommunerne tænker genbrug af den enkelte løsning ind, når de arbejder med den. Det gælder i forhold til kode, infrastruktur, politikker, dokumentation og programoversættelser, der skal være transparente og skrevet så det er forståeligt for alle. Den enkelte løsning skal derfor have generiske kvaliteter, som kan bruges af andre kommuner med tilsvarende systemer.
"Det er meget vigtigt at have fokus på samarbejde og deling af viden tidligt i et projekt. Men det er også vigtigt at have styr på governance så koordinering, vedligehold og videreudvikling sikres. Det er alt sammen erfaringer, som er forankret i OS2s organisering og governancemodel." fortæller Rasmus Frey.
Hvis løsningerne derfor skal kunne genbruges er det vigtigt, at de er tæt koblet til kommunernes egen organisation, og kommunerne deltager aktivt i styregruppe, koordinationsgruppe og faggrupper (arkitektur, UX m.m.).
Gode råd om genbrug af digitale løsninger
- Genbrug de løsninger som giver mening i egen organisation
- Undersøg med jævne mellemrum om der er løsninger andre kommuner har lavet, der giver mening at genbruge
- Overvej om egne udfordringer kan løses sammen med andre kommuner
- Opbyg kompetencer sammen med andre kommuner
- Tænk i Open Source
Kilde: OS2 sekretariatet