Viborg Kommune realiserer værdien af automatisering med RPA ved at inddrage medarbejderne

Automatisering gennem RPA vinder stadig større indpas i kommunerne, som en mulighed for at frigøre ressourcer og skabe mere værdi. Skal det imidlertid kunne lade sig gøre, viser de seneste erfaringer fra Viborg Kommune, at medarbejderne skal involveres fra starten, hvor implementeringen af teknologien samtidig skal forstås som en læringsproces.

Det skyldes, at RPA fjerner en række manuelle opgaver fra medarbejderne, og det bliver derfor nødvendigt at kunne redefinere medarbejdernes roller, og bruge medarbejdernes ressourcer på nye måder. Hvis det sker vil brugen af RPA kunne give en triple win med både værdi for borgeren, medarbejderen og kommunen.

Et pilotprojekt

Det seneste år har Viborg Kommune gennemført et pilotprojekt med RPA i borgerservice og jobcenteret. Formålet med pilotprojektet var at give kommunen nogle vigtige organisatoriske erfaringer om, hvor og hvordan RPA giver mest mening at implementere, inden det bliver foldet ud i en større skala.

Det overordnede fokus var på at skabe effektiviseringer, mens det mere specifikt handlede om at hjælpe medarbejderne i borgerservice og jobcenteret med at håndtere et voksende arbejdspres.

"Vi er altid opmærksomme på effektiviseringer. Det handler dog ikke bare om at spare penge, men om at understøtte effektiviseringer med værktøjer, der kan frigive nogle ressourcer. RPA er et af sådanne værktøjer, der kan hjælpe med at spare tid og samtidig løfte kvaliteten. Det er ren win-win, men det er også mange bække små. Der er ingen store besparelser på en gang." udtaler Jørgen Bach, Økonomichef i Viborg Kommune.

For Viborg Kommune er pilotprojektet en investering, der skal vise hvad RPA kan, da robot-softwaren fremover kan bruges til mange forskellige processer flere steder i organisationen, der til sammen kan give større besparelser.

Tidlig inddragelse af medarbejderne

Et af de vigtigste læringspunkter i pilotprojektet har været, at implementeringen af RPA handler om meget mere end den tekniske opgave med at kode robotten. Hvis RPA skal kunne frigøre ressourcer og skabe mere værdi, så handler automatiseringen i højere grad om, hvordan man forandrer organisationen og klæder medarbejderne på til at understøtte udviklingen og arbejde med deres fagligheder på nye måder.

I både borgerservice og jobcenteret valgte Viborg Kommune derfor på et tidligt tidspunkt at inddrage en lille gruppe medarbejdere og deres daglige ledere i arbejdet. For Viborg Kommune var det vigtigt, at pilotprojektet gav mening for de fagområder, hvor det skulle implementeres.

Det var derfor de fagområder, hvor arbejdspresset var størst og hvor det gav mest mening af automatisere de manuelle processer, som blev valgt ud. Det betød at der fra starten af var en interesse fra medarbejderne i at være med, da de kunne se værdien af RPA.

"Det er vigtigt at medarbejderne er medspillere, og det er derfor også vigtigt, hvordan RPA bliver serveret for dem. Vi var meget bevidste omkring vores kommunikation. Fokus har været på, at RPA er et værktøj, der kan hjælpe og lette hverdagen for den enkelte medarbejder, og de har generelt også været meget positive. De har fået mere luft, og har ikke den samme dårlige samvittighed ved ikke at kunne nå tingene." forklarer Jørgen Bach.

For Viborg Kommune har det været vigtigt, at spillereglerne for effektiviseringsgevinsterne er tydelige. I forbindelse med den årlige budgetproces bliver de administrative budgetter typisk reduceret med 1pct., som et udtryk for en forventet effektiviseringsgevinst indenfor området. RPA er her bare ét af værktøjerne til at realisere denne effektivisering.

Jørgen Bach understreger at det afgørende ved denne model er, at budgetterne allerede er reduceret. Det betyder, at gevinsten ved en RPA-automatisering derfor ikke skal afleveres, men i stedet kommer den pågældende afdeling til gode, hvor den fungerer som et af de tiltag, der skal realisere det generelle effektiviseringskrav.

På den måde mener Viborg Kommune, at incitamentet for at arbejde med RPA er til fordel for medarbejderne, hvor RPA bliver et værktøj, som kan lette hverdagen og frigive ressourcer til andre opgaver.

Nye roller og kompetencekrav

For at udnytte implementeringen af RPA fuldt ud, indgik Viborg Kommune i forbindelse med pilotprojektet et samarbejde med HK LAB, som er fagforeningen HK's innovationslaboratorium, og Teknologisk Institut for at blive klogere på, hvordan medarbejdere kan lære at arbejde med RPA.

Resultatet var en række nye medarbejderroller med dertilhørende kompetencer, som vedrører forskellige dele af processen i arbejdet med RPA.

Rollerne blev udarbejdet på baggrund af en analyse af Viborg Kommunes implementering af RPA, hvor medarbejderne blev inddraget til at kortlægge deres daglige ansvarsområder, ligesom de var med til at pege på nye kompetence- og samarbejdsbehov i arbejdet med RPA.

Afhængig af den konkrete arbejdsorganisering og beslutningsstruktur i kommunen kan de forskellige roller varetages af flere personer, men den samme person kan også have flere roller. De tre vigtigste roller der kom ud af arbejdet med RPA i Viborg Kommune var procesejer, RPA-koder samt fagspecialist.

Procesejeren er typisk afdelingslederen på fagområdet og har det overordnede ansvar for implementeringen af RPA, mens RPA-koderen er den tekniske ekspert, der oversætter procesbeskrivelserne til softwaren. Fagspecialisten er den administrative medarbejder, der beskriver de konkrete arbejdsgange, vedligeholder og optimerer data, samt håndterer fejllister fra automatiseringen.

For Viborg Kommune har rollerne betydet, at de forskellige dele i arbejdet med RPA er blevet mere tydelige, hvor en læring med udgangspunkt i rollerne har været, at processen omkring implementeringen fremover ikke skal varetages af den tekniske ekspert, men af en projektleder der har erfaring med, hvordan processer skal implementeres.

"Erfaringerne fra arbejdet med de første RPA-processer, og det sideløbende arbejde med nye roller og kompetencer, vil hjælpe os med at sikre gode implementeringsprocesser i de fremtidige RPA-projekter." udtaler Jørgen Bach.

Rollerne har således været med til at sikre en succesfuld implementering af teknologien, men har samtidig også peget på nye kompetencekrav for medarbejderne. Det er med til at sikre, at medarbejderne holdes opdaterede og indføres i brugen af de teknologiske muligheder. På den måde kan rollerne både understøtte teknologien og medarbejderne bag.