Farvel til regneark i budgetopfølgningen

Økonomistyringen var i Billund Kommune præget af mange manuelle processer og lidt gennemsigtighed. Brugen af regneark i forbindelse med budgetopfølgningen medførte et manglede overblik og indsigt i kommunens samlede økonomi.

Billund Kommune valgte derfor i 2017 at indføre NemØkonomi, som er et digitalt økonomi- og budgetstyringsværktøj. Værktøjet gør det nemmere for decentrale ledere eller økonomimedarbejdere at lave økonomirapporter, periodiseringer og udarbejde regnskabsprognoser i forbindelse med budgetopfølgningen m.m.

Formålet med digitaliseringen af økonomiopfølgningen var at få skabt et fælles solidt vidensgrundlag og dialogværktøj vedrørende kommunens samlede økonomi, for dermed at kunne forbedre kommunens samlede økonomistyring. Derudover ville digitaliseringen også medføre en reduktion af antallet af fejl, der opstår i manuelle processer og reducere det samlede administrative tidsforbrug ved budgetopfølgningen.

Decentrale fordele

For de decentrale ledere har fordelen ved implementeringen af NemØkonomi i Billund Kommune været, at det har givet dem mulighed for at gribe ind og præge udviklingen i økonomien i den ønskede retning ved rettidigt at kunne informere det næste ledelsesniveau og igangsætte nødvendige tiltag.

"De decentrale ledere har været rigtig glade og gode til at bruge systemet. Både i forhold til budgetopfølgning, men også i forhold til lønstyringen er digital økonomiopfølgning et godt arbejdsværktøj. Nu kan de decentrale ledere klare mange flere ting selv, hvor de før skulle have fat i en konsulent." udtaler Anette Sørensen, Teamkoordinator for Controller-teamet i Billund Kommune.  

NemØkonomi har samtidig været med til at give en større tryghed for de decentrale ledere og en følelse af ikke at være afkoblet fra resten af organisationen. Det har resulteret i et større ejerskab til økonomistyringen og dermed det forventede regnskab.

Ejerskabet underbygges af månedlige møder mellem den budgetansvarlige og økonomikonsulenter, hvor den digitale økonomiopfølgning bliver et dialogværktøj, der giver de decentrale ledere mulighed for at få rådgivning og sparring på de største udfordringer i budgetopfølgningen.

"Det handler om at få skabt en dialog omkring de udfordringer, som de decentrale ledere oplever. Når de lægger de nyeste tal ind, er det deres forventning til budgettet. Den digitale økonomiopfølgning gør at økonomikonsulenten kan se effekten med det samme, og herved give en bedre sparring." fortæller Anette Sørensen.

Fordele ved digital økonomiopfølgning

• Giver et godt overblik og større tryghed
• Øget decentral ejerskab og økonomiansvarlighed
• Styrkelse af dialogen mellem budgetansvarlige og Økonomi
• Større ejerskab til økonomistyring og dermed forventet regnskab.

Centrale fordele

Digitaliseringen af økonomiopfølgningen har været med til at styrke den centrale koncernstyring, hvor det er et middel til at forbedre præcisionen i budgetopfølgningen gennem tidlig opsporing af problemer, ligesom det kan give bedre forklaringer på de afgivelser, der måtte opstå.

Digitaliseringen af økonomistyringen og budgetopfølgningen har dermed givet et solidt fælles fundament for ledelsesinformation, hvor de decentrale leders økonomivurderinger er en del af koncernstyringens økonomital.

For at nå hele organisationen rundt bliver koncernstyringen og dermed tallene gennemgået på et økonomiudvalgsmøde hver måned. I forvaltningen kan økonomienheden hver den 1. slå tallene op i koncernstyringen og se, hvordan det står til økonomisk både totalt og opdelt i serviceramme og overførselsområdet.

"Den digitale økonomiopfølgning bliver brugt på rigtig mange niveauer. Det er med til at skabe en sammenhængende forståelse i organisationen og et fælles grundlag at diskutere ud fra. Det kræver dog åbenhed, og at tallene bliver lagt ind, så økonomistyringen bliver transparent i hele organisationen." udtaler Anette Sørensen.

Det har Billund Kommune opnået

• Økonomistyring med standardiserede metoder, forretningsprocesser og dialogmodel
• Styringsredskaber der imødekommer behovet for både:
  
  • aktivitetsbaseret styring
  • målstyring
  • effektstyring
• Et solidt fundament til ledelsesinformation – én indgang
• Styringsløsninger til det politiske niveau, direktion og forvaltningernes lederteam
• Muligheder for skalering
• Forventet regnskab – vurdering fra decentrale ledere
• Egen udvikling og analyser (BI-team).

Dataunderstøttet kommune

Overordnet set har implementeringen af digital økonomiopfølgning og den konsekvente afskaffelse af regneark, været en succes. Det skyldes i høj grad, at medarbejderne i hele organisationen har taget det til sig og brugt det aktivt i hverdagen, hvilket gør, at målet om at fjerne alle regneark stort set nået.

Anette Sørensen understreger dog, at systemet aldrig er bedre end den data, der bliver lagt ind i det. Det er derfor nødvendigt, at de budgetansvarlige opdaterer systemet hver måned med de nyeste tal for at få det mest valide arbejdsværktøj.

Billund Kommunes implementering af en digital økonomiopfølgning, gennem brug af NemØkonomi, var et af de første skridt på rejsen om at blive en dataunderstøttet organisation.

De 5 vigtigste implementeringstrin

1. Beslut implementering og indkøb af digitale budgetopfølgningsværktøj
2. Definér styringsprincipper for budgetopfølgning
3. Tilpasning af procedurer for budgetopfølgning
4. Uddannelse i modulets anvendelse
5. Opfølgning på modulets anvendelse