Optimeret tidsanvendelse på sociale botilbud frigør tid til kerneopgaven

Socialforvaltningen i Københavns Kommune har med budget 2019 valgt at sætte fokus på optimering af medarbejdernes tidsanvendelse på de sociale botilbud.

Forvaltningen gennemførte i 2016 en analyse, som viste, at den borgerettede tid lå på omkring 60 % på en række af kommunens botilbud. På baggrund af analysen er der udviklet forskellige tiltag, som kan medvirke til at øge andelen af medarbejdernes tid, der anvendes på kerneydelsen.

Tiltagene er med budget 2019 blevet samlet i et program. De implementerede tiltag skal give en bedre udnyttelse af tidsanvendelsen og generere en effektivisering på 24,5 mio. kr., når alle tiltag er fuldt indfaset i 2022.

Med programmet har København fokus på om gevinsterne nås, og der laves løbende gevinstmålinger og opfølgning på de projekter, der bliver implementeret. Formålet med målingerne er at holde fokus på om tiltagene og projekterne er de rette, og om de giver de ønskede gevinster.

Kontor- og programchef for programmet, Tine Kock Nielsen, pointerer at kommunen på sigt vil implementere mange nye måder at arbejde i programmet. Hun tilføjer:

"Det er vigtigt at have fokus på samspillet mellem drift og de tekniske og organisatoriske løsninger, og sikre at få implementeret de nye arbejdsgange ordentligt, så medarbejderne har de rigtige forudsætninger for at tage nye løsninger til sig. Vi har som en del af programmet ansat et arbejdsgangsteam til at understøtte dette arbejde."

Elektroniske tavler skal understøtte de nye arbejdsgange

Et særligt fokusområde i projektet er at gå fra manuelle arbejdsgange til digitale arbejdsgange. Københavns Kommune har derfor valgt at investere i interaktive elektroniske tavler med tilhørende app-løsning. De skal erstatte de fysiske kalendere, whiteboards og tavler, der i dag anvendes af personalet på bostederne.

Valget af tavlerne har baggrund i erfaringer fra et pilotprojekt, som viser, at de digitale tavler medvirker til at tid til møder reduceres, at det opdaterede overblik skaber fokus på kerneopgaven, og at der frigives mere ledelsestid.

Tavleteknologien skal også understøtte en bedre kommunikation mellem personalet, borgerne og pårørende. Forventningen er, at de interaktive tavler skal hænge i fælles stuer eller indgange på institutionerne.

Dermed vil de styrke inddragelsen af pårørende og frivillige, og afskaffe papirlister og papiropslag i forbindelse med bestillinger af eksempelvis aktiviteter, kørsel og forplejning.

Bedre udnyttelse af nattevagter

Det samlede program for tiltag indeholder en række elementer inden for temaerne: planlægning og arbejdstilrettelæggelse, dokumentation, administration samt samarbejde på tværs.

Eksempelvis omlægger Københavns Kommune arbejdsgange, så de får mere ud af natpersonalet ved dels at reducere bemandingen i nattetimerne og dels at udnytte spildtid på andre arbejdsopgaver.

I forslaget sættes desuden øget fokus på sammenligning mellem tilbud omkring prioriteringen af ikke-borgerrettede opgaver herunder tid anvendt på kompetenceudvikling og supervision.

Det skal endvidere afdækkes om bemandingen på døgntilbuddene kan reduceres i dagtimer i de tidsrum, hvor borgerne deltager i andre aktiviteter.

Tværgående tendenser på sociale botilbudsområde  

Effektiv drift af sociale botilbud har i længere tid været et fokusområde for kommunerne. Det skyldes ikke mindst områdets volumen. På landsplan beskæftiger botilbuddene godt 47.000 ansatte og kommunerne har udgifter for godt 19 mia. kr. på området.

Mange kommuner har de senere år hentet store effektiviseringer ved bl.a. optimering af vagtplanlægningen og øget fokus på medarbejdernes kerneopgave.

KL's benchmarkingsprojekt på botilbudsområdet viser dog, at der fortsat er stor forskel på, hvordan arbejdet tilrettelægges lokalt. Dermed også hvor meget tid den enkelte medarbejder har til omsorg og samvær med borgerne.

Figuren nedenfor viser andelen af medarbejdernes tid, der anvendes på direkte borgerrettede opgaver. Som det ses svinger andelen af borgerrettet tid fra omkring 40 % til 75 %.

Det er klart, at medarbejderne på botilbuddene varetager vigtige opgaver, som ikke er direkte borgerettede (fx lovpligtig dokumentation mv.). Figuren giver dog anledning til at overveje, om arbejdet kan tilrettelægge anderledes, så den enkelte medarbejder får mere tid til kerneydelsen.