Data styrker kommunalbestyrelsernes beslutninger på ejendomsområdet

Data udgør allerede i dag et vigtigt grundlag, når kommuner arbejder med at effektivisere ejendomsområde. Men det kan være en udfordring at få produceret, anvendt og vedligeholdt data, så de er brugbare i hverdagen.

Erfaringer fra en række kommuner viser dog, at det kan betale sig at investere i at producere relevante og valide data, fordi det giver et solidt grundlag for at drive en effektiv ejendomsportefølje. Samtidig giver det et styrket beslutningsgrundlag, når den politiske og administrative ledelse diskuterer videreudvikling af ejendomsområdet.

Dataoverblik som udgangspunkt for politiske drøftelser

Assens Kommune er en af de kommuner, der har valgt at skabe et økonomisk overblik over deres ejendomsportefølje for at kunne drøfte udvikling og effektivisering af ejendomsområdet på et oplyst grundlag.

”En stor del af vores bygninger driftes decentralt, og hidtil har vores viden om ressourceanvendelsen på ejendomsområdet været meget fragmenteret. Det har gjort det meget vanskeligt at lave egentlige strategier for området”, siger Rikke Berg, der er udviklingsdirektør i Assens Kommune.

Aktuelt er økonomien under pres. Der har derfor i endnu højere grad end før været behov for at skabe et samlet økonomisk overblik og dermed identificere mulige besparelsespotentialer. Men det handler ifølge Rikke Berg også om at sikre, at kvaliteten af bygningerne bliver løftet fremover.

”Pt. har vi et væsentligt efterslæb på vedligeholdelsen af mange af vores bygninger. Hvis vi får udfaset bygninger, som næsten ikke bruges i dag, og i stedet koncentrerer ressourcerne om de bygninger, der i høj grad anvendes, får vi bedre mulighed for at løfte bygningsmassen i de kommende år”.

Sådan har Assens Kommune skabt en databank

Assens Kommune har grebet opgaven an ved at få lavet en økonomisk analyse af ejendomsområdet, som har haft til formål at understøtte byrådets drøftelser forud for arbejdet med budget 2019-2022.

Selve analyseprocessen tog 2-3 måneder, hvor konsulenthuset Reflexio sammen med en økonomimedarbejder i kommunen startede med at gennemgå, hvilke data der allerede var tilgængelige i forhold til økonomi, ejendomme og kapacitet.

Med den viden begyndte de at indsamle data fra kommunens økonomi- og ejendomssystem og få indblik i den lokale praksis ved at tale med institutionsledere. Den indsamlede viden blev samlet i en databank og blev blandt andet visualiseret, som det ses på billedet nedenfor.

Kortlægning af ejendomsområdet i Assens

Analysen er baseret på data fra kommunens økonomi- og vedligeholdelsessystemer, som er blevet renset og fordelt på ejendomsniveau på forskellige omkostningsbaser.

Ifølge Mads Rieper, der er partner i Reflexio, og som har været med til at udarbejde analysen, har selve visualiseringen af data stor betydning:

"Fordelen ved netop at opsplitte økonomien ud på omkostningsbaser og visualisere det er, at beslutningstagerne får mulighed for at drøfte et område ad gangen. Når politikerne får overblikket, bliver det den første trædesten og et fælles udgangspunkt for drøftelserne. Det betyder, at det ikke bliver en beslutning om at effektivisere det hele eller ingenting".

Typisk er der kun begrænset viden om kapacitetsudnyttelse og brugsmønstre på ejendomsniveau i kommunerne. Det var også tilfældet i Assens, der kun havde denne viden omkring ganske få ejendomme.

Der blev derfor gennemført en supplerende kapacitetsanalyse blandt kommunens ejendomsledere. Den gav et første indblik i, hvor der i Assens Kommune er ledige bygninger eller lokaler, der kan indgå i de kommende prioriteringer omkring optimering af arealudnyttelse.

Data kan åbne op for mulige potentialer  

Udover dataoverblikket har Reflexio givet deres vurdering af, hvad Assens Kommune kan spare ved at effektivisere på ejendomsområdet.

Vurderingen er baseret på, hvad andre kommuner har realiseret i forbindelse med forskellige effektiviseringsprocesser på ejendomsområdet.

Reflexio vurderer blandt andet, at kommunen med areal- og driftsoptimering kan effektivisere på blandt andet energi, indkøb og specialisering. Men som Mads Rieper tilføjer "Så er der ingen lette penge på ejendomsområdet, men der er til gengæld mange."

Han peger derfor på, at det kan være en god ide at have timingen i orden, når man skal sætte gang i effektiviseringen på ejendomsområdet.

Han påpeger for eksempel, at det er vigtigt, at man får skabt opbakning fra alle ledelseslag helt fra start, involveret alle relevante aktører og belyst fordele og ulemper ved forskellige scenarier.

Og kan man som i Assens Kommune lægge ud med en politisk interesse - og et politisk mandat med afsæt i de aktuelle fakta – har man givet processen en rigtig god og ikke mindst robust start.