Disse processer egner sig til automatisering

KL og Finansministeriet har sammen med fem kommuner netop færdiggjort en analyse i regi af Moderniserings- og Effektiviseringsprogrammet (MEP) om softwarerobotter.

Analysen har identificeret i alt 21 manuelle processer inden for økonomi, løn og personaleområder, teknik og miljøområdet samt tværgående processer, hvor der både er økonomiske og kvalitetsmæssige gevinster at hente, hvis de automatiseres med Robotic Process Automation teknologi (RPA-løsninger).

I alt har analysen vist et årligt potentiale på de analyserede områder på 80-90 millioner kroner på landsplan.

Fuld fart på automatiseringsindsatsen i kommunerne

Selvom systematisk digitalisering af kommunale arbejdsopgaver er en vedvarende opgave i kommunerne, er der fortsat en lang række opgaver, som løses mere eller mindre manuelt.

Det kan være, fordi de nuværende it-løsninger er utilstrækkelige, at der mangler snitflader til andre systemer, eller at opgaverne er for små til at ny-udvikle eller tilpasse eksisterende it-systemer.

RPA giver mulighed for at automatisere nogle af de manuelle processer. Det er forventningen, at teknologien især kan bidrage til at effektivisere de administrative opgaver i kommunerne.

Nedenfor ses de 21 manuelle processer, der blev identificeret i analysen på henholdsvis HR, løn og personaleadministration inden for teknik og miljøområdet samt tværgående processer.

Klare gevinster ved automatisering

Det er nærliggende at tro, at automatiseringspotentialet primært handler om, at en medarbejder kan spare tid, når softwarerobotten tager sig af den manuelle proces.

Automatiseringer kan dog også føre til væsentlige kvalitative gevinster. Det kan fx være færre fejl i sagsbehandling som følge af at softwarerobotten løser opgaven på samme måde hver eneste gang.

Medarbejderne peger samtidig også på større jobtilfredshed som følge af, at de bliver fritaget for de manuelle opgaver, som ikke betragtes som faglige kerneopgaver.

Begrænsninger ved RPA-teknologi

RPA teknologi indeholder således på flere fronter et tydeligt potentiale for kommunerne. Der er dog en række opmærksomhedspunkter, som har betydning for realiseringen af potentialet. Eksempelvis er det en forudsætning, at kommunerne anvender de processer og systemer, som analysen har udpeget for at hende de angivne gevinster.

Der vil muligvis også være andre automatiseringsegnede processer, som har været uden for projektets scope at afdække.

Der er også fortsat usikkerhed forbundet med om små kommuner kan opnå en kritisk masse ift. de udpegede processer, som gør investeringen i RPA rentabel. Små kommuner kan i dette perspektiv oplagt overveje samarbejdsprojekter med andre kommuner.

Kommunerne bør også overveje om RPA løsninger er hensigtsmæssige, hvis man samtidig overvejer nyanskaffelser af systemer mv.

Det er således vigtigt, at den enkelte kommune selv vurderer deres lokale potentialer i forhold til arbejdet med RPA-teknologi. KL har udarbejdet et screeningsredskab, som kan anvendes i vurderingen af potentialet.

Roskilde Kommune har investeret i en robot, der betaler lægeerklæringer

Det er ikke kun de fem kommuner i analysen, der arbejder med at automatisere manuelle processer. KL vurderer, at ca. halvdelen af landets kommuner er i gang eller på vej med automatisering vha. RPA teknologi.

Roskilde Kommune har eksempelvis investeret i en softwarerobot, der kontrollerer, bogfører og betaler lægeerklæringer ved at lave automatiske opslag i økonomi- og fagsystemer.

Sådan fungerer softwarerobotten

Robotten fungerer ved, at kommunen har oprettet en række EAN-numre, som kun bruges til lægeerklæringer. Når kommunen modtager en faktura på et af disse EAN-numre, tjekker softwarerobotten automatisk om fakturaen indeholder de nødvendige oplysninger. Det kan fx være CVR- og CPR-nummer.

Derefter laver softwarerobotten et opslag i fagsystemet for at tjekke, om lægeerklæringen er bestilt og om beløbet ligger inden for de aftalte beløbsintervaller (som afhænger af erklæringstypen).

Hvis alle oplysninger stemmer, bogfører og betaler programmet fakturaen. Hvis der er afvigelser bliver fakturaen sendt til manuel behandling.

Medarbejdernes brug af softwarerobotten

Chefkonsulent Rune Stæhr i Roskilde Kommune fortæller, at det gode ved softwarerobotten er: "at den er let tilgængelig. Man behøver ikke at være IT-ekspert for at bruge den."

Det betyder, at de medarbejdere, der skal arbejde med robotterne, ikke behøver at have en datamatisk uddannelse. Det er dog en forudsætning, at de har teknisk forståelse og talent for programmering.

Ifølge Roskilde Kommunes beregninger, kan den RPA-løsning vedr. lægeerklæringer sammen med en lignende løsning vedr. huslejebetalinger give en effektivisering svarende til et årsværk.

Værktøjer og vejledninger til det lokale automatiseringsarbejde

Et væsentligt element i MEP-projektet har været at udarbejde en række værktøjer og vejledninger til brug for de kommuner, som vil i gang med at automatisere de processer, som projektet identificerede.

For hver proces er der udarbejdet et dokument, som detaljeret beskriver, hvordan de enkelte processer ser ud, samt hvordan de vil se ud, når de automatiseres med en softwarerobot.

Der er yderligere lavet vejledninger med konkrete implementeringsanbefalinger i forhold til de enkelte processer.

Endeligt er der i projektet lavet en analyse, der sætter fokus på de barrierer, som kan være forbundet med at automatisere de pågældende processer.

Find og download materialerne om automatisering