Brug data som løftestang til arealoptimering

Effektiv ejendomsadministration er også en del af regeringen og KL’s Moderniserings- og Effektiviseringsprogram i 2019. Men hvor det i 2018 primært handlede om udbud, indkøb og organisering, ligger fokus for 2019 på arealoptimering.

Og kommunerne har taget dagsordenen til sig. Der er nemlig flere eksempler på kommuner, der arbejder med at udnytte kvadratmeter mere hensigtsmæssigt samt at prioritere afvikling og udvikling af bygninger med henblik på arealoptimering.

Kommuner, der arbejder med arealoptimering forventer typisk 5-10 pct. reduktion af kommunens kvadratmeter, hvilket kan ses på bundlinjen.

Hvordan lykkes kommunerne med arealoptimering?

Et nyt inspirationsmateriale fra Muusman-fm3 viser, at et godt dataoverblik over en kommunes ejendomme kan være medvirkende til at lykkes med arealoptimering. Det kan fx være data om, hvilke kvadratmeter kommunen ejer/lejer, hvad kvadratmeterne bruges til og af hvem, samt hvad de samlede omkostninger er.

Jo bedre data kommunerne har til rådighed, jo bedre mulighed har de for at styre og effektivisere deres ejendomsportefølje.

Det skyldes, at dataoverblikket kan give et kvalificeret grundlag for at prioritere anlægs- og vedligeholdelsesmidler samt se muligheder for at sammentænke funktioner.

Figur 1: Kommunernes 'datarejse'

Kommunerne kan indsamle data på forskellige niveauer for at arealoptimere.

Figuren viser en 'datarejse', hvor kommunerne over tid kan opbygge et mere og mere detaljeret dataoverblik som fundament for tilsvarende ambitiøse arealoptimeringsprojekter

Arealoptimering kræver mere end data

Ifølge inspirationsmaterialet gør et godt dataoverblik over kommunernes ejendomme det dog ikke alene, hvis man vil have succes med arealoptimering.

Der er en del andre faktorer, som spiller ind, og som kommunerne sideløbende kan arbejde med alt afhængigt af det projekt, de arbejder på at realisere.

Det kan fx være:

• Inddragelse af berørte aktører, som kan være vigtige for at et projekt tilpasses de faktiske behov
• Politisk og administrativ opbakning til at fastholde en beslutning, hvis der opstår konflikter om at sammenlægge eller reducere kvadratmeter
• Organisatorisk indretning af ejendomsadministrationen, som gør det muligt at få overblik over ejendomsporteføljen.

Faktorerne kan være forskellige fra kommune til kommune, men de må tænkes ind og håndteres i processen for at lykkes med at bruge data til arealoptimering.

Inspirationskataloget indeholder cases fra Køge, Gladsaxe, Ballerup, Skanderborg, Varde, Kalundborg, Ringsted og Favrskov Kommune. Læs i det følgende, hvordan Favrskov Kommune har brugt data, involveret relevante aktører og reduceret kommunens kvadratmeter.

Favrskov Kommune opnår succes med arealoptimeringsprojekter

Et faldende børnetal og forskellige behov for servicebygninger rundt omkring i kommunen fik Favrskov Kommune til at sætte fokus på arealoptimering.

Favrskov Kommune har gennemført flere konkrete arealoptimeringsprojekter, hvor data har spillet en afgørende rolle. To af dem beskrives i det følgende:

1. Et sundhedscenter blev placeret på en skole i Ulstrup, hvilket sparede anlægsudgifter for 2,7 mio. kr. i forhold til nybyggeri.

For at imødekomme de forskellige behov for servicebygninger i øst og vest indledte ejendomscenteret et arbejde med at indsamle 'udvidede data' jf. figur 1.

Ejendomscenteret koblede derefter de indsamlede data sammen med data om geografi, institutioner og antallet af kvadratmeter. Det ledte til en geografisk analyse, hvor kommunen tog udgangspunkt i de lokale skoler, som centrum for de respektive bysamfund.

Ejendomscenteret kortlagde alle kommunale bygninger i en radius af henholdsvis 500 og 1000 meter fra hver skole. For hver bygning indsamlede de blandt andet data om brugere pr. areal.

Analyserne viste blandt andet, at Ulstrup Skole havde ledige arealer. Derfor gav det mening at etablere det sundhedscenter, som kommunen i forvejen havde planer om at opføre, inde i skolens bygninger. Det gav mulighed for synergi og fælles anvendelse af arealer, fx opholds- og kantinefaciliteter.

Ifølge plan- og byggechef Helle Jakobsen fra Favrskov Kommune var borgerne glade for den politiske beslutning om at få et sundhedscenter. Det kunne skabe bedre service og generelt mere liv og aktivitet.

Det konkrete projekt blev udviklet i dialog mellem Ejendomscenteret, skoleleder, medarbejdere, brugere og Social- og Sundhedsforvaltningen:

"Det er vigtigt med en tæt dialog. Vi holdt flere møder, hvor vi brugte tid på at tale os ind på hinanden. Der fik vi vendt ønsker, behov, og hvordan arealerne kunne bruges bedst", fortæller Helle Jakobsen.

Helle Jakobsen fortæller desuden, at en væsentlig del af det at få opbakning til sammenlægninger som denne er at synliggøre det kvalitetsmæssige løft, der bliver muligt når man lægger funktioner sammen.

Det ledte samlet set til en løsning, som de respektive parter var tilfredse med og kunne se sig selv i.

2. Antallet af daginstitutioner i Hadsten blev reduceret fra seks til tre med en besparelse på 1 mio. kr. årligt til følge.

Det faldende børnetal medførte også, at der opstod en debat om enten at lukke eller lægge dagtilbud i lokalsamfundet sammen efter en brand i en af Hadstens børnehaver.

Ejendomscenteret har siden 2014 haft data om udnyttelsen og anvendelsen af de kommunale bygninger, og sammen med overvejelser om en ændret organisationsstruktur på dagtilbudsområdet dannede dette grundlag for den løsning, kommunen endte med.

Ejendomscenterets data viste, at arealforbruget var højt pr. elev på Hadsten skole. Det førte til en ide om at lægge seks dagtilbud sammen til tre og at lægge det ene dagtilbud ind på en fløj på skolen.

Det krævede dog både, at skolens SFO måtte flyttes, og at lokalerne måtte benyttes til undervisning i skoletiden.

Der var politisk og administrativ opbakning til projektet, men forældre og medarbejdere var indledningsvist skeptiske overfor idéen om større enheder.

Ejendomscenteret og Børn- og Skoleforvaltningen fik imidlertid skabt opbakning til projektet ved at involvere den lokale ledelse, medarbejdere og forældrerepræsentanter.

Det skete gennem en række møder, hvor der blev sat fokus på, hvordan ændringerne kunne understøtte det pædagogiske læringsmiljø. Det ledte ifølge Helle Jakobsen til nogle frugtbare diskussioner.

Resultatet blev blandt andet en spændende og udfordrende legeplads, der bandt daginstitutionen og skolen sammen.

Ejendomscenteret er dermed lykkedes med at bruge data som løftestang til arealoptimering. Det skyldes dog også, at de samtidig også har været proaktive i forhold til at lytte til relevante aktører og komme deres bekymringer i møde gennem involvering, hvilket har givet opbakning til at gennemføre projekterne.

Favrskovs gode råd til at lykkes med data til arealoptimering:

• Brug data til at synliggøre muligheder overfor den politiske og administrative ledelse
• Brug valide data som afsæt for samarbejde med arealoptimering med decentrale ledere, medarbejdere og lokalsamfundet i øvrigt
• Få opbakning til en klar ramme i form af håndfaste beslutninger om den overordnede arealoptimering
• Involver brugerne og andre interessenter og deres fagligheder i den konkrete udformning af projekter inden for den fastlagt ramme.