Rudersdal Kommune styrker indkøbsadfærden i hele organisationen og høster gevinster

En kommune køber i gennemsnit varer og tjenesteydelser for op imod 1 mia. kr. om året. Indkøbene foretages ofte af medarbejdere, der ikke har en indkøbsfaglig baggrund, og som ikke har fået træning i at købe ind. Det fører ofte til et for højt tidsforbrug på indkøbsopgaver, og til kontrakter der ikke nødvendigvis giver kommunen den bedst mulige økonomi. Dette har Rudersdal Kommune sat fokus på at gøre noget ved.

Rudersdal Kommune arbejder med at skabe en professionel indkøbsadfærd

Direktionen i Rudersdal Kommune besluttede i efteråret i 2017 at starte et forandringsprojekt for at skabe en professionel indkøbsadfærd i hele organisationen. I forhold til andre kommuner gjorde Rudersdal Kommune ikke i så høj grad brug af deres indkøbsaftaler. Der var således et stort potentiale forbundet med at ændre indkøbsadfærden for dermed at øge deres compliance.

”Det er fint, at indkøbsafdelingen og SKI laver rammeaftaler med konkurrencedygtige priser, men hvis hele organisationen ikke formår at omsætte disse aftaler til konkurrencedygtige køb, er det lige godt. Ingen køber forkert ind med vilje, så vi skal sikre os, at hele organisationen er klædt på til, at vi får hentet gevinsterne. ” siger Bjarne Pedersen, kommunaldirektør i Rudersdal Kommune.

Udover at blive bedre til at bruge indkøbsaftalerne, var målet for projektet at få et bedre samarbejde med kommunens leverandører, at frigøre medarbejdernes tid til andre opgaver og penge til at fastholde serviceniveauet. Der blev ikke opstillet et egentligt besparelsesmål for projektet, men gevinsterne blev vist på hvert fagområde gennem nøgletal.

Institutioner får 360-graders gennemsyn af deres indkøbsmønstre

Rudersdal Kommune har grebet projektet an ved, at hvert fagområde har peget på en testinstitution til at være med i en 360-graders analyse af deres indkøbsmønstre og -arbejdsgange. I alt har ca. 10 institutioner og stabsfunktioner været med i analysearbejdet.

Formålet har været at skabe en tæt dialog og opmærksomhed om de potentialer, der er i at ændre adfærd. Omdrejningspunktet for dialogen med den enkelte institution har både været de målbare data, som kan trækkes via kommunens indkøbsanalysesystem, og den adfærd hos medarbejderne, der er sværere at måle.

Helt konkret har dialogen med de enkelte institutioner om de målbare data taget udgangspunkt i spørgsmålene:

• Hvor ofte købes der ind?
• Hvor store beløb handles der typisk for?
• Hvor mange leverandører købes der ind hos?
• Hvor mange fakturaer behandles der om dagen?
• Købes der produkter, der er indgået aftale om?
• Foretages der køb via kommunens e-handelssystem?

Dialogen om indkøbsadfærden har derimod handlet om spørgsmål såsom:

• Er der indhentet tilbud på opgaven fra forskellige leverandører?
• Købes der ind på leverandørens aftalevilkår eller kommunens betingelser?
• Gennemføres der fakturakontrol?
• Er der løbende dialog med leverandørerne om opgaveløsningen?
• Er der taget aktiv stilling til organiseringen af indkøbsopgaverne på institutionen?

Hvert fagområde laver plan for opnåelse af professionel indkøbsadfærd

På baggrund af dialogen med de enkelte institutioner har den centrale indkøbsfunktion lavet en rapport, der kan bidrage til at optimere indkøbsmønstre og adfærd. Rapporten indeholder også inspiration til, hvordan den enkelte institution kan organisere sine indkøbsopgaver.

Når fagområderne får anbefalingerne, skal de omsætte dem til konkrete planer for, hvordan de på det samlede fagområde vil nå i mål med de forskellige indsatser. Fagområderne får derefter hver måned en oversigt over en række centrale indkøbsnøgletal og faglig sparring til udrulning af deres planer.

Indkøbsrapporterne tilpasses efter områdernes ønsker og behov, så de er relevante, konkrete og retningsgivende. Indkøbsfunktionen har valgt en involverende og dialogbaseret tilgang. ”Den slags tager tid, men er givet godt ud. Det fælles håndslag til projektet gør, at områderne og indkøbsfunktionen sammen leder efter konstruktive løsninger på, hvordan man optimerer indkøbsadfærden og ikke på at lede efter småfejl i tallene”, fortæller Charlotte, som fortsætter: ”Vi er fleksible og åbne for at finde den rette vej, men er samtidig kompromisløse omkring, at vi når de fastsatte mål”.

Læring gennem dialog

Den centrale indkøbsfunktion oplever, at dialogen er en øjenåbner for den enkelte institution. Institutionerne har i mange tilfælde et andet billede af, hvordan deres indkøbsmønstre ser ud, end hvad data viser. Indkøbsdataene kan fx vise de enkelte institutioner, hvad de går glip af ved at købe ind uden for de centralt indgåede aftaler.

Ifølge økonomichef Peter Lassen i Rudersdal Kommune, er det dog ikke nok til at ændre medarbejdernes indkøbsadfærd. ”Indledningsvis havde vi en forventning om, at hvis vi bare viser den enkelte leder, at der ligger penge på gulvet foran dem, de nemt kan samle op, så ville det være en tilstrækkelig drivkraft for arbejdet med professionalisering af indkøbsadfærden. Vi må dog erkende at vaner og arbejdsgange ikke ændrer sig af standardiserede nøgletalsrapporter, analyser og samtaler. At lykkes i et projekt som dette kræver, at man også åbner værktøjskassen med forandringsledelsesværktøjer”.

Rudersdal Kommune arbejder således med at give institutionerne incitamenter til at ændre indkøbsadfærden. Det betyder fx, at institutionerne kan bruge de gevinster, de får gennem bedre indkøb til aktiviteter, som tidligere er blevet sparet væk. Det kan fx være lejrskoler, faglige aktiviteter og modernisering af legepladser.

Gode råd til andre kommuner, der vil arbejde med noget lignende

Rudersdal Kommune har samlet en række råd til, hvad man skal være opmærksom på, hvis man vil gøre noget lignende.

• Skab en grundlæggende forståelse i topledelsen for, at indkøb ikke er isoleret til indkøbsafdelingen, men er noget der foregår i hele kommunen.
• Giv alle ledere og chefer et vist vidensniveau om aftaleindgåelse for at sikre kommunen den bedst mulige økonomi.
• Involver fagområderne og overvej, hvilke argumenter og incitamenter der skal til for, at de ændrer indkøbsadfærd i en hverdag, hvor deres kernefokus ligger et helt andet sted

For mere information og erfaringer høstet i projektet kontakt Rudersdals Kommunes indkøbschef Charlotte Vibe Seeberg (seeb@rudersdal.dk)