Holbæk Kommune styrker køberrollen på det specialiserede socialområde og vinder på bundlinjen

Kommunerne køber hvert år ind for store beløb på det specialiserede socialområde. Der er derfor god grund til at se på, hvilke indsatser der kan understøtte kommunernes køberrolle på området. Det er særligt set i lyset af, at der i dag typisk ikke er et samarbejde om køb af sociale ydelser i kommunerne mellem de medarbejdere, der har en socialfaglig baggrund og medarbejdere med en indkøbsfaglig baggrund.

I forlængelse heraf kan det være en stor udfordring, at vælge foranstaltninger til borgere på det specialiserede socialområde, som har det rette forhold mellem pris og kvalitet. Kommunerne oplever, at det sociale område er præget af dyre tilbud til borgerne, og at det kan være svært at få et præcist svar på, hvorfor ét tilbud er dyrere end et andet. Det gør det svært for kommunernes sagsbehandlere at vælge det rigtige tilbud i første omgang.

Holbæk Kommune har taget konsekvensen af dette ved at styrke køberrollen gennem standardkontrakter og kontinuerlig genforhandling af priser.

Holbæk startede med at se på de dyreste sager

Holbæk Kommune er startet med at grave ned i de 12 dyreste sager på det specialiserede socialområde, og det har givet en gevinst på 4.5 mio. kr. årligt. Efterfølgende er der foregået kontinuerlig genforhandling, hvor hver sag behandles individuelt med respekt for borgerens støttebehov.

Behovet ændrer sig over tid, og det er nødvendigt at genlæse den oprindelige aftale, sammenligne med borgerens handleplan og statusudtalelser. Det kan fx være, at borgeren er blevet mere selvhjulpen og ikke har behov for samme støtte, eller at der er bevilliget flere kontakttimer, end borgeren har behov for eller kan modtage.

Holbæk Kommune har desuden arbejdet målrettet med at udvikle evnen til at beskrive, hvorfor en foranstaltning igangsættes for en borger, og hvad resultatet heraf skal være. Ved at opstille konkrete og målbare mål for de foranstaltninger, der igangsættes for borgerne, kan Holbæk Kommune hurtigt følge op og tilpasse tilbuddene.

Standardkontrakter giver ro og gevinst til sagsbehandleren

Standardkontrakterne udarbejdes i et samarbejde mellem fagområdet og indkøbsafdelingen, og tilpasses desuden af sagsbehandleren til hver enkelt sag. Det giver tryghed for sagsbehandleren, som kan vide sig sikker på, hvad kommunens betaling dækker, og at de grundlæggende vilkår såsom opsigelsesvarsler overholdes.

De økonomiske gevinster ved at indføre standardkontrakter viser sig ved sparet sagsbehandlertid, fordi sagsbehandlerne dels bruger kortere tid på at læse kontrakterne igennem, dels bruger mindre tid på at afgøre tvister om kontrakten undervejs. Det antages, at der i gennemsnit realiseres en gevinst på 5.900 kr., hver gang en aftale om levering af en social foranstaltning konverteres fra en leverandørs kontraktpapir til en udformet af Holbæk Kommune.

Med 42 foranstaltninger efter servicelovens § 76, stk. 3, nr. 1 i 2016 realiserede overgangen til Holbæk Kommunes egne kontrakter en gevinst på 247.800 kr. i forhold til paragraffen.

At prisen forhandles er mere reglen end undtagelsen

Holbæk Kommune har, som nævnt ovenfor, også sat sig ind i at forhandle priser på foranstaltningerne på det specialiserede socialområde. Det kan fx være i forhold til timepris og indhold ved kontaktpersonanordninger eller prisen på hver anbringelsesforanstaltning i en enkelt sag. Det er muligt at forhandle priserne, da de ikke er fastsat af Socialtilsynet.

I Holbæk Kommune følger de tæt op på foranstaltningen, så manglede udvikling hos borgeren i forhold til de opstillede mål fører til en ny drøftelse af prisen. Skyldes den manglende udvikling, at tilbuddet ikke er det rigtige til borgeren, eller har borgeren ikke kunne modtage de aftalte støttetimer pga. kompliceret sygdom?

Der har været sager, hvor det har vist sig, at borgeren ikke kunne modtage de aftalte støttetimer pga. kompliceret sygdom. Hvis kommunen ikke aktivt følger op på foranstaltningen og genforhandler prisen i sådanne tilfælde, betyder det spildte ressourcer. Derfor følger Holbæk Kommune op, også når der er sket en udvikling hos borgeren, som gør at vedkommende er mindre støttekrævende.

Forhandlingerne om priserne og tilpasning på de enkelte foranstaltninger realiserer betydelige økonomiske gevinster. Det kan ses i forhold til § 107, hvor der i gennemsnit er opnået besparelser på 30 % uden serviceforringelser for borgerne, som derimod har oplevet en tættere opfølgning fra kommunens side.

Holbæk Kommunes gode råd til andre kommuner:

Hvis din kommune vil prøve kræfter med at udarbejde kontraktskabeloner og forhandle priserne, har Holbæk Kommune følgende råd:

• Sørg for politisk og administrativ opbakning. Indsatsen vil medføre reducerede udgifter på det specialiserede socialområde, og markedet vil være kritisk overfor at skulle bruge kommunens kontrakter.
• Hav tålmodighed. Det tager tid at massere en indkøbsfaglighed ind i en socialfaglighed, og det kræver vedvarende ledelsesmæssig opbakning.
• Skab kontraktskabeloner i samarbejde med indkøbsområdet, så den juridiske del af samarbejdsrelationen er på plads.
• Opstil konkrete og målbare mål. Det skaber grundlag for hurtig opfølgning og tilpasning af tilbuddet.
• Vær klar til at forhandle prisen på foranstaltningerne. Prisen er ikke fastsat af Socialtilsynet.
• Udvælg nøglepersoner til forhandlingsopgaven med fagspecifik viden, da sagsbehandlerne skal være parate til at møde et kritisk marked. Stærke socialfaglige kompetencer er omdrejningspunktet i forhandlingen i forhold til at udfordre leverandørerne.
• Hav fokus på opfølgning – hver 3. eller 6. måned.
• Implementér indsatsen på tværs af kommunen, så der bliver skabt en fælles front om, at vi vil det her!