Casekatalog om digitalisering af administrationen
I de senere år er kommunerne kommet langt med digitaliseringen. KL har derfor i samarbejde med kommunerne udarbejdet et casekatalog, der samler op på 26 praksisnære digitaliseringstiltag inden for fem administrative støttefunktioner: Økonomi, Løn og Personale, IT, Ejendomsadministration og Sekretariatsopgaver. Brug denne side som inspiration til at overveje, om nogle af tiltagene kan være relevante i din kommune.
Indhold
Casekataloget har til formål at sprede de gode digitaliseringstiltag mellem kommunerne, så kommunerne får gavn af hinandens erfaringer.
Casekataloget er henvendt til både det strategiske niveau, hvor politikere og topledere sætter en strategisk retning for digitaliseringen, men også det praktiske niveau, hvor ledere og/eller projektledere understøtter implementeringen herunder igangsætter, udvikler og drifter forskellige digitale løsninger.
Casene i casekataloget kan læses enkeltvis og skal give viden om konkrete digitaliseringstiltag, herunder de forudsætninger der har været for implementeringen, samt de konkrete ændringer digitaliseringen har medført. Derudover indeholder casekataloget en række generiske greb, der understøtter implementeringen af digitaliseringstagene, og som er identificeret på tværs af de enkelte cases.
Økonomi
Læs om, hvordan Holbæk Kommune har digitaliseret ledelsestilsynet gennem implementering af et tilføjelsessystem til økonomisystemet og opnået et billigere og mere effektivt ledelsestilsyn.
Økonomisk ledelsestilsyn er en opgave, som kommunale ledere skal varetage, hvor bilagskontrol indgår. For Holbæk Kommune var det gamle system til kontrol af regninger i forbindelse med ledelsestilsyn meget lidt brugervenligt og krævede derfor en del manuelt arbejde og indgående kendskab til systemet for at kunne benytte det ordentligt. Derudover var ledelsestilsynet baseret på Excel-ark, som medførte risiko for fejl. Det blev derfor besluttet centralt at købe et tilføjelsessystem til økonomisystemet, der automatiserer en del af den månedlige ledelsestilsyn.
Implementeringen har bl.a. medført, at der bliver brugt færre ressourcer fra Løn- og Regnskabsafdelingen på udarbejdelse af ledelsestilsynet samt øget sikkerheden i ledelsestilsynet, da systemet, og ikke lederen selv, udvælger bilagene på baggrund af nogle på forhånd definerede kriterier.
Case 1: Digitalisering af ledelsestilsyn i Holbæk Kommune.pdf
Læs om, hvordan Billund Kommune har optimeret budgetopfølgningen ved implementeringen af et digitalt økonomi- og budgetstyringsværktøj.
I Billund Kommune var økonomistyringen præget af mange manuelle processer og manglende gennemsigtighed. Brugen af regneark i budgetopfølgningen medførte et manglende overblik og indsigt i kommunens samlede økonomi. Direktionen valgte derfor indføre Nem Økonomi, som er et digitalt økonomi- og budgetstyringsværktøj.
Implementeringen har fjernet brugen af manuelle regneark, reduceret fejl ved indtastninger og givet ensartet data, hvilket styrker datavaliditeten. Derudover har de decentrale budgetansvarlige fået større ejerskab til økonomistyringen og har derved bedre mulighed for at gribe tidligere ind, præge udviklingen og rettidigt informere næste ledelsesniveau.
Case 2: Digitalisering af budgetopfølgningen i Billund Kommune.pdf
Læs om, hvordan Hedensted Kommune har digitaliseret debitor, så det bliver lettere for borgere og medarbejdere at håndtere gældsopkrævning.
Hedensted Kommune har implementeret en digital løsning, der gør, at borgere kan se deres tilgodehavende på nettet og selv betale deres gæld via betalingskort m.m. Løsningen er valgt, fordi kommunen ønskede at gøre forvaltningen mere åben overfor borgeren. Hertil kommer, at der blev brugt mange ressourcer på at sende overblik til borgerne over deres tilgodehavende.
Implementeringen har fået positiv feedback fra borgerne, da de nemt kan tilgå egne gældsforhold og betale givne regninger, og platformen oplever et stigende antal besøgende. Debitor har oplevet en reduktion i borgerhenvendelser, og kommunens tilgodehavender fra borgerne bliver hurtigere indfriet.
Læs om, hvordan Nordfyns Kommune har digitaliseret og automatiseret dele af bogføringen, så der anvendes mindre tid på regningsbetaling i kommunen.
Nordfyns Kommune har digitaliseret bogføringen gennem brug af automatisk bogføring (betalingsplaner), hvor det blev vurderet, at der var digitaliseringsgevinster. Kommunen har et mål om løbende at effektivisere deres borgføringsopgaver, så der anvendes mindre tid på regningsbetaling, og der spares tid centralt samt sikkerheden omkring rettidig betaling øges. Den opnåede effektivisering indgår i at realisere de generelle effektiviseringsmål på 0,5% af driften hvert år.
Implementeringen af den digitale løsning har bl.a. medført, at 12 % af regningerne betales automatisk, svarende til ca. 9000 fakturaer, og at flere regninger betales rettidigt.
Læs om, hvordan Ringkøbing-Skjern kommune har reduceret omkostningerne til bogføring gennem automatisk bogføring.
Ringkøbing-Skjern har indført et system til automatisk bogføring gennem anvendelse af betalingsplaner, så de samlede omkostninger til bogføring reduceres. Kommunen har som strategi, at kommunen gerne vil digitalisere og automatisere arbejdsgange. Tidligere har kommunen gennemført en centralisering af bogføringen, hvor kontoplanen blev forenklet, hvilket førte til en forenkling af bogføringen.
Implementeringen har bl.a. medført en mere professionaliseret og systematiseret budgetopfølgning. Derudover er tidsforbruget på bogføring mindsket, da 20% af alle faktura automatisk går igennem betalingsplaner. Centralisering af bogføringen samt indførelsen af betalingsplaner har medvirket til besparelsen af 5 årsværk.
Læs om, hvordan Ruderdal Kommune har implementeret en RPA-løsning til bogføring af sociale regninger og oplevet en lettelse i administration gennem automatisk bogføring.
Rudersdal Kommune har implementeret en digital løsning til match og bogføring af regninger på det sociale område. Formålet var at reducere mandetimer til regningsbetaling, skabe øget trivsel gennem frigørelse af tid og øge kvaliteten gennem en mere struktureret bogføring.
Rudersdal Kommune besluttede i 2017 at udbrede brugen RPA-løsninger i kommunen. Strategien var at få 15 processer i gang ved brug af software-robotter. Målet var at få software-robotter op at køre, der skulle være selvfinansierende. På det sociale område blev robotten til betaling af regninger sat i drift i november 2018, og i dag betales 38% af de modtagne regninger automatisk af robotten. Det har givet en lettelse af arbejdsbyrden i administrationen.
Læs om, hvordan Esbjerg Kommune arbejder for at automatisere fakturabehandling, så der bruges mindre tid på opgaven og kvaliteten højnes.
Fakturabehandling er en af de mest ressourcekrævende processer, når de samlede bogføringsopgaver bliver taget i betragtning. I Esbjerg Kommune vedtog byrådet i forbindelse med budgettet for 2019-2022, at der skulle indføres automatisk fakturahåndtering på alle områder ved hjælp af Machine Learning og RPA. Formålet var at lette processen omkring fakturabehandling og frigive tid til andre opgaver samt øge kvaliteten, sikre moms og undgå dobbeltbetalinger.
Esbjerg Kommune så potentiale i at automatisere 125.000 ud af 220.000 mulige fakturaer og havde som målsætning at opnå en gradvis automatisering fra 20% til 50% over en periode på fire år. Selvom det har taget længere tid end forventet at nå målene, kommer kommunen tættere på målet, særligt efter inddragelsen af Børn & Kultur og Sundhed & Omsorg er blevet automatiseret.
Læs om, hvordan Nordfyns Kommune har effektiviseret udbetalingen af kørselsgodtgørelse for kommunens medarbejdere gennem en app-løsning.
Nordfyns Kommune ønskede at effektivisere administrationen med håndtering af udbetaling af kørselsgodtgørelse og samtidig sikre, at der var en effektiv håndhævelse af reglerne på området. Det blev derfor besluttet centralt fra Lønkontoret med opbakning fra direktionen at implementere en app-løsning.
Formålet var at skabe en bedre og billigere administration gennem afskaffelse af papirblanketter gennem brugen af en app, hvor medarbejderen selv registrerer sin kørsel. Sideordnet med mere effektive processer var formålet at få en mere automatisk kontrol af reglerne på området, hvor der var en manuel kontrol, der kunne erstattes af en digitalkontrol.
App-løsningen bliver brugt af 99% procent af medarbejderne efter seks måneders drift, hvilket bevidner om en succesfuld udbredelse af løsningen. Derudover har kommunen opnået en tidsbesparelse ved at undgå dobbeltindtastninger, reduceret antallet af fejl ved indtastninger og kan løbende følge udgifterne til kørselsgodtgørelse gennem appen.
Case 8: Digitalisering af kørselsgodtgørelser i Nordfyns Kommune.pdf
Læs om, hvordan Holbæk Kommune har digitaliseret bilagshåndteringen gennem en app-løsning og har fået bedre overblik over bilagshåndtering samt reduceret antallet af opgaver for Løn- og Regnskabsafdelingen.
Holbæk Kommune er en af de kommuner, hvor processen omkring indkøb og udlæg var ugennemsigtig, og hvor der ofte manglede dokumentation for indkøbene. Derudover var det svært at identificere, hvem der havde foretaget indkøbene. Holbæk Kommune har derfor valgt at digitalisere en del af bilagshåndteringen gennem en app-løsning, der har til formål at reducere manuelle indtastninger og fejl, samt lette dokumentationsprocessen omkring indberetning af bilag. Potentialet for den tidsmæssige besparelse blev vurderet til 1,5 årsværk.
Implementeringen har medført, at der er et bedre overblik over indkøb samt hurtigere betjening af indberetning af bilag. Det har betyder færre opgaver for Løn- og Regnskabsafdelingen.
Case 9: Digitalisering af bilagshåndtering i Holbæk Kommune.pdf
Læs om, hvordan Vallensbæk Kommune har digitaliseret kontanthjælpskravet og opnået en mere effektiv opkrævning.
Vallensbæk Kommune har en overordnet digitaliseringsstrategi og et ønske om at digitalisere manuelle processer. Et af stederne er opkrævning af kontanthjælpskravet, hvor Vallensbæk Kommunes samlede restance på kontanthjælpskrav er omkring 8.400.000 kr. fordelt på 289 borgere.
Gennem implementering af KMD Opus Debitor, Aftaleadministration har kommunen opnået en mere effektiv opkrævning af kontanthjælpskrav, en frigivelse af ressourcer til faglig sagsbehandling og skabt ensartet procedurer for kontanthjælpsopkrævning.
Case 10: Digitalisering af opkrævning af kontanthjælpskrav i Vallensbæk Kommune.pdf
Læs om, hvordan Hedensted Kommune har effektiviseret opkrævning af for meget udbetalt kontanthjælp gennem digitalisering.
Hedensted Kommune har implementeret en digital løsning til opkrævning af for meget udbetalt kontanthjælp. Kommunen ønskede med løsningen at skabe en effektivisering af arbejdsgangene omkring opkrævning med borgeren i centrum.
Gennem implementeringen har kommunen opnået en reduktion i manuelle processer ved opkrævning af kontanthjælpskrav, en mere effektiv arbejdsgang samt en reduktion i borgerhenvendelser på området.
Case 11: Digitalisering af opkrævning i Hedensted Kommune.pdf
Løn og personale
Læs om, hvordan Holstebro Kommune har indført et digitalt vagtplanlægningssystem, der effektiviserer vagtplanlægningen, så der kan planlægges fremadrettet og optimer brugen af personalemæssige ressourcer.
Vagtplanlægning skal sikre, at der er det nødvendige personale til at løse opgaverne. Det kan være en kompleks opgave at vagtplanlægge, da det kræver indsigt i mange forskellige arbejdstidsaftaler. Hertil er vagtplanlægning ofte en opgave, der specielt finder sted indenfor social- og sundhedsområdet samt ældreplejen, hvor der i øjeblikket er mangel på arbejdskraft i kommunerne, og hvor optimeringen af brugen af medarbejderressourcerne derfor er vigtig. Holstebro Kommune havde tidligere et vagtplanlægningssystem, der besværliggjorde en fremadrettet vagtplanlægning for medarbejderne, der er nødvendig for at håndtere området bedst muligt.
Holstebro Kommune indførte derfor et vagtplanlægningsmodul, som er integreret med lønsystemet. Modulet har effektiviseret vagtplanlægningen, så vagtplanlægningen planlægges fremadrettet og optimerer udnyttelsen af personalemæssige ressourcer. Dertil har implementeringen sikret en ensartethed i planlægningen og reduceret antallet af fejl.
Case 12: Digitalisering af Vagtplanlægning i Holstebro Kommune.pdf
Læs om, hvordan Rudersdal Kommune har opnået en markant frigivelse af tid samt bedre økonomisk styring af arbejdstidsplanlægningen ved hjælp af et webbaseret tidsplanlægningssystem.
Rudersdal Kommune ønskede en mere bedre styring af arbejdstidsplanlægningen. Det betyder bl.a., at medarbejderne er på arbejde på de tidspunkter, hvor borgerne har allermest brug for støtten. Der skal samtidig være tillid til, at medarbejderne selv kan understøtte en god planlægning af arbejdstiden. Det understøttes af et nyt webbaseret tidsplanlægningssystem, hvor medarbejderne selv kan indtaste ændringer til arbejdstiden.
Implementeringen af digital arbejdstidsplanlægning har medført en markant frigivelse af tid hos lederne fra 10 timer til 2-3 timer ugentligt samt bedre økonomisk styring på området ved lavt sygefravær, reduktion i vikarudgifter og bedre ledelsesinformation.
Case 13: Digitalisering af arbejdstidsplanlægning i Rudersdal Kommune.pdf
Læs om, hvordan Aalborg Kommune har optimeret processen omkring indhentning af straffeattester ved hjælp af digitalisering.
Når kommunerne skal ansætte nye medarbejdere, skal der indhentes straffeattester, og hvis medarbejderne skal arbejde med børn og unge, skal der samtidig indhentes en børneattest. Specielt i de større kommuner kan det løbe op i mange attester om året, hvor der bruges meget tid, da processen er administrativ tung og rutinepræget. I Aalborg Kommune indhentes omkring 12.000-13.000 attester om året, og derfor har Aalborg Kommune i samarbejde med leverandøren udviklet en RPA-software robot, der automatiserer store dele af processen omkring indhentning af straffe- og børneattester. Digitaliseringen af straffeattester er koblet op på Aalborg Kommunes digitaliseringsstrategi om øget automatisering og digitalisering generelt.
Implementeringen har bl.a. medført en kortere sagsproces, færre arbejdsgange samt en nemmere tilgang til indhentning af straffeattester. Dertil er sikkerheden i opgaveløsningen er højnet, da indhentning af straffeattester sker rettidigt samtidig med, at Lønkontoret får en tilbagemelding, hvis straffeattest ikke er ren.
IT
Læs om, hvordan Frederikshavn Kommune har implementeret en digital samarbejdsportal til vidensdeling for alle kommunens medarbejdere, hvilket har bidraget til øget vidensdeling, reduceret internetredaktørernes opgave og vedligeholdsopgaver samt sikring af sager ift. GDPR:
Frederikshavn Kommune ønskede en bedre integration mellem intranettet og det elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem, så det blev nemmere at videndele og lave søgninger på tværs af organisationen. Med inspiration fra Gentofte Kommune blev en digital portal (Samarbejdsportalen) for vidensdeling på tværs af alle medarbejdere i kommunen derfor implementeret.
Samarbejdsportalen bidrager til, at brugerne videndeler på tværs af organisationen i ét system frem for flere, hvilket har reduceret internetredaktørernes opgaver væsentligt. Dertil er der færre vedligeholdsopgaver samt sikring af sager ift. GDPR.
Case 19: Digitalisering af vidensdeling i Frederikshavn Kommune.pdf
Læs om, hvordan Vesthimmerlands Kommune har implementeret en RPA-løsning, der automatiserer autorisationskontrol, hvilket tidligere var en tung, manuel arbejdsgang i kommunen.
Vesthimmerlands Kommune har implementeret en RPA-løsning, der effektiviserer processen ved autorisationskontrol og sikrer, at opgaven fortsat løses indenfor de lovgivningsmæssige rammer.
Opdateringen af Persondatalovgivningen har skabt fornyet fokus på håndtering af data og kontroller i alle danske organisationer, herunder kommunerne. Vesthimmerlands Kommunes tidligere proces var meget tung med kopi af skærmbilleder fra CICS, der viste medarbejderens adgange, der blev indsat i et excel-ark og sendt til den respektive leder. Lederen returnerede så mailen med bekræftelser og evt. korrektioner, der skulle laves manuelt af IT.
Implementeringen af RPA-løsningen har bl.a. medført en automatisering af en meget tung, manuel arbejdsgang og derved sparet tid for medarbejdere og ledere. Dertil sikres det, at løsningen fortsat løses inden for de lovgivningsmæssige rammer.
Case 20: Digitalisering af autorisationskontrol i Vesthimmerlands Kommune.pdf
Læs om, hvordan Ballerup Kommune har digitaliseret arbejdsgange i kommunen ved hjælp af en digital taskforce, der bidrager til udviklingen mod digitale arbejdsgange og sikrer, at nye digitaliseringsprojekter har et gevinstrealiseringspotentiale.
Kommunalbestyrelsen i Ballerup Kommune har sat en dagsorden for digitalisering af arbejdsgangene i kommunen. Den er blevet fulgt op af en strategi besluttet af direktionen, hvor digitalisering er valgt som indsatsområde. Den grundlæggende præmis for strategien er, at digitalisering skal anses som en integreret del af udviklingen i Ballerup Kommune og de dertilhørende politikker.
Kommunen har på den baggrund etableret en digital taskforce, der skal være med til at accelerere digitalisering af arbejdsgangene. Der er i det første år startet 60 projekter og sparet ca. 7300 timer. For hvert projekt udarbejdes der et gevinstrealiseringskort med en før- og eftermåling.
Case 21: Digitalisering af arbejdsgange i Ballerup Kommune.pdf
Ejendomsadministration
Læs om, hvordan Hillerød Kommune har digitaliseret ejendomsadministration gennem et Facility Management System og derved opnået bedre økonomistyring på ejendomsområdet.
De kommunale bygninger danner rammen om velfærdsydelserne, og derfor er ejendomsadministration en vigtig opgave for kommunerne. Det handler om, at de kommunale bygninger bliver drevet så effektivt som muligt, så de danner den bedste ramme for de borgere og medarbejdere, der benytter dem. Hillerød Kommune er en af de kommuner, der har sat fokus på digitalisering af ejendomsadministrationen med implementeringen af et Facility Management (FM) system. Digitaliseringen er et led i kommunens overordnede strategi om bedre drift af kommunens ejendomme.
Systemet har ført til bedre økonomistyring på ejendomsområdet, da systemet styrker overblikket og prioritering af vedligeholdsopgaver. Dertil har systemet bidraget til bedre interne arbejdsgange for ejendomsadministration og en mere præcis og korrekt indrapportering for de decentrale institutioner.
Case 22: Digitalisering af ejendomsadministration i Hillerød Kommune.pdf
Sekretariatsopgaver
Læs om, hvordan Varde Kommune har implementeret et talegenkendelsesprogram i tandplejen og opnået en mere effektiv journalisering på området. I fremtiden kan teknologien bruges til journalisering i andre jobfunktioner.
Kommunerne bruger meget tid på dokumentation og journalisering i flere jobfunktioner. Topledelsen i Varde Kommune så derfor gevinster ved at digitalisere denne proces. Varde Kommune valgte derfor at indføre et talegenkendelsesprogram i tandplejen. Som tandlæge arbejder man både med patient og computer samtidig under en behandling, og derfor var der flere fordele ved talegenkendelse i form af en mere effektiv arbejdsproces, bedre hygiejne og patientsikkerhed samt bedre ergonomi for tandlægerne.
På baggrund af den succesfulde implementering af talegenkendelse i tandplejen er ambitionen nu, at talegenkendelse skal udbredes til mange andre jobfunktioner, eksempelvis hos jobcenteret, hvor dokumentation og journalisering af møder med borgerne er en tidskrævende, manuel proces. En vurdering fra en anden kommunes jobcenter er, at besparelsen kan ligge på en time pr. dag pr. jobkonsulent.
Case 23: Digitalisering af journalisering ved talegenkendelse i Varde Kommune.pdf
Læs om, hvordan Silkeborg Kommune har implementeret en digital platform til aktindsigt, der letter processen omkring aktindsigt for både medarbejdere og borgere.
Der bruges ofte mange ressourcer på at behandle ansøgninger om sags- eller aktindsigt, da kommunen skal bruge tid på at udsøge borgernes sager ved bl.a. at indhente oplysninger i mange forskellige systemer. Derudover er der i de senere år kommet et større fokus på at åbne den offentlige sektor op for borgerne, eks. med borger.dk og sundhed.dk m.v., der skal give større gennemsigtighed og rådighed over egen data. Digitaliseringen af aktindsigt i Silkeborg Kommune skal ses i lyset af disse dagsordner og derfor valgte direktionen at indføre en RPA-løsning, der automatiserer processen omkring aktindsigt.
Digitaliseringen har bl.a. medført en hurtigere aktindsigt gennem færre manuelle processer og bedre workflow (fra 7 dage til én dag) samt ændret arbejdsgange ved dokumentation til fordel for både borgere og medarbejdere.
Case 24: Digitalisering af aktindsigt i Silkeborg Kommune.pdf
Læs om, hvordan Syddjurs Kommune har implementeret en digital platform, der letter processen omkring behandling af byggesager og har bidraget til kortere sagsbehandlingstider.
Syddjurs Kommune har udviklet og implementeret en digital platform, der giver borgere og virksomheder adgang til at se indholdet i kommunale byggesager på nettet. Udviklingen af løsningen skete med afsæt i et politisk ønske og en stærk vilje hos topledelsen om større åbenhed i forvaltningen.
Den digitale platform bliver brugt flittigt af brugerne (12.000 gange årligt bliver der trukket oplysninger fra platformen). Siden implementeringen får Teknik og Miljø færre henvendelser fra borgerne, og det frigør tid til manuel sagsbehandling. Platformen har bidraget til, at Syddjurs Kommune er gået fra at være en af de langsomste til en af de hurtigste kommuner i landet til behandling af byggesager.
Case 25: Digitalisering af aktindsigt i Syddjurs Kommune.pdf
Læs om, hvordan Lyngby-Taarbæk Kommune har implementeret en RPA-løsning til udbetaling af helbredstillæg, der letter de berørte medarbejdere for en markant manuel arbejdsbyrde.
Lyngby-Taarbæk Kommune har en digitaliseringsstrategi, hvor der er opsat mål for udbredelsen af RPA-løsninger. Her er ambitionen at udbrede én RPA-løsning pr. afdeling inden 2020. Målet er drevet af en forventning om, at det er en vigtig teknologi at mestre i fremtiden. Lyngby har også et digitaliseringsråd bestående af frivillige medarbejdere, der drøfter den teknologiske udvikling.
Et område, hvor der var potentiale i en RPA-løsning, omhandlede håndtering af helbredstillæg. En landsdækkende undersøgelse vedr. helbredstillæg synliggjorde den store og komplekse administrative opgave for de 2-3 medarbejdere i kommunen, der sad med behandlingen af ca. 3.000 helbredstillæg pr. år. Lyngby-Taarbæk Kommune valgte derfor en RPA-løsning til håndtering af helbredstillæg.
Robotten håndterer i dag ca. 86% procent af opgaver ved udbetaling af helbredstillæg, der letter medarbejderne for den manuelle arbejdsbyrde ved opgaverne. Arbejdet med kontrol og gennemførelse af de resterende opgaver kan nu klares uden nyansættelser, og afdelingen er robust over for sygdom og afgang.
Case 26: Digitalisering af udbetaling af helbredstillæg i Lyngby-Taarbæk Kommune.pdf
Sidst opdateret: 23. februar 2024