Innovativ regelsanering i Aalborg Kommune skaber resultater på fagområder

I Aalborg ville man fjerne unødvendige byrder og frigøre tid til de centrale opgaver internt i forretningen. Det betød, at alle kommunalt vedtagne dokumentationskrav og regler inden for ældreplejen og dagtilbud i Aalborg Kommune blev ophævet d. 1. juli 2022. 

Det er ikke første gang, at et byråd beslutter at afbureaukratisere. Det nye er, at byrådet i Aalborg vedtager, at alle regler og krav, som kommunen gennem tiden selv har indført, skal gives et eftersyn. En regel blev kun bevaret, hvis politikerne i byrådet vurderede, at den havde værdi for kerneopgaven.

Mens projektets primære formål har været at få medarbejdernes faglighed bedre i spil gennem forenklet styring, har kommunen samtidig dannet sig central læring om, hvorfor arbejdet med regelforenkling ikke er sort/hvidt. Mange regler og rammer er også med til at understøtte mål og forventninger, man i Aalborg Kommune gerne vil værne om, og det er derfor centralt at opbygge en regelkultur, hvor medarbejderne både kan støtte sig til og frisættes af de strukturer, der arbejdes under.

Gennem arbejdet har kommunen oplevet stærk tilslutning til initiativerne på både Ældre- og dagtilbudsområdet. På ældreområdet blev en fjerdedel af reglerne skåret væk. Børn og Unge-området fik fjernet færre regler, men har oplevet stor opbakning til initiativet på tværs af institutioner.

Foruden smidigere arbejdsgange og øget tid til kerneopgaven, er den samlede oplevelse på tværs af områder, at der er kommet større bevågenhed og lydhørhed på både leder- og medarbejderniveau om potentialer for at afbureaukratisere og begrænse mængden af ny skriftlighed.

I Senior og Omsorg opdelte man arbejdet i fire faser:

1. I første fase involverede man alle MED-udvalg i en bred indsamlingsproces. Udvalgene indberettede alle regler, de var omfattet af, med undtagelse af de krav, regler og opgaver, der kom fra national lovgivning. Tilbagemeldingen blev udført med fortrykte skemaer, hvor medarbejderne også skulle beskrive, hvem der var omfattet af reglen eller kravet, og hvor reglen stod beskrevet. Det kunne for eksempel være i en intern håndbog eller lignende.
2.  Anden fase blev kaldt en ’filtreringsfase’, hvor alle indsendte regler og krav blev gennemgået af en arbejdsgruppe. Her bortfiltrerede man først regler, der var dubletter, eller som ikke levede op til kravene for den stillede opgave, bl.a. kontrakter med private virksomheder, overenskomstkrav m.v. Man fravalgte samtidig at fjerne reglerne i afdelingens interne IT-system (Cura), eftersom det skulle bearbejdes i en anden proces.
   
   

   Figur: Senior og Omsorgs fase 2 - Bortfiltrering af regler m.v. der ikke skal være med i processen

   

3. Fase tre var for Aalborg Kommune en ”argumentationsfase”. Her inkluderede man igen alle MED-udvalg til at vurdere, hvor mange af de resterende regler, som ikke var blevet bortfiltreret, der skulle beholdes i kommunen. Konkret kategoriserede man en regel til ophævelse medmindre, der 1) var væsentlige negative konsekvenser ved at ophæve reglen, eller 2) hvis reglen ikke kunne afskaffes uden at stille noget i stedet. På baggrund af denne kategorisering anbefalede MED-udvalgene at ophæve ca. en fjerdedel af reglerne, der ikke blev filtreret ud af processen i den administrative filtreringsfase.
4. I Fjerde fase fire blev MED-udvalgenes anbefalinger sendt i Senior- og Omsorgsudvalget, der godkendte langt størstedelen af MED-udvalgenes anbefalinger. Indstillingen blev godkendt d. 22. juni 2022 knap seks måneder efter opstarten d. 17. januar samme år.

I Senior og Omsorg er erfaringen med indsamlingen af regler, at det er afgørende at skabe klarhed om, hvilken type information, man ønsker at få indsamlet. Denne afklaring bør kommunikeres til både MED-udvalg og lokalafdelinger inden indsamlingen går i gang. 

På den måde undgås ressourcespild, især for arbejdsgruppen i Senior og Omsorg, der brugte betydelig tid på at kategorisere og filtrere de mange regler: ”At frasortere eksterne regler som lovgivning, kontrakter og overenskomstkrav, var en nødvendig erkendelse, der kom undervejs i processen. På den ene side kan det ærgre os, at vi ikke var opmærksomme på at få det beskrevet tydeligt nok inden processen, da det kunne have afkortet perioden, vi anvendte i gennemgangen. På den anden side gav det også ledere og politikere et godt indblik i, hvor mange af de nuværende regler og arbejdsgange, der helt overvejende understøtter mål, ønsker og forventninger, man i Aalborg Kommune gerne vil værne om. For os er det patientsikkerhed, kvalitetsudvikling og sikker drift”, fortæller Ove Gerhard Jensen, Vicedirektør i Senior og Omsorg.

Dette gjorde sig også gældende for de regler, der var skabt på den individuelle arbejdsplads: ”For eksempel havde enkelte plejehjem skabt en rettesnor, der hjalp dem på netop deres arbejdsplads. I arbejdsgruppen havde vi fuld tillid til lokal viden og ønskede derfor ikke at ophæve den type praksis”, fortæller Kirsten Sværke, der er projektleder for processen i Senior og Omsorg.

En måde at gøre arbejdsprocessen smidigere er ved på forhånd at etablere klare definitioner for, hvad en regel er. Distinktionen mellem regel og praksis blev for Senior og Omsorg afgørende i vurderingen af, om det indsamlede datagrundlag var relevant for den stillede opgave.

Ove Gerhard Jensen udfolder vigtigheden af dette: ”Før arbejdet havde vi ingen politisk definition på, hvad en regel er. Er det en regel, at den første, der møder op på arbejdspladsen, slår alarmen fra? Eller at det registreres, hvem der er med til årets julefrokost? Vores jurister havde lange drøftelser om de eksempler, og hvorvidt de var regler eller bare lokal praksis. Hvis vi skulle gennemføre projektet igen, ville det være et punkt, jeg gerne ville have set os drøfte på forhånd.”

For at sikre stærkere styring og mere effektiv brug af medarbejderressourcer i projektet, kan ledelsen på forhånd aftale:

1. Hvilket type materiale, man er interesseret i at indsamle,
2. hvordan dette materiale skal defineres, og
3. at denne information og definition videreformidles tydeligt til MED-udvalgene.