Frederikshavn Kommune skaber rummet til at drøfte afbureaukratisering

I foråret 2022 besluttede byrådet i Frederikshavn Kommune, at der skulle arbejdes med afbureaukratisering. Det var bl.a. med henblik på at gøre arbejdsgange smidigere og lettere for borgere, ansatte og virksomheders skyld. Den opgave blev samlet op på direktionsniveau, der besluttede, at samtlige afdelinger og centre skulle inddrages til at arbejde med dagsordenen.

I oktober 2023 er der fundet 120 tiltag, som bidrager til mindre bøvl til gavn for hele kommunen. Mens nogle af tiltagene peger ind i kommunens egen praksis, peger andre mod nationale bestemmelser. For tiltag i egen praksis er der i 2024 igangsat prøvehandlinger i fagcentrene, der sikrer, at ændringerne kommer til at virke i praksis.

En central erfaring fra Frederikshavn Kommune er, at afbureaukratiseringstemaet har bidraget til at skabe et fora, hvor medarbejdere og ledere åbent kan drøfte arbejdsgange og regler, som de bøvler med. Det vurderer Planlægnings- og udviklingskonsulent i Frederikshavn Kommune, Christian Qvist Lessél: ”I forbindelse med skoleudsættelser er det forældrene, som ansøger om udsættelsen. Herefter indkalder lederen af dagtilbuddet barnets forældre og skoleleder fra barnets kommende skole til et møde. Før Frederikshavn Kommune gik i gang med at arbejde med afbureaukratisering, har vi haft en praksis, hvor også Pædagogisk Psykologisk Rådgivning (PPR) udarbejder en udtalelse, også selvom PPR ikke nødvendigvis har kendskab til barnet. Det har i nogle tilfælde været en unødvendig arbejdsgang. Derfor valgte fagcentrene på børne- og ungeområdet at igangsætte en prøvehandling, hvor PPR ikke automatisk udarbejder en udtalelse om skoleudsættelse. Det har gjort beslutningsprocessen mere smidig og kortere til gavn for barnets trivsel, læring og udvikling. Prøvehandlingen er nu blevet til ny praksis.”

”Med det organisatoriske fokus på afbureaukratisering har personalet fået rummet til at drøfte problemet og muligheden til at ændre arbejdsgange hurtigt.”

Direktør i Frederikshavn Kommune, Lone Becker Kjærgaard giver et eksempel fra projektet med kommunens nye MED-aftale: ”I den tidligere aftale skulle den individuelle medarbejderrepræsentant registrere, hvor mange timer, de brugte på arbejdet i Hoved-MED, for at den ansattes afdeling kunne få refunderet timerne. Nu får deltagende medlemmer i stedet en fast takst og behøves ikke afsætte tid på registreringsopgaven”. 

Her understreger Lone Becker Kjærgaard en af udfordringerne med at arbejde med afbureaukratisering på ledelsesniveauet: ”Det er svært at identificere udviklingstiltag som konkret afbureaukratisering, fordi det allerede ligger naturligt for alle ledere at smidiggøre arbejdsgange i løbet af året” – ”Temaet har derimod hjulpet med at samle initiativer under én overskrift. Det har gjort os opmærksomme på at dele de gode historier og brede den sunde praksis endnu mere ud, end den allerede er”.

Kontakt: Lone Becker Kjærgaard, Direktør for dagtilbud, familie og kultur i Frederikshavn Kommune, lokg@frederikshavn.dk

Arbejdet med afbureaukratisering i Frederikshavn Kommune har været fast forankret i direktionen og den kommunale chefgruppe. Fokus har været på at gøre afbureaukratisering og regelforenkling til en fast del af kulturen i organisationen. Det har man bl.a. gjort ved at give hvert center metodefrihed til at afgøre, hvordan man vil arbejde med at forenkle praksis og opgaver. Den kommunale chefgruppe har siden 2022 fulgt op på initiativer i centrene to gange årligt, hvor en kontaktperson fra hvert center har indberettet, 1) hvad det enkelte center udfordres af, og 2) hvad der har været gennemført af ændringer siden sidst.

En udfordring har været at knne skabe overblik over processen uden at skabe mere bureaukrati: ”Man får enormt lyst til at afsøge, hvor mange timer, der er sparet på hver enkel tilbagemelding. Det har vi dog vurderet ikke er hensigtsmæssigt, da vi mener, det er imod projektets natur”, fortæller Lone Becker Kjærgaard. 

I stedet har man på tværs af kommunens enheder udpeget tovholdere, som har ansvaret for at drive processen frem decentralt. Tovholdere har gennem processen kunne udveksle erfaringer med hinanden på tværs. Her har Christian Qvist Lessél som udviklingskonsulent bistået drøftelserne og ageret sparringspartner. Man har derudover forsøgt at understøtte styringen i afbureaukratiseringsprocessen ved at sende Fremfærds materiale om Samskabt Styring til inspiration for de enkelte enheder.

Fremfærds materiale om Samskabt Styring

Langt de fleste centre og afdelinger har valgt at arbejde med afbureaukratisering gennem Samskabt styringsmodellen, ”Minde bøvl, mere mening”, hvor drøftelser og ændringsforslag foregår lokalt i MED-systemet. Det er typisk i disse rum, at de 120 samlede afbureaukratiseringstiltag er fundet. Modsat den generelle tendens med Samskabt styring har jobcenteret i Frederikshavn Kommune dog udnyttet metodefriheden til at udsende et spørgeskema til medarbejderne for at modtage ændringsforslag, der kan arbejdes videre med i ledelsen.

Oplevelsen i Frederikshavn Kommune er, at det især er lokale arbejdsgange, der tynger medarbejderne, altså elementer der ikke nødvendigvis har udspring i politisk fastsatte regler: ”Hvis man kigger på de tilbagemeldinger, vi har fået, tyder det på, at det hos os i lavere grad er et politisk projekt, og i højere grad en opgave for administrationen i Frederikshavn Kommune at rydde op i egne arbejdsgange”, fortæller Lone Becker Kjærgaard og fortsætter: ”Det lægger også et ansvar hos de enkelte institutioner, der nu må løfte opgaven”. 

Opgaven er, ifølge Lone Becker Kjærgaard, langt fra nem: ”Der er øjeblikke, hvor det kan føles som en udfordring af vores arbejdspraksis og vaner. Vi er vant til at udføre opgaver på en bestemt måde, ofte fordi det giver os en følelse af tryghed og naturlighed, især når vi dokumenterer vores arbejde undervejs. Ikke desto mindre er det nødvendigt, at vi tager en kritisk vurdering af vores praksis. Og det er vi i gang med nu.”