Færre regler og dokumentationskrav skal frigøre mere tid til kerneopgaven i Gladsaxe Kommune

I slutningen af 2022 kom forvaltningen i Gladsaxe Kommune til en erkendelse af, at der var for mange vejledninger på social-, handicap- og ældreområdet, der var blevet styrende for arbejdet. De ansatte skulle navigere i både Fælles Sprog III, dokumentationskrav fra Styrelsen for Patientsikkerhed og et utal af vejledninger. Medarbejderne oplevede, at de brugte meget tid på dokumentation – uden at de samtidig oplevede, at journalen blev af høj kvalitet og dermed et brugbart redskab i plejen og behandlingen af borgeren.

Derfor påbegyndte en såkaldt ”Dokumentationsgruppe” en gennemgang af alle gældende vejledninger på området. Forenklingsarbejdet blev ledet af Therese Monrad og Pernille Kapp Rosenkjær, Digitaliseringskonsulent og Seniorkonsulent i Gladsaxe Kommune. Begge peger på, at de mange vejledninger skabte forvirring om arbejdsgange og gældende instrukser. De udtaler sig i KL’s webinar om afbureaukratisering: ”Det skabte en forskelligartet kvalitet rundt om i kommunen, hvor vi ikke fik sammentænkt vores kompetencer. Særligt lederne var bekymrede for, at de spildte ressourcer lokalt, frem for at gå sammen i et større fællesskab for at skabe meningsfulde og mere ensartede løsninger”.

Dokumentationsgruppen har haft succes med dels at gennemarbejde vejledningerne og dels at samle dem på kommunens intranet. Dermed var vejledningerne tilgængelige for alle medarbejdere. Det var vigtigt, at vejledningerne både var fagligt opdaterede og med en optimal brugergrænseflade. Alt dette for at gøre det lettere for medarbejderne at tilgå og anvende vejledningerne.

Status for processen i 2024 er, at enhederne anvender de tværgående vejledninger. De melder ind, hvis der er brug for nuancer, eksempler, andre vejledninger eller præciseringer af arbejdsgange. Arbejdet med vejledninger, arbejdsgange og implementering er en kontinuerlig proces. ”For eksempel kan kvalitetssygeplejerskerne nu gå ind og tjekke ift. et særligt område i journalerne og sætte fokus herpå. Det overskud havde vi ikke for bare to år siden, men det har vi fået nu, fordi vi kan fokusere på det, som vi er allerdygtigst til”, fortæller Therese Monrad.

Det var vigtigt for lederne at have fagligt bæredygtige vejledninger, der skulle give medarbejderne et stærkt fundament at stå på formuleret kort og præcist ud fra gældende lovgivning og retningslinjer. En anden målsætning var, at det skulle gøres lettere for medarbejdere og ledere at finde vej til selve vejledningerne.

Vejledningerne skulle være ensartede, retvisende og opdaterede af en sådan karakter, at der ikke skulle laves en pixie-vejledning for at forstå dem.

”Ud med kancellisproget og lav i stedet en god oversættelse af det, som er kravene fra styrelsen i sammentænkning med Fælles Sprog III”, fortælle Pernille Kapp Rosenkjær.

Dokumentationsgruppen, der har ansvaret for forenklingen af vejledninger, er bredt forankret i alle fagligheder og enheder. Hvor medlemmerne, bestående af terapeuter, assistenter, sygeplejersker og pædagoger, løbende byder ind med deres perspektiv på, hvad der skal til for at få en vejledning til at fungere i praksis.

Gruppen vurderer både på, hvordan teksten formuleres, og på hvilke krav, vejledningerne skal indeholde. Ønsket er at udarbejde simple tilgængelige vejledninger, der kan bruges på tværs af fagligheder. Ifølge Pernille Kapp Rosenkjær bygger arbejdet på en tese om, at ”en god, konkret og tilstrækkelig detaljeret vejledning vil gøre, at man får dokumenteret mere præcist”.

I processen har det været vigtigt, at kommissoriet for Dokumentationsgruppen løbende blev fornyet. Therese Monrad uddyber det således: ”Når man sidder i dokumentationsgruppen, har man selvfølgelig også et aktivt arbejde i at bringe den viden, der bliver fremlagt i gruppen med hjem i sin egen enhed. Man har dog også ansvar for at give udtryk for, hvis der er noget i vejledningen, man er uenig i og på sin enheds og fagligheds vegne bringe det med ind i gruppen”.

Therese Monrad peger på, at det tværgående samarbejde gav mulighed for at bl.a. at trække data, der viste, at næsten hver enhed havde deres egen vejledning om medicinhåndtering. Det gav anledning til en række spørgsmål, såsom ”hvilken var den rigtige (vejledning, red), og var den i øvrigt 100% opdateret?”

På baggrund af de forskellige vejledninger for medicinhåndtering producerede dokumentationsgruppen ét samlet udkast, der bestod af ”de bedste” elementer fra de otte. En målsætning for det nye udkast var, at de enkelte enheder ikke skulle pålægges et oversættelsesarbejde, når vejledningen engang var færdig. Gruppen overvejede derfor på forhånd: Hvordan skal vejledningen formidle retningslinjerne fra Styrelsen for Patientsikkerhed, Fælles Sprog III og praksis? Med bidrag fra enhederne blev vejledningen anvendelig allerede fra første dag.

Det var samtidig vigtigt at skabe fleksibilitet i vejledningen til at kunne rumme lokale arbejdsgange, såsom aftaler om håndkøbsmedicin, opbevaring af adrenalin m.v. Løsningen blev, at den nye fælles vejledning blev styrende med plads til de lokale vejledninger. For at gøre det simpelt for medarbejderne at finde frem til det endelige materiale, arbejdede man både med visualisering og teknisk tilgængelighed: ”Fordi der både bruges computere, tablets og smartphones til at tilgå vejledningerne, skulle indholdet også være læsbart uanset, hvilken device der anvendes. Når man i dag tilgår materialet online, skelnes der også rent visuelt mellem, om det er en vejledning, der gælder for alle, eller om det er en lokal arbejdsgang”, fortæller Therese Monrad.

De enkelte enheder i Social og Sundhedsforvaltningen finder nytte i vejledningerne. Therese Monrad udtaler: ”Vi hører på daglig basis fra vores kollegaer ude i praksis for at finde de bedste beskrivelser”. Pernille Kapp Rosenkjær udfolder: ”De (vejledningerne, red) bliver mere og mere ensartede efterhånden. De bliver egentlig anvendt mere, end vi havde forventet”. 

I Gladsaxe Kommune glæder de sig over, at de fælles vejledninger understøtter medarbejderne både lokalt og på tværs af enhederne i Social- og Sundhedsforvaltningen. Når enhederne ikke længere skal producere egne vejledninger, frigives der ressourcer ligesom forventningerne om ens journalføring optimerer de tværgående borgerforløb. Det er nu nemmere for hjemmeplejen at fortsætte en journalføring, som f.eks. De Midlertidige Pladser har opstartet.