Egedal Kommune frisætter dialogen lokalt

I Egedal Kommune er arbejdet med regelforenklingen ikke søsat som en spareøvelse eller med et ensidigt fokus på bureaukrati. Formålet med processen har derimod bygget på et ønske om at erstatte stram og unødvendig regelstyring med sund fornuft. Det har handlet om at give medarbejdere og ledere så stort et frirum som overhovedet muligt inden for rammerne af ikke at være en frisat kommune. 

Ved brug af et ’likvideringsudvalg’ har man fokuseret på at afbureaukratisere kommunens interne administration og personaleorienterede retningslinjer frem for regler, der vedrører kommunens serviceydelser. Formålet er at skabe en mere fleksibel arbejdsplads, hvor de ansatte har fået bedre mulighed for at tilpasse deres arbejdsliv til deres konkrete livssituation, fordi man i kommunen tror på, at medarbejdere, som oplever god sammenhæng i hverdagen, skaber de bedste resultater for borgerne i kommunen. Initiativerne, der er sat i gang, har indebåret øget mulighed for at planlægge og tilrettelægge arbejdet i selvstyrende teams, mere fleksible barselsvilkår, arbejde forskelligt timeantal hver anden uge mv.

De foreløbige resultater er, at arbejdsgruppen havde mindst 39 dokumenter mellem hænderne. Af disse blev 19 til egentlige reviderede regler og retningslinjer, mens andre udgik af processen, fordi de viste sig ikke at være MED-stof eller pga. manglede aktualitet. I processen fra 39 til 19 dokumenter revideredes 35 sider helt væk. Derudover peger Helen Storm, der er HR-konsulent og Arbejdsmiljøleder i Egedal Kommune, og som har været en af de centrale drivkræfter i processen, på, at arbejdet med likvideringsudvalget har set flere positive effekter i både medarbejdernes trivsel og fleksibilitet i dagligdagen: ”Selvom det er svært at udlede en direkte sammenhæng mellem fokus på den lokale dialog og fx effektivitet, trivsel og lavt sygefravær, så viser de seneste arbejdsmiljø-, ledelses- og trivselsmålinger, at de ansatte generelt har stor tillid til deres nærmeste leder, at lederne opleves at sætte rammer for fleksibilitet på arbejdspladsen, og at de enkelte enheder er gode til at finde løsninger, der skaber fleksibilitet i dagligdagen”.

I 2020 nedsatte Egedal Kommune et ‘likvideringsudvalg’ med kommunaldirektøren og næstformanden for HovedMED som fødte medlemmer. Derudover deltog både medarbejder- og lederrepræsentanter fra HovedMED og HR i udvalget. I Egedal Kommune peger man på, at netop denne aktørsammensætning var vigtig, da arbejdet med regelforenkling og afbureaukratisering kræver, at der er overblik over bl.a., lokalaftaler og overenskomster, så processen holdes inden for de forhandlingsmæssige rammer.

Med nedsættelse af ’likvideringsudvalget’ blev første skridt i processen at danne sig et overblik over, hvilke regler, retningslinjer og bestemmelser der falder inden for rammerne af MED-systemet, og skelne dem fra, hvad der er reelle faglige beskrivelser: ”Helt konkret printede man samtlige dokumenter ud, hvor man fandt regler for alt fra, hvordan man skal bære sit ID-kort, til hvornår de ansatte må få fri til en begravelse. Alt sammen regler, som embedsfolk i kommunen selv havde lavet – de kom ikke fra Christiansborg”, fortæller Helen Storm.

Med input fra medlemmer af udvalget, der har deres daglige gang på kommunens institutioner, var man i stand til at identificere hvilke regler, der skabte unødvendige bureaukratiske benspænd. Drøftelserne i udvalget bidrog på den måde både med nogle praktiske eksempler på reglernes relevans og anvendelighed, men sikrede også organisatorisk forankring og opbakning.

Status for processen er, at udvalget har taget det største ryk. Implementeringen er foregået løbende og befinder sig nu i en mere driftsbaseret fase. For Egedal er det dog vigtigt at understrege, at selvom man kan godt italesætte det som et projekt med en ende, kan det mere præcist kaldes et ”on-going-arbejde”: ”En hverdag i en dynamisk organisation, som en kommune er, giver altid anledning til at kigge på, om der er behov for opdateringer eller fjernelse af regler, der ikke virker som tiltænkt”, fortæller Helen Storm.

For Egedal Kommune har et fokus på at løsne grebet om personaleorienterede retningslinjer medført, at dialogen mellem medarbejderen og lederen er blevet mere fri. Lederne har fået et større handlerum til at tilrettelægge, hvad der giver mest mening lokalt, fordi der er kommet en anerkendelse af, at det er her, at man er eksperter på, hvad der fungerer bedst. Dette ansvar forudsætter, at både ledere og medarbejdere forholder sig åbne over for nye initiativer. 

”Opgaven for os har været i fællesskab at finde de meningsfulde løsninger og udvikle den måde, der arbejdes på, mens der stadig er en respekt for kommunens kerneopgave, mål og værdier”, fortæller Helen Storm.

Undervejs i denne proces har kommunikationen mellem leder og medarbejder været afgørende: ”Man har lagt vægt på, at sproget skulle være overskueligt og forståeligt for alle. Ledelsen har også haft den opgave at skulle formidle, hvorfor bestemte regler stadig er gældende og skal administreres efter”, beretter Helen Storm.

Arbejdet med regelforenkling og -sanering har ikke været en politisk styret proces, fordi de lokale politikere har anerkendt, at det ikke er ’deres bord’, når det har omhandlet regler og retningslinjer, der vender mod de administrative processer internt i kommunen. Dels grundet en tro på, at opgaven har størst mulighed for succes, hvis udvalget gives så stort spillerum som muligt, og dels fordi man har tillid til, at administrationen godt kan styre efter sund fornuft: ”På det politiske niveau har der været en forståelse af, at selvom øget nærhed og lokale løsninger kan betyde, at der opstår fejl, så er det kun gennem afprøvning, at der sker udvikling og forbedringer af opgaveløsningen”, fortæller Helen Storm. Dermed ikke sagt, at der ikke har været politisk opbakning.

”Kommunalbestyrelsen er blevet orienteret løbende – både fordi de finder regelforenklingen interessant og inspireres af det, men også fordi arbejdet har sat gang i nogle nye refleksioner for kommunens rolle og virke fremadrettet”, fortsætter Helen Storm. 

I Egedal har processen nemlig været med til at sprede ringe i vandet og sætte en prop i en tankegang om, at alt skal skrives ned: ”Selvom kommunen på nuværende kun har arbejdet med afbureaukratisering af de interne regler, mærker vi en åbenhed for, at det drypper gennem organisationen, og at det kan generere en bevægelse om brugen af sund fornuft i det daglige arbejde – også ’ude blandt borgerne’”, afslutter Helen Storm.