Find ind til kernen af de kommunale arbejdsgange
Alle kommunale arbejdsgange er bygget op over tre elementer. Konsulent Gitte Svendsen der er ekspert i arbejdsgange, fortæller her hvilke, og hun giver tips til, hvordan man som kommune på den baggrund kan give sine arbejdsgange et serviceeftersyn. Dermed kan kommunen løfte sin forvaltning til et højere niveau.
Digitale muligheder
Velbeskrevne og indarbejdede arbejdsgange har altid dannet rygrad i den kommunale forvaltning. Formålet nu som før: At sikre en lovmedholdelig sagsbehandling i forhold til borgere og virksomheders rettigheder og pligter.
Glem ikke arbejdsgangene
Udviklingen af standardsystemer samt RPA, som er automatisering af processer med hjælp fra små robotter, har store muligheder og lægger nye perspektiver på arbejdet med arbejdsgange. Det mener konsulent Gitte Svendsen, som har udviklet, undervist i, faciliteret og implementeret kommunale arbejdsgange i mange år. Hun var blandt andet en af hovedkræfterne bag KL's "Arbejdsgangsbanken" og udviklingen af KL’s metode til optimering af arbejdsgange, KLAR-metoden.
"Ingen tvivl om, at RPA kan være en god og rigtig ting, og det samme med standardsystemer. Men min hovedpointe er, at alting begynder og slutter med gode arbejdsgange. Hvis man ikke analyserer og optimerer arbejdsgangene, inden man udvikler sine RPA’er, risikerer man at få hjælp til det forkerte, måske unødvendige. Får man ryddet op i sine arbejdsgange, kan det sagtens være, at man ikke har brug for RPA, så meget som man troede," siger Gitte.
Kulturen skal følge med
Redesignede gode arbejdsgange er dog ikke meget værd, hvis ikke de bliver en del af praksis og kulturen i forvaltningen.
"Det er ligesom hjemme i køkkenskuffen. Det nytter ikke meget, at man er enige om, at knive skal lægges til højre og gafler til venstre, hvis man så alligevel ikke gør det i praksis," siger Gitte.
Derfor er det vigtigt, at arbejdsgange udvikles med deltagelse af udførende sagsbehandlere og fagpersoner, da de er nøglen til en succesfuld implementering.
De er eksperterne på deres fagområde og de kan revurdere det nye design og eventuelt komme med forslag til justeringer.
Når Gitte underviser i eller er konsulent på arbejdsgange, understreger hun altid, hvor vigtigt det er, at de, som kender deres fagområder til bunds og ved, hvad der kan virke eller ikke virke, får en hovedrolle, når kommunen designer nye arbejdsgange eller justerer de gamle.
Tre ingredienser i spil
Arbejdsgange bør altid forholde sig til tre faktorer:
- love og regler: Hvad siger loven, at vi skal gøre?
- data: Hvilke data skal vi håndtere i hvilke formater?
- processer: Hvordan lægger vi smartest den lovmæssige håndtering af data over i en effektiv proces
KLAR og BPMN
Som værktøj for at arbejde med de tre faktorer henviser Gitte til KL's arbejdsgangsanalyse og -metode:
KLAR. KLAR-metoden giver en række bud på værktøjer, som kan føre analysen og redesignet sikkert i mål, helt fra den første afklaring af problemet til den endelige dokumentation i Business Process Management
Notation, forkortet BPMN. BPMN er et sæt entydige tegn og regler, som blandt andet kan bruges som formidling mellem sagsbehandler og RPA-udvikler.
Så ganske vist er der meget at holde styr på med arbejdsgange, men principper, metoder og helt konkret hjælp til at komme i gang er til gengæld også lige ved hånden, også i form af kurser i KL-regi.
"Det er en god idé, at man som kolleger fra kommunen tager på kursus i arbejdsgange, så man holder sig frisk i, hvad der er af store muligheder i at bygge og forbedre sine arbejdsgange," siger Gitte.
Gratis: Hent og brug KL's metode
KL's arbejdsgangsanalyse og -metode ligger frit og gratis tilgængelig på internettet, så alle, der skal tilrettelægge arbejdsgange, nemt kommer i gang ved at læse om arbejdsgang.
Arbejdsgange (videncenter.kl.dk)
4 gode råd
Gitte giver følgende råd til alle, der skal arbejde med arbejdsgange.
- Det er svært at lave om på vaner: Vaner, gode som dårlige, er en del af hverdagen. Når vi redesigner arbejdsgange, vil vi gerne af med de dårlige vaner og implementere nye og bedre. Det kan være en stor omvæltning for mange, derfor skal vi gå til det med ydmyghed og lydhørhed.
- Bedst muligt: Med ærlighed om, hvad der står i centrum, bliver præmissen for, hvorfor vi etablerer nye arbejdsgange, synlig for alle. Erkend, at udviklingen og implementeringen af arbejdsgange handler om, hvordan vi løser vores opgaver bedst, nemmest og billigst
- Brug fagligheden: Sagsbehandlere og fagpersoners viden om forvaltningsgrundlag og indhold i deres arbejdsgange er altafgørende, når nye arbejdsgange skal designes og implementeres. Derfor er fagpersonerne de vigtigste spillere i udviklingsarbejdet, og de skal inviteres ind i forløbet.
- RPA: Det er altid en god ide at optimere de arbejdsgange, hvor man mener kan have udbytte af en RPA. Så undgår man at sætte strøm til en dårlig arbejdsgang. I nogle tilfælde kan et redesign af arbejdsgangen faktisk betyde, at behovet for at udvikle en RPA ændres eller helt forsvinder.
Kom hele vejen rundt om jeres arbejdsgange - firedages kursus
I februar/marts afholder KL igen et firedages kursus i KLAR-metoden. Her vil konsulent Gitte Svendsen være underviser. Kurset foregår i KL-Huset, Weidekampsgade 10, 2300 København V.
Pris for uddannelse
Kr. 12.950,- Prisen er ekskl. moms, transport og overnatning. Tilmelding er bindende.
Kurset udbydes også som et kommunerettet kursus på to dage, der gennemføres i jeres kommune:
Sidst opdateret: 17. maj 2024