Det Fælleskommunale Nøgletalssamarbejde

Hvordan sørger kommunerne for at opretholde gode rammer for undervisning, pleje, kultur, idræt og pædagogiske tilbud i de kommunale bygninger? Hvad er kvaliteten af lyd, lys og luft i rummene, vi opholder os i? For en kommune, der drifter 300+ ejendomme til de mange velfærdsopgaver, gælder det først og fremmest om at have et overblik over tilstanden.

Kommunerne har udarbejdet en model for indeklima som et af de første områder, der skal samles kvantitative data på. Derfor har en arbejdsgruppe i Nøgletalssamarbejdet hen over 2021-2022 udarbejdet en model til registrering af indeklima i kommunernes bygninger.

Arbejdsgruppen består af kommunale medarbejdere med faglig og praktisk viden om indeklima. De har stor indsigt i balancen mellem kompleksitet og enkelthed, som er nødvendig for at skabe en robust model. Efterfølgende har alle kommuner i Nøg­letalssamarbejdet nikket til arbejdsgruppens arbejde og modellen.

”Indeklima er et abstrakt begreb, som rummer mange forskellige elementer, og forskellige mennesker tænker på forskellige ting, når man nævner begrebet indeklima. Nogle tænker måske på interiør, andre på temperatur i lokalerne, men hvis man skal kvantificere indeklima, er man nødt til at udvælge nogle parametre og indikatorer, som man mener tilsammen kan bidrage til at beskrive indeklimaet. Det er en svær øvelse, og vi havde mange svære drøftelser og beslutninger. Men det var væsentligt, at modellen blev så enkel, at den blev praktisk anvendelig,”

- Esben Stevnsbo Sørensen, energikonsulent og medlem af arbejdsgruppen fra Herning Kommune.

Modellen består af en femtrins karakterskala, der kan hjælpe med at omregne indeklima, fra lokale over bygning til ejendomsportefølje. Rapporten indeholder tre vejledende delmodeller til kategorisering af data i de fem karaktertrin. De er lavet, så det er enkelt at gå i gang med at indsamle data for kommuner, som ikke allerede har systematisk data på indeklimaet, der kan omregnes til den fælleskommunale model. Det er i høj grad op til kommunens faglige vurdering, hvorvidt og hvilken af de vejledende delmodeller, man anvender, og hvordan indsamlingen af data skal foregå, så kommunen får data om indeklimaet, der er i overensstemmelse med femtrins skalaen.

Samlet informationsmodel for det kommunale bygnings- og ejendomsområde (rammearkitektur.dk)

Siden Nøgletalssamarbejdets start i 2019 er en model for registrering af udgifter for ejendomsområdet blevet efterspurgt af de kommunale ejendomschefer og økonomimedarbejdere.

Hvorfor en fælleskommunal model?

Formålet med en fælleskommunal model for kategorisering af udgifter i kontoplan på ejendomsområdet er at understøtte den enkelte kommunes arbejde med at skabe både overblik og indblik i den kommunale ejendomsportefølje. Hernæst at skabe et grundlag for sammenligning på tværs af kommunerne, som kan understøtte vidensdeling og erfaringsudveksling mellem kommunerne.

Kontoplanen kan også bruges som guide for kommuner, der vil i gang med at arbejde strategisk med deres ejendomsportefølje og derved kan optimere beslutningsgrundlaget for styring af de kommunale ejendomme.

Udarbejdelse af kontoplanen

En arbejdsgruppe af kommunale medarbejdere med faglig og praktisk viden om kontoplan, kontering og økonomistyring på det kommunale ejendomsområde har igennem 2022 arbejdet på at udvikle en robust model for kontoplanen. Arbejdsgruppen har gennemgået og analyseret ligheder og forskelle mellem kommunale kontoplaner, systemer og Indenrigs- og Boligministeriets autoritative kontoplan. 

Efterfølgende har alle kommuner i Nøgletalssamarbejdet nikket til arbejdsgruppens arbejde og modellen. Som er en del af præsentationen blev kontoplanen præsenteret på årsmødet for kommunale ejendomschefer, der blev afholdt den 8. december 2022, og her var der også stor opbakning til at gå videre med implementeringen.  

Nu venter det store arbejde, hvor den kommunale ejendomsadministration sammen skal indgå i dialog med den centrale økonomiafdeling om en strategi for implementering af kontoplanen. Det kan være svært at implementere nye arbejdsgange, derfor erfaringsudveksler om håndtering af processen i regi af Nøgletalssamarbejdet.

Det Fælleskommunale Nøgletalssamarbejde på Ejendomsområdet har udarbejdet og vedtaget en model til registrering af vedligeholdelsestilstand for de kommunale ejendomme. Modellen skal bidrage til, at kommunerne skal kunne have en bedre indsigt i vedligeholdelsestilstanden af deres ejendomme.

Modellen skal kunne anvendes af alle kommuner uafhængigt af, hvilken metode, værktøj eller ressourcemæssig kapacitet den enkelte kommune har.

Det er målet, at modellen kan anvendes til:

• strategiske beslutninger og prioriteringer i den enkelte kommune
• det operationelle arbejde med vedligeholdelse af bygninger
• inddatering i den fælleskommunale datamodel på ejendomsområde

Kommunerne i Det Fælleskommunale Nøgletalssamarbejde på Ejendomsområdet gør op med det svage datagrundlag om vedligeholdelsestilstanden. Den nye model for registrering af vedligeholdelsestilstand er udarbejdet af en arbejdsgruppe bestående af en række kommuner.

”Modellen skal være udgangspunktet for, at kommunerne får indsamlet information om bygningernes tilstand på et ensartet grundlag. Kommunerne har efterspurgt dette længe, og det bliver et vigtigt redskab i den daglige administration." Ann-Britt Jørgensen, Center for Kommunale Ejendomme i Slagelse Kommune

Modellen er et værktøj, der bidrager til overblik og ledelsesinformation. Det er ikke en metode til vurdering af et økonomisk efterslæb. Modellen anvender en karakterskala 1-5, hvor 1 er bedst og 5 er dårligst.

”De kommunale medarbejdere i arbejdsgruppen har brugt deres forskellige viden, erfaring og kompetencer, og de har gjort en formidabel indsats. Modellen fungerer på både operationelt og strategisk niveau. Det er lykkedes at udvikle den meget komplekse opgave til en overskuelig og enkel model som er nem anvendelig. Det har været en fornøjelse at facilitere. ” Birthe Papsø, facilitator af arbejdsgruppen og projektkonsulent

Arbejdsgruppen har været meget opmærksom på, at ingen modeller rummer hele virkeligheden eller får alle skævheder med. KL og resten af kommunerne i Nøgletalssamarbejdet bakker fuldt ud op om materialet.

KL har desuden dialog med andre interessenter om erfarings- og viden udveksling om anvendelsen af vedligeholdelsestilstandsmodeller og registrering, heriblandt Bygherreforeningen og særligt Bygningsstyrelsen, som står for drift og vedligeholdelse af en stor del af de statslige ejendomme. 

Kan kommunen øge brugen af kommunale bygninger?

Kommunerne står overfor et øget pres for at optimere anvendelsen af deres bygninger. 

Hvorfor en model?

Formålet med modellen er at give kommunerne et redskab til at undersøge, hvor meget deres kommunale bygninger faktisk bruges. Modellen er udarbejdet til at være nem at bruge, og skal hjælpe kommuner med at træffe beslutninger om deres bygninger.

Hvordan virker modellen?

Modellen skal understøtte en datadrevet undersøgelse om, hvor meget en bygning bruges over bestemte perioder. Modellen giver et billede af, hvordan forskellige bygningstyper bruges, fra skoler til administrationsbygninger. Det kan hjælpe kommunerne med at planlægge vedligeholdelse og spare energi.

Resultatet er, hvilke bygninger der bruges effektivt, og hvilke der har potentiale for at blive brugt mere.