Aarhus Kommune: Beredskabsplan

Byrådet har vedtaget overordnet beredskabsplan ”Plan for Fortsat Drift 2022-2025” for Aarhus, Skanderborg, Odder og Samsø kommuner.

Der er i hver magistratsafdeling udpeget en række livsvigtige og samfundskritiske ydelser, som skal kunne opretholdes og videreføres uanset hændelse.

Hver magistratsafdeling har en delplan med indsatsplaner for de kritiske ydelser.

Den overordnede beredskabsplan udarbejdes af Østjyllands Brandvæsen, som har myndigheds-ansvaret for beredskabsområdet i Aarhus Kommune.

Koordinering af udarbejdelse af delplaner og indsatsplaner foregår i Beredskabsgruppen i Aarhus Kommune, som består af Beredskabsdirektøren for Østjyllands Brandvæsen, Lederen af Krisestaben i Borgmesterens Afdeling, og forvaltningscheferne med ansvar for de kritiske ydelser, herunder fælles funktioner vedr. ejendomme, indkøb og IT.

Beredskabsplanerne i Aarhus Kommune har været i anvendelse i forbindelse med en række forskellige hændelser:

• corona
• flygtninge fra Ukraine
• risiko for brownouts
• brand på Studstrupværket
• vognmandsblokade
• oversvømmelser
• snestorm på E45
• hændelse på Aarhus Universitet
• nedbrud af mobilnettet.

I tilfælde af større eller alvorligere hændelser, som går på tværs af magistratsafdelingerne eller berører hele kommunen, kan Kriseledelsen i Aarhus Kommune aktives.

Kriseledelsen består af Stadsdirektøren (formand), Direktøren for Østjyllands Brandvæsen, og direktørerne for magistratsafdelingerne. Endvidere deltager Sekretariatschef (leder af krisestaben), Kommunikationschef (leder af krisekommunikationsteamet), og beredskabskoordinator fra Borgmestersekretariatet.

Kriseledelsen aktiveres af stadsdirektøren og beredskabsdirektøren.

I en beredskabssituation delegerer magistraten og rådmændene det driftsmæssige og operative ansvar til hver deres direktør, som indgår i kommunens kriseledelse.

Byrådet har med vedtagelsen af den overordnede beredskabsplan givet bemyndigelse til at kriseledelsen i en krisesituation, uden forudgående accept eller bevilling, kan træffe dispositioner uden økonomisk loft.

Desuden har byrådet givet bemyndigelse til at kriseledelsen, inden for rammerne af de kollektive aftaler, kan flytte personaleressourcer på tværs af opgaver, afdelinger, tjenestesteder, arbejdstider m.v.

Der udarbejdes i en krisesituation ”byrådsorienteringer” til byrådet fra stadsdirektøren, så hele byrådet løbende holdes orienteret om situationen, indsatser m.v.

Der er etableret et tværgående krisekommunikationsteam, som består af kommunikationschefen i Borgmesterens Afdeling og presse- og kommunikationscheferne for de respektive magistratsafdelinger.

Der er udarbejdet en ”Indsatsplan for Krisekommunikation i Aarhus Kommune”, som bilag til den overordnede Plan for Fortsat Drift.

Krisekommunikationsteamet iværksætter umiddelbart efter aktiveringen medieovervågning af eksterne medier, sociale medier, og andre aktørers hjemmesider, og koordinerer ekstern og intern kommunikation fra Aarhus Kommune.

Krisekommunikation foregår via kommunens hjemmeside, sociale medier, intranet m.v. Desuden kan indkaldes til pressebriefinger, pressemøder m.v.

Såfremt der er behov for udsendelse af generel information til alle borgere, kan der udsendes besked via digital post.

Der kan også laves materiale til formidling til større kommunikationsplatforme målrette specifikke målgrupper, f.eks. AULA, lokale Facebook-grupper m.v. Målrettet information kan også ske ved udsendelse af mails til byens ungdoms- og videregående uddannelser, boligforeningerne via BL’s 5. Kreds, civilsamfundsorganisationer etc.

Kommunikation til kommunens medarbejdere foregår via intranettet, hvor alle kommunens medarbejdere kan nås med nyheder. Desuden foregår kommunikationen via linjeorganisationen og ledelseslinjen.

I tilfælde af svigtende strømforsyning eller mobilnetværk udpeges en række fysiske mødesteder i lokalområderne, hvor beskeder og meddelelser kan overleveres mundtligt til de decentrale institutionsledere for kommunens institutioner i området.

Krisestaben består af sekretariatschef (leder af krisestaben), kommunikationschef (leder af krisekommunikationsteamet, og beredskabskoordinator i Borgmestersekretariatet (møder, log, sekretariatsbetjening m.v.).

Der er nedsat et personalejuridisk kriseteam, som udarbejder forhåndsmeddelelser vedr. personalejuridiske forhold (fremmøde på tjenestesteder i tilfælde af, at man ikke kan møde op på eget tjenestested, anbefaling om hjemmearbejde etc.)

Indkøb og Udbud koordinerer fælles opgaver i forbindelse med indkøb (udbud, indgåelse af kontrakter, indkøb m.v.) af f.eks. kritiske hjælpemidler – mundbind og håndsprit, mad og fødevarer, brændstof etc.

Fælles IT og Digitalisering varetager drift og håndtering af ”major Incidents” i forhold til kommunens kritiske it-systemer, f.eks. medicinlister og elektroniske dørlåse på ældreområdet, udbetalings-systemer til økonomiske ydelser o.lign.

Ledelsesinformation understøtter åbenhed om situationsbillede ved at lægge data åbent tilgængeligt i kommunens fælles ledelsesinformationssystem, som kan tilgås fra hjemmesiden af byrådet, pressen/medierne, og borgerne.

I tilfælde af større eller alvorligere hændelser som vedrører hele kommunen eller landet, vil Den Lokale Beredskabsstab i Østjyllands Politikreds (LBS) være aktiveret.

Østjyllands Brandvæsen og Aarhus Kommune deltager i møderne i LBS på strategisk og operativt niveau.

Fra Østjyllands Brandvæsen deltager Beredskabsdirektøren.

Beredskabskoordinator fra krisestaben i Borgmestersekretariatet deltager på vegne af Aarhus Kommune i møderne i LBSO, og sender information tilbage til stadsdirektør, leder af krisestaben og leder af krisekommunikationsteamet.

Krisestaben varetager forbindelsen til de eksterne selskaber inden for forsyning (el, vand og varme), infrastruktur og transport).

Østjyllands Politi koordinerer i regi af LBS i forhold til det nationale niveau i Den Nationale Operative Stab (NOST) og Ministeriet for Samfundssikkerhed og Beredskab.

Ved større eller alvorligere hændelser er det Østjyllands Politi, som kommunikerer om hændelsen. Aarhus Kommune og øvrige myndigheder kommunikerer om egne opgaver og indsatser, eller deler politiets og andre myndigheders kommunikation.

Magistraten har besluttet, at der indkøbes mad og drikkevand til beboere og personale i vagt på plejehjem, bosteder og døgninstitutioner til 3 dage. Desuden indkøbes til specialskoler og daginstitutioner med nødpasning for forældre med kritiske funktioner.

Borgere/ældre som bor i eget hjem og er visiteret til madservice fra kommunen (1 varmt måltid pr. dag), skal selv sørge for at have et ekstra lager af fødevarer derhjemme.

Der er valgt en decentral model, hvor den enkelte institution har et mindre lager af vand, fødevarer og basale hygiejneartikler.

Der indkøbes madvarer, som beboerne i forvejen spiser, som kan indgå i den daglige bespisning, så der undgås madspild.

Der indkøbes vand på flasker med holdbarhed på 1,5 år (ikke vanddunke, som skal fyldes). 

Vandtankvogne er ikke en mulighed, dels pga. det store antal lokationer, dels for at personalet ikke skal fragå plejeopgaver m.v. for at påfylde og udskifte vand.

Aarhus Ejendomme bidrager med at identificere opbevaringsmuligheder i geografisk nærhed til de lokationer, hvor der ikke er plads til opbevaring af vand på institutionen. Derudover må varer, som indgår i nødsituationer, ikke kræve køleopbevaring, ligesom de i videst muligt omfang bør kunne tilberedes uden behov for opvarmning.

Gasgrill anbefales ikke. Hvis den enkelte institution selv vælger at købe gasgrill, skal retningslinjer fra Østjyllands Brandvæsen for opbevaring af gasflasker følges.

Vedr. medicin, almindelige hygiejneprodukter og medicinsk udstyr har Sundhed og Omsorg og Sociale forhold og Beskæftigelse allerede retningslinjer for minimumslagre af disse produkter.

Der er besluttet etablering af nødstrømsanlæg, som samtidig sikrer drift af kommunens overordnede it-netværk.

Aarhus Ejendomme udarbejder analyse af behov for evt. nødstrømsforsyning (nødgeneratorer) til plejehjem, bosteder og øvrige relevante kommunale bygninger.

Der udpeges ét plejehjem, hvortil patienter, som er afhængige af iltapparater o.lign. kan evakueres. Herudover prioriteres plejehjem med madproduktionskøkkener.

Der er ikke taget stilling til evt. indkøb af powerbanks eller batterier.

Der indgår ikke indkøb af lommelygter. I forvejen har flere institutioner beredskabsplaner i forhold til nødbelysning til personalet (pandelamper o.lign.).

Østjyllands Brandvæsen har ansvar for at modtage, indkvartere og forpleje evakuerede og andre nødstedte.

Der er udpeget 8 idrætshaller i Aarhus Kommune, med kapacitet til ca. 1.800 personer, i indtil 3 døgn.

For hver idrætshal er angivet antal sovepladser, toiletter, baderum, cafeteria m.v. Der er indkøbt senge, dyner, sengelinned m.v. til 300 personer, som står oplagret hos Østjyllands Brandvæsen, hvorfra de kan køres ud.

Ved behov for levering af større mængder af materiel til indkvartering f.eks. dyner, puder, linned, håndklæder, soveposer m.v. er der indgået aftale med stor kædebutik.

Ved akut behov for nødindkvartering er desuden indgået aftaler med hoteller, vandrerhjem.

I forhold til nødforplejning er indgået aftale med stort supermarked, hvortil brandvæsenet har nøgler og kan komme ind på alle tider af døgnet.

Sundhed og Omsorg i Aarhus Kommune har ansvar for psykosocial indsats ved beredskabshændelser (krisestøtte, social assistance og kriseterapi).

Det er beskrevet i fælles Sundhedsberedskabsplan for Aarhus, Skanderborg, Odder og Samsø kommuner.

Kommunen skal etablere et evakuerings- og pårørendecenter (EPC), og have et kriseteam (støtte, information, social assistance, hjælp til kontakt til andre myndigheder m.v.). Det kommunale kriseteam består af 18-20 kommunalt ansatte, der kan aktiveres ved beredskabshændelser.

Herudover kan Region Midtjylland bistå med kriseterapeutisk beredskab (psykologbistand).

Der er på forsiden af Aarhus Kommunes hjemmeside oprettet fast menupunkt om ”Beredskab”. 

Her findes overordnet, borgerrettet information om indkøb og kommunens beredskabsplaner, hvor der løbende kan lægges yderligere informationer på.