Indsamling og afrapportering af viden og data i tilsynet

Hvordan undgår vi, at utilstrækkelig kvalitet overses i den kommunale tilsynspraksis? Et ud af flere svar på dette vigtige spørgsmål er, at der skal indgå en bred palet af data i tilsynet. Et andet svar er, at data skal spille en rolle i flere faser af tilsynet.

I tilsynet er flere typer af data relevante. Det gælder både kvalitative data og kvantitative data. Kvalitative data kan komme fra observationer af pædagogisk praksis, interview, praksisfortællinger mv. Kvantitative data kan komme fra ledelsesinformationssystemer, optællinger, spørgeskemaer mv. og fx være forældreklager, institutionsskift, sygefravær, personaleomsætning. Forskellige typer af data kan give viden til henholdsvise kontroldelen og udviklingsdelen af tilsynet.

Noget data har karakter af enkeltstående nedslag. Det kan fx være en forældreklage. Anden data indsamles med faste intervaller, som fx forældretilfredshedsmålinger, evalueringer af arbejdet med den pædagogiske læreplan, opgørelser af det pædagogiske personales sygefravær eller af personaleomsætningen i daginstitutionerne.

Det kan være værd at overveje, om der i relation til tilsynet findes et uudnyttet vidensreservoir i det data, der indsamles med faste intervaller, som det kunne være værdifuldt at bringe yderligere i spil i forskellige faser af tilsynet.

"Uanset om man overvejer, om det vil være givtigt at gøre mere brug af eksisterende data eller at indsamle ny data til brug i tilsynet, så er det vigtigt at gøre sig nogen overvejelser om, hvad de konkrete data kan gøre os klogere på – og også at overveje, hvad data ikke kan sige noget om" siger projektchef Nanna Høygaard Lindeberg fra VIVE, der har bidraget med vidensoplæg i KL’s udviklingspartnerskab om kommunal tilsynspraksis. "Det er vigtigt at afklare, hvilke dimensioner af kvaliteten i dagtilbuddet, de forskellige data belyser. Giver data fx primært viden om de strukturelle rammer eller om kvaliteten af læringsmiljøet?  Derudover er det væsentligt at overveje, i hvilken grad praksis i dagtilbuddet har indflydelse på udvikling i data. Og endelig er datakvaliteten et væsentligt opmærksomhedspunkt. Vi ser ofte, at der kan være stor forskel på, hvordan data indrapporteres og opgøres. Og hvis datakvaliteten ikke er god, så vanskeliggør det brugen af data i tilsynsarbejdet" uddyber Nanne Høygaard Lindeberg.

Brug af relevante data spiller en central rolle i hele tilsynsprocessen

I en kommunal tilsynspraksis er der behov for en systematik og fast rytme i, hvornår og hvor ofte, der føres tilsyn med det enkelte dagtilbud. Men der er også brug for indsigt i, hvornår den vanlige kadence ikke er tilstrækkelig, sådan, at utilstrækkelig kvalitet opfanges i tide. Her spiller data en rolle. En række datakilder kan ved systematisk brug understøtte den løbende "risikovurdering" og dermed danne grundlag for vurdering af behov for ekstra og/eller uanmeldt tilsyn.

Andre datakilder kan bidrage i planlægning af indholdet i tilsynsbesøg, sådan at der sikres opmærksomhed på relevante temaer i det enkelte dagtilbud. Under et tilsynsbesøg vil der blive produceret data, der giver et billede af praksis på det givne tidspunkt. Det kan fx være kvalitative data i form af observationsnotater, praksisfortællinger mv. Det kan også være data af mere kvantitativ karakter, hvis et tilsynsbesøg er baseret på kvalitetsvurderingsredskab, hvor kvaliteten scores på udvalgte indikatorer. Disse data kan danne grundlag for den opfølgende dialog og indgå i afrapportering.

For at data kan understøtte en kommunale tilsynspraksis af høj kvalitet er det afgørende, at parterne omkring dagtilbuddet har en fælles forståelse af data. Det kræver transparens i forhold til, hvordan data bliver til og hvordan de bringes i spil. Det kræver også fælles forståelse af, at værdien af data står mål med de ressourcer, der skal afsættes til at fremskaffe og anvende data.

For at forankre tilsynet som en kontinuerlig proces, med fokus på kvalitetsudvikling kan tilsynsprocessen tænkes cirkulært.

Det kan være givtigt at anskue tilsynet som en evaluerende aktivitet med klart handlingsrettet sigte. I tilsynet identificeres områder, der skal arbejdes med, og i samarbejde med dagtilbuddet formuleres en plan om, hvordan der skal arbejdes med dem. Samarbejdet inkluderer både forvaltning, ledere og medarbejdere.  Der følges tæt op på de formulerede forandringer og der er fælles fokus på både intenderede og ikke-intenderede virkninger af den formulerede forandring. Når planen er gennemført, og der er samlet op på virkningerne kan der formuleres nye handlinger eller sættes fokus på andre områder i en kontinuerlig og cirkulær udviklingsproces i samarbejde mellem forvaltning og dagtilbud. "Hvis tilsynsprocessen bliver et samarbejde mellem dagtilbud og forvaltning kan vi finde fælles løsninger og bruge alles viden til at videreudvikle vores arbejde med et fælles mål, nemlig kvalitetsudvikling", siger chefanalytiker Niels Peter Mortensen fra VIVE.

"Et bud på en ramme for en sådan cirkulær tilsynstilgang er at gøre brug af en såkaldt PDSA-cirkel", uddyber Niels Peter Mortensen. PDSA står for Plan, Do (gør), Study (studér), Act (Handling). I arbejdet med PDSA er det vigtigt at understrege, at det ikke nødvendigvis er noget nyt, der skal gøres. Tilgangen kan ses som en hjælper i processen og en fælles forståelsesramme. PDSA-cirklen er også et godt redskab til planlægning og kommunikation om processer.

Indsigter og viden fra tilsynet skal afrapporteres og dermed give afsæt for opfølgning på tilsynet. Afrapporteringen skal ligesom de øvrige elementer i den kommunale tilsynspraksis afspejle både kontrol- og udviklingselementet i tilsynet.

I tilsynets struktur for afrapportering skal der tages højde for, at de forskellige niveauer i organisationen får den relevante viden om kvaliteten og udviklingen i dagtilbuddene. Konkret skal strukturen i afrapporteringen afspejle, hvilke informationer, der skal tilgå hvem, hvordan afrapporteringen skal anvendes, og hvordan der sikres gennemsigtighed i afrapporteringen. Medarbejdere i dagtilbuddet har brug for én type viden om, hvor dagtilbuddet skal udvikle sig hen, pædagogiske konsulenter har brug for en anden viden, og ledelsesniveauerne har måske brug for en helt tredje viden. Ligeledes skal afrapporteringen til det politiske niveau understøtte det politiske ansvar for kvaliteten i dagtilbud, mens den skal give forældrene sikkerhed i forhold kvaliteten i deres barns dagtilbud.