Horsens Kommune: Mere sammen – mindre fravær

I Horsens Kommune har de siden 2020 arbejdet med deres sygefraværsprojekt ’Mere sammen – mindre fravær’, der af to omgange er blevet finansieret ved hjælp af STAR-puljemidler. Formålet med projektet har været at forebygge og nedbringe sygefraværet på sundheds- og ældreområdet ved at styrke det gode arbejdsmiljø og trivslen på plejecentrene i kommunen. 
Projektet har bestået af flere tiltag, men følgende tre indsatser har haft et særligt fokus: 
1.    At klæde TRIO-grupperne og ledelsen godt på til at arbejde med en god fremmødekultur 
2.    Prøvehandling 1: Trivselscoach og fysioterapeut
3.    Prøvehandling 2:  Tættere samarbejde med jobcenteret

Som en del af implementeringen af sygefraværsprojektet blev der arbejdet målrettet med at klæde TRIO-grupperne godt på med værktøjer til, hvordan der kan skabes en god kultur og mere fremmøde på arbejdspladserne. Det har været væsentligt for kommunen, da TRIO-grupperne er kulturbærere for indsatsen. Derfor arbejdede de 15 TRIO-grupper målrettet med sygefraværsdata, samt med det fysiske og psykiske arbejdsmiljø lokalt på de enkelte plejecentre. TRIO-grupperne havde løbende sparring med hinanden på tværs, hvilket bl.a. blev faciliteret ved temaeftermiddage, hvor fokus bl.a. var på at skabe mere viden om psykologisk tryghed og konflikthåndtering. Herudover blev der afholdt et stormøde hvor TRIO-grupperne blev præsenteret for viden og værktøjer til at forebygge og nedbringe sygefraværet. 

Som led i at klæde TRIO-grupperne godt på, var det også væsentligt at klæde de daglige ledere godt på med konkrete værktøjer til håndtering af en tidlig indsats og forebyggelse af sygefravær. Her deltog lederne på workshops, hvor der blandt meget andet blev skabt et rum for sparring og refleksion over, hvordan man bedst leder stærke arbejdsfællesskaber og skaber højst muligt fremmøde. Herudover blev der arbejdet med at skabe et strategisk fokus på sygefraværsdata på samme niveau som på økonomi, samt fokus på at lederne får afholdt systematiske sygefraværs- og trivselssamtaler med medarbejderne.

I et samarbejde mellem Sundhed & Ældre, Jobcenter Horsens og HR blev der udarbejdet og implementeret en fælles strategi og guide til forebyggelse og nedbringelse af sygefraværet, ’Strategi og Guide til en bedre hverdag’. Denne skulle være fundament for TRIO-gruppernes og de daglige lederes arbejde med trivsel og god kultur på en måde, hvor alle arbejdspladserne havde samme sprog i sygefraværsindsatsen. Dette skabte en større genkendelighed og tryghed omkring indsatsen. 

Som del af en prøvehandling valgte kommunen at ansætte både en trivselscoach og en fysioterapeut, som begge skulle bistå med viden og værktøjer til arbejdet med at styrke arbejdsmiljøet og nedbringe sygefraværet.

Gennem et opsøgende arbejde satte trivselscoachen fokus på psykisk arbejdsmiljø, idet formålet med ansættelsen var at bidrage til et øget fokus på håndtering af høje følelsesmæssige krav, håndtering af psykisk og mentalt pres, samt forebyggelse af stress. Trivselscoachen arbejdede både med individuelle samtaler og gruppeforløb, herunder for TRIO-grupperne, hvor trivselscoachen, sammen med ledere og medarbejdere, fik skabt rammerne for et godt arbejdsmiljø med øget trivsel og psykologisk tryghed.

Fysioterapeuten bidrog til en styrket indsats af det fysiske arbejdsmiljø. Først og fremmest var fysioterapeuten med på følgevagter med personalet, hvor der ved forflytningsvejledning blev sat fokus på at forebygge skader og fysiske belastninger i arbejdet med de ældre borgere. Desuden blev der udbudt gruppeforløb for medarbejderne, hvor de kunne få råd og vejledning om fysisk aktivitet og sund livsstil.

Foruden ansættelsen af en trivselscoach og fysioterapeut valgte Horsens Kommune også at frikøbe en jobcentermedarbejder på halvtid, som endnu en prøvehandling. Formålet var at give lederne en større forståelse af og viden om, hvordan jobcenteret kan understøtte dem i at forebygge konkrete sygemeldinger samt understøtte at sygemeldte medarbejdere kommer godt tilbage i arbejde.

Jobcentermedarbejderen havde således til opgave at styrke samarbejdet og udbrede viden om de muligheder, der ligger i et tæt samarbejde med jobcenteret og de konkrete tilbud jobcenteret har. Jobcentermedarbejderen holdt i den forbindelse systematiske møder med lederne – både enkeltvist og på tværs.

For Horsens Kommune har sygefraværsindsatsen resulteret i et styrket organisatorisk samarbejde mellem HR, Jobcenteret samt Sundhed & Ældre. Samarbejdet består af et øget organisatorisk fokus på at arbejde forebyggende og samarbejde om sygefraværsindsatsen ved bl.a. at gøre brug af hinandens viden og ressourcer. Samtidig er der opnået et fælles sprog i afdelingerne omkring bl.a. sygefravær, psykologisk tryghed og konflikthåndtering. Ligeledes er der skabt en fælles forståelse af vigtigheden af en sund pausekultur og en bevidsthed om at passe på sin krop bl.a. ved at lave forflytninger med de rette hjælpemidler samt et kendskab til redskaber, der bidrager til at øge nærvær og trivsel på arbejdspladserne.

I hele organisationen er der blevet skabt et øget fokus på fremmøde og sygefraværsdata. TRIO’erne har stadig en vigtig rolle og arbejder fortsat med at bidrage til den gode fremmødekultur. På baggrund af erfaringerne med trivselscoachen og den generelle forebyggelse i projektet, er der ansat en forebyggelseskonsulent i kommunens HR-afdeling, der nu står for at lave forebyggende indsatser for arbejdspladser på tværs i Horsens Kommune. 

Da Horsens Kommune igangsatte deres sygefraværsindsats så de i længere tid en nedgang i sygefraværet, siden er sygefraværet i perioder gået både op og ned på tværs af arbejdspladserne på tværs af sundhed- og ældreområdet. Dette kan der være flere årsager til, heriblandt organisationsforandringer og coronapandemien, som i perioder kan fjerne fokusset fra sygefraværshåndteringen. En væsentlig pointe er derfor, at sygefraværsindsatsen kræver et stærkt og kontinuerligt fokus i organisationen. 

Skal I selv i gang med en sygefraværsindsats som Horsens Kommune, er det bedste råd fra kommunen at være opmærksom på, at forandringerne skal ske lokalt og med involvering af medarbejderne via fx TRIO-grupperne.

Hertil anbefaler Horsens Kommune også, at der mellem dem, som skal deltage i sygefraværsindsatsen, bliver udarbejdet en fælles strategi og guide for indsatsen. Det bidrager til et fælles sprog og fundament for sygefraværsindsatsen.

Selvom sygefraværsprojektet officielt er slut og resultaterne på sygefraværet har været blandet, arbejder de i Horsens Kommune fortsat videre med deres sygefraværsindsats. De har fortsat fokus på at styrke det forebyggende arbejde og samarbejdet om sygefraværet mellem Jobcenteret, HR og kommunens arbejdspladser.

Herudover afprøves forskellige nye tiltag og der bygges videre på de gode erfaringer Sundhed & Ældre har gjort sig. Heriblandt er trivselscoachen og fysioterapeutens roller efter projektafslutningen blevet en integreret del af HR, da der er blevet iværksat nye forebyggende tilbud, som er målrettet alle kommunens ansatte. Fokusset er fortsat på at øge det gode arbejdsmiljø og trivslen på arbejdspladserne, samt klæde ledelse og TRIO-grupperne på til at kunne styrke den lokale indsats for god kultur på arbejdspladserne.