Udvikling af ledernes digitale mindset og forestillingsevne er betingelsen for at løfte kommunens organisatoriske kapacitet og få succes med digitalisering. Det siger chef for Personale og Organisation Hanne Jansfort og it- og digitaliseringschef Anders Kollin, begge fra Viborg Kommune. Gennem et aktionslæringssprojekt har de løftet ledelseskompetencer og tydeliggjort roller og ansvar i digitaliseringsarbejdet. Hør Hanne og Anders, når de holder oplæg på konferencen "HR møder digitalisering" den 10. juni 2024 i Kolding. Tilmelding er åben nu.
I efteråret 2022 gik Viborg Kommune i gang med et udviklingsforløb for kommunens øverste ledelseslag. Formålet var at styrke kommunens arbejde med digitalisering i alle fagområder, og Viborg Kommune gik utraditionelt til værks. De koblede HR og digitalisering tæt sammen fra projektets begyndelse.
"Det har først og fremmest handlet om ledelse og har ikke været et teknologiprojekt. Teknologierne har ikke været det dominerende, men ledelsesopgaven, og der er en utrolig vigtig læring i den balance," siger digitaliseringschef Anders.
HR-chef Hanne uddyber:
"Reelt har sigtet været at løfte den organisatoriske kapacitet til at arbejde med digitaliseringsdagsordenen. Projektet begyndte i Personale og Organisation, men vi gjorde det i tæt samspil med IT og Digitalisering. Her bor det videre arbejde, men stadig i samspil med os, så vi hele tiden beriger hinanden og understøtter organisationen med de fagligheder, vi repræsenterer."
Fra efteråret 2022 til forsommeren 2023, da første del af projektet blev afsluttet, førte projektet direktører, chefer og ledere gennem sessioner og workshops. Det skete ud fra et velstruktureret forløbsdesign udviklet i samarbejde med LEAD+, som er et konsulenthus. Forløbet bestod af tre indbyrdes forbundne spor om hhv. kompetenceudvikling, aktionslæring og kobling til praksis samt organisatorisk understøttelse.
Fire overordnede fokusområder, som kan skabe sammenhæng i digitaliseringsarbejdet på tværs af kommunens forvaltningsområder og stabe, var trækkraft for fremdrift i forløbet: automatisering, dataunderstøttelse, teknologianvendelse og organisatorisk sammenhæng.
I kernen stod udvikling af deltagernes mindset og digitale forestillingsevne.
"Det handler om, at man med udgangspunkt i egen kernefaglighed - uanset om det er på skole- eller ældreområderne - forholder sig til, hvordan man kan udvikle opgaveløsningen i sit eget fagområde. Derfra griber man ud mod teknologien og ser, hvordan den kan støtte opgaveløsningen," siger Anders.
Forud for projektet udforskede Personale og Organisation ledere og digitaliseringskonsulenters deres oplevelse af digitaliseringsarbejdet.
"Digitalisering er ikke en opgave, der kun bor i IT og Digitalisering, men er en integreret del af ledelsesopgaven," siger Hanne og understreger dermed den moderne ledelses vilkår og opgave.
Den digitale forestillingsevne skal derfor være noget, som ledere konstant er opmærksom på, og som de træner og udfolder sammen med deres ledelseskolleger og deres medarbejdere.
En vigtig forudsætning for at opøve denne digitale forestillingsevne er, at lederen arbejder kontekstuelt: At han eller hun tager afsæt i egen faglighed, i egen plads og praksis i kommunens organisation med tilhørende kerneopgaver og klart definerede roller og ansvar.
"Man kan ikke lave en plug-and-play-løsning, når der arbejdes med kompetenceudvikling. Man er nødt til selv at undersøge, hvad der egentlig er brug for at arbejde med i egen organisation. Man er nødt til at bruge tiden på det og gå nysgerrigt til værks," siger Hanne.
Lederne har også en vigtig opgave i at lytte til medarbejdernes eventuelle forbehold undervejs i digitaliseringen.
"En vigtig øjenåber for mig var en leder, der fortalte, at der i løbet af de seneste fem år er sket en forskydning, for i dag kræver det mod, både hos ledere og medarbejdere, at sige, hvis der er en teknologi, man ikke kan finde ud af," siger Hanne.
Flere ledere står med en følelse af digital inkompetence, hvad enten den modigt udtrykkes i klart sprog, eller den helt forståeligt gemmes væk på grund af frygt eller usikkerhed.
"Ledere og medarbejdere risikerer at "tjekke ud" mentalt, fordi tingene foregår i en sprogbrug og på et niveau, hvor de ikke føler, at det er relevant for dem selv," siger Anders.
Han og kollegerne fra IT og Digitalisering øver sig derfor på at kommunikere på en måde, så folk forstår det. Hanne supplerer med, at de i projektet på overordnet plan arbejdede med at bryde kommunens strategiske digitale fortælling ned i mindre dele og omforme den til en grundfortælling, som alle kunne sætte sig ind i, og som lederne også kunne træffe beslutninger ud fra.
Projektet har i overført forstand holdt et spejl op for både Hannes og Anders respektive HR- og digitaliseringsarbejde. De så bl.a. at en klar rolle- og ansvarsfordeling samt udviklingen af lederskab var nøglen til succes i projektet samt i Viborg Kommunes videre digitalisering og i forhold til både HR og digitalisering.
"For mig at se er den afgørende læring, at HR's vigtigste opgave er at understøtte organisationen i udviklingen af arbejdet med digitalisering. Den indadvendte opgave i HR med at sætte strøm til egne processer er i min optik også vigtig, men en mindre del," siger Hanne.
Anders har for sin del ikke haft svært ved at sætte parentes om de teknologitunge aspekter af digitalisering. Det skyldes først og fremmest, at dette viste sig at være det rette at gøre, og endvidere at samarbejdet mellem Hanne og Anders og deres respektive afdelinger har været så velfungerende.
"De klare aftaler og den forventningsafstemning, vi har haft, har skabt gode forudsætninger for, at vi er lykkedes i fællesskab. Nu er vi gået fra, at aktionslæringsforløbet har ligget i HR, til at vi er gået i drift, og forankringen er flyttet til IT og Digitalisering," siger Anders.
Indsigter og målsætninger fra projektet fastholdes dermed i den videre drift, så de ikke glemmes i en travl hverdag, og næste skridt bliver at versionere projektforløb og indsigter, således at også teamledere og lokale afdelinger inddrages i projektet. Dermed styrkes fundamentet under Viborg Kommunes digitaliseringsarbejde i de kommende år.
Hanne Jansfort og Anders Kollin fra Viborg Kommune deler følgende erfaringer med, hvordan man som kommune kan styrke sin digitalisering gennem udvikling af et stærkt ledelsesmæssigt mindset.
Konferencen “HR møder digitalisering” finder sted mandag den 10. juni 2024 kl. 9:30 til 16:30. Fra kl. 8:30 åbnes der for indtjekning, og der bydes velkommen med en let morgenanretning med kaffe og te.
Konferencen afholdes på Comwell, Skovbrynet 1, 6000 Kolding
2.175, - + moms. Tilmelding er bindende, men du er velkommen til at sende en kollega, hvis du er forhindret.
Se kontaktinformation nedenfor.
