Hvad er vejene til råderum på administrationsområdet? Få tre eksperters bud

Arne Ullum, Chefredaktør, NB Medier

Mindsettet skal være fundamentet for at skabe råderum

Kommunerne har netop lagt sidste hånd på budgetterne for 2024, og i år har det vist sig særligt svært at få enderne til at mødes. Allerede peger pilen mod budgetterne for 2025, og her understreger Arne Ullum, Chefredaktør hos NB Medier, først og fremmest vigtigheden af, at kommunerne får indarbejdet det rigtige mindset som fundament for at skabe råderum:

”Jeg forudser, at kommuner der ikke at kommet i gang med at arbejde strategisk med at skabe råderum, de vil højst sandsynligt få baghjul i forhold til det serviceniveau, de kan levere i forhold til de kommuner, der har fokus på råderum og langsigtede reformer. Derfor er det vigtigt, at kommunerne har et langsigtet reform- og råderumsfokus”, fortæller Arne Ullum.

Han peger på, at et råderumsmindset bl.a. indebærer at arbejde strategisk med de store, komplekse dagsordener, der fylder i budgetlægningen på den lange bane, bl.a. ved at indarbejde et langsigtet perspektiv i budgetlægningen. NB Økonomi har for nylig kigget på tværs af de 25 budgetaftaler for 2024, der foreløbigt er indgået hos kommunerne, og her spotter Arne Ullum et øget fokus på at tænke langsigtet:

Mere end hver anden kommune kiggere længere end 2024 i budgetlægningen (NB Økonomi)

”17 af de 25 budgetaftaler, der er indgået på nuværende tidspunkt, forholder sig aktivt til overslagsårene, og tager i højere grad højde for de muligheder, udfordringer og udgiftspres, der tegner sig de kommende år. Det er en positiv tendens, da rettidig omhu i budgetlægningen skaber et fundament for den daglige økonomistyring hos administrationen, og mindsker risikoen for, at man som kommune sidder med håret i postkassen ved næste budget-lægning”, afslutter Arne Ullum.

Kommunalpolitikere og forvaltningen har et fælles ansvar i at reducere opgavemængden i administrationen

I økonomiaftalen for 2024 er der aftalt et flerårigt samarbejdsprogram, der bl.a. har fokus på, at statslige og kommunale regelforenklinger skal understøtte en reduktion i kommunernes administration. I forhold til hvordan kommunerne selv kan arbejde med afbureaukratisering, siger Arne Ullum, at processen starter hos byrådet:

”I forhold til afbureaukratisering så spiller byrådet en vigtig rolle. Kommunalpolitikere har et ansvar for at regulere mængden af administrative opgaver i kommunen, fx når de udarbejder nye strategier og politikker – til sidst kan der være så mange strategier at forholde sig til, at folkene nede i leddene bruger alt for meget arbejdstid på at udarbejde strategier og politikker og for lidt på kerneopgaven”, fortæller Arne Ullum.

Arne Ullum påpeger, at kommunalpolitikere skal sætte retningen for kommunens arbejde, men udvise tillid til forvaltningen ved at blande sig mindre i driften. Samtidig skal forvaltningen udfordre de administrative opgaver, der bliver bestilt:

”Man skal som kommunalpolitiker begrænse sin egen indblanding i den daglige drift. Blander man sig som kommunalpolitiker i driften, så tvinger man direktørerne til at blande sig i driften, og det resulterer i flere afrapporteringer og indberetninger hos forvaltningen, og dermed får institutionslederne mindre fokus på deres konkrete opgave med borgerne. Der skal man lokalpolitiker undgå at bidrage til et system, der reducerer forvaltningens tid til kerneopgaven – og her skal forvaltningen også spille en rolle i at udfordre de administrative opgaver, der bliver bestilt”, fortæller Arne Ullum.

Lokalpolitikere skal, ifølge Arne Ullum, arbejde med at sætte forvaltningen fri – på samme måde som lokalpolitikere gerne vil frisættes fra statslig styring:

”Styrken ved lokaldemokratiet er bl.a. kommunalpolitikernes forankring i lokalsamfundet. Men min anbefaling er, at lokalpolitikere - på samme måde som lokalpolitikere opfordrer nationalpolitikere til at sætte kommunerne fri - også selv skal arbejde med at sætte forvaltningen og institutionerne fri”, afslutter Arne Ullum.

Nanna Vestereng, Tidligere chefkonsulent, Komponent (i dag Økonomichef, Roskilde Kommune)

Det kræver et overblik over kommunens opgaver at spotte råderumspotentialerne

Nanna Vestereng, Chefkonsulent i Komponent, har mange års erfaring med at udarbejde analyser i kommunerne. Hun peger på, at det først og frem-mest er vigtigt at skabe et overblik over administrationens opgaver som fundament for at spotte råderumspotentialerne:

”Jeg tror ikke man kan pege på ét område eller greb på tværs af alle kom-munerne – der er mange forskelle mellem kommunerne. Hvis man skal frigø-re råderum på administrationsområdet, er det først og fremmest vigtigt at skabe et overblik over, hvad det er kommunen bruger sine administrative ressourcer på. Det kan lyde banalt, men der er mange, der bliver overraske-de over, hvad det er ressourcerne rent faktisk anvendes til. Er det borgerret-tede opgaver, decentral ledelse, ledelsesunderstøttelse, interne opgaver, politisk rettede opgaver?”

Nanna Vestereng påpeger også, at benchmarking på tværs af kommunernes administration er svært, da konteringspraksis og metoder varierer, men at der ligger et potentiale i at følge egne data over tid.

”Kigger du på egne data over tid, er det min erfaringer, at det skaber gro-bund for yderligere nysgerrighed. Her kan det eksempelvis vise sig, at der over tid er lavet visse tekniske udvidelser på administrationsområdet – der-efter kan man jo stille sig selv spørgsmålet: Er disse udvidelser et udtryk for bevidste politiske prioriteringer og får vi nok effekt af dem?”.

Initiativer på administrationsområdet kræver åbenhed over for nye arbejdsgange

At sætte initiativer i gang på administrationsområdet kan medføre forandringer i mange medarbejderes arbejdsgange, og derfor peger Nanna Vestereng på, at åbenhed over for nye arbejdsgange i administrationen er en vigtig forudsætning:

”Spørgsmålene er mange, men øvelsen kommer kun til at skabe et råderum, hvis vi tør gøre op med eksisterende praksis og går ind i øvelsen med ac-cepten af, at en del medarbejdere fremadrettet skal løse opgaver på en anden måde. Samtidig vil der være ledere, politikere og borgere der får deres service på en anden måde og i en anden form. Hvis vi ikke tager den sidste del af øvelsen med, vil det kun skabe et midlertidigt fald i de administrative ressourcer, og ressourcerne vil stille og roligt blive rullet tilbage”, afslutter Nanna Vestereng.

Per Nikolaj Bukh, professor i økonomistyring på Aalborg Universitet

Den dybe tallerken på administrationsområdet findes ikke

Per Nikolaj Bukh er professor i økonomistyring ved Aalborg Universitet og har gennem sit arbejde et stort indblik i kommunernes administration. I stil med Nanna Vestereng ser han det som en udfordring at pege på ét område eller greb som vej til råderum:

”Det er næppe muligt at udpege ét specifikt område, hvor der særligt er uforløste potentialer på administrationsområdet, ud over de ting, som der allerede arbejdes med i de fleste kommuner. Selvom jeg generelt mener, at man skal være varsom med at fokusere isoleret på omkostningerne til administration og ledelse, så er det dog vigtigt fortsat at drage nytte af de mange erfaringer og greb, der traditionelt set har bidraget til at skabe råderum på administrationsområdet, og samtidig afsøge nye muligheder”.

Administration skal ses i sammenhæng med kernevelfærden

Per Nikolaj Bukh peger på, at det er nødvendigt at se administrationsomkostningerne i sammenhæng med den kernevelfærd, som administrationen understøtter. Derfor betyder mindre administration ikke nødvendigvis bedre velfærd, og et for snævert administrationsfokus kan derfor stå i vejen for frisættelse og styrkelse af den decentrale ledelseskraft. I Per Nikolaj Bukhs optik er der to greb, der kan have et uforløst potentiale:

”Hvis jeg skulle pege på nogle af de mere undervurderede greb, så ser jeg især et potentiale ved at forbedre tildelings- og takstmodeller på nogle af de store velfærdsområder, så der mere præcist gives rammebevillinger til de konkrete udgiftsbehov. Fra mit perspektiv er der mere effekt i at kigge på, om tildelingen på de store velfærdsområder rammer rigtigt frem for at arbejde med de små administrative knallerter”

Hvordan kan det bidrage til at skabe råderum på administrationsområdet? Kræver det netop ikke mere administration at lave mere præcise tildelingsmodeller?

”Jo, det kan sagtens betyde lidt mere administration af udarbejde mere retvisende rammebudgetter, men en bedre budgetlægning kan bane vejen for en større frisættelse af de decentrale enheder, så de selv kan vurdere, hvordan ressourcerne prioriteres. Jeg tror ikke, at det altid giver mening, at man centralt beslutter, at der kan spares en halv administrativ medarbejder på en skole, eller at der netop kan reduceres to timers understøttende undervisning i hver klasse”.